Mô tả dự án: Xây dựng kho lưu trữ hộ tịch điện tử thông qua việc số hóa các hồ sơ hộ tịch đang được lưu trữ bao gồm: Sổ khai sinh, sổ khai tử, số đăng ký kết hôn, hồ sơ nhận cha mẹ. Công tác số hóa nhằm hướng đến giá trị bảo quản lâu dài vĩnh viễn, tạo tiền đề hướng tới mục tiêu quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch bằng phương pháp số. Nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả khai thác kho lưu trữ hồ sơ hộ tịch.

Với mục tiêu nâng cấp hạ tầng quản lý, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, nâng cao hiệu suất trong công tác xử lý nghiệp vụ và giải quyết nhu cầu của người dân, hướng đến xây dựng một “thành phố số”, cao hơn là “quốc gia số”, các đơn vị tại Hải Dương luôn rất năng động và tích cực trong việc triển khai số hóa. Một trong những ví dụ tiêu biểu nhất là việc tỉnh này đã sớm lên kế hoạch và triển khai số hóa hộ tịch trên phạm vi toàn tỉnh để nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Hải Dương và hành trình tìm kiếm đơn vị số hóa hộ tịch trên địa bàn tỉnh

Tỉnh Hải Dương là một trong những tỉnh thành phát triển mạnh mẽ tại khu vực phía Bắc. Năm 2020, Hải Dương là đơn vị hành chính Việt Nam đông thứ 9 về số dân với 1.917.000 người dân, tốc độ tăng dân số trung bình 0,6%/năm. Chính vì vậy mà số lượng hồ sơ hộ tịch phát sinh hàng năm là rất lớn. Điều này đặt ra một nhu cầu cấp thiết cho tỉnh nói chung và Sở tư pháp Hải Dương nói riêng, là làm thế nào để quản lý, khai thác, lưu trữ và sử dụng các hồ sơ hộ tịch này một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Thực tế, công tác lưu trữ, khai thác hồ sơ hộ tịch của Hải Dương trước kia đang cho thấy những bất cập như: khai thác thông tin chậm trễ, tuổi thọ của tài liệu gốc bị giảm do việc sao chụp nhiều lần, thông tin dễ bị chìm lấp, chưa tìm kiếm được theo nội dung của tài liệu. 

Ngoài ra, việc lưu trữ và khai thác hồ sơ cũng được thực hiện thủ công. Chủ yếu dựa trên tra sổ và danh mục của tài liệu nên chất lượng tài liệu cũng bị xuống cấp nghiêm trọng (bị bong, tróc và rách các giấy tờ trong quá trình tra cứu). Việc di chuyển, chuyển giao hồ sơ từ các đơn vị khác cũng là nguyên nhân khiến hệ thống quản lý sổ sách bị hư hỏng.

Hơn nữa việc kiểm tra, giám sát thủ công theo đúng quy trình quản lý kho dữ liệu theo quy định nhà nước lại làm tăng thời gian tìm kiếm, lấy thông tin trả lời công dân và hoàn tất kết quả của các thủ tục hành chính có liên quan.

Nhận thấy những bất cập trên đang tạo ra rào cản làm chậm quá trình phát triển, giải quyết công việc và phục vụ người dân, Sở Tư pháp Hải Dương đã quyết định triển khai số hóa hộ tịch hiện có trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình đi tìm kiếm đối tác triển khai số hóa, FSI là đơn vị được Hải Dương “chọn mặt gửi vàng”, giao trọng trách thực hiện dự án số hóa hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Lựa chọn FSI không phải là một sự ngẫu nhiên mà đã được Hải Dương tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng: từ năng lực triển khai, kinh nghiệm, các dự án đã thực hiện,…

Quá trình triển khai số hóa hộ tịch

Trong mỗi một dự án, bên cạnh những thuận lợi thì khó khăn là điều không thể tránh khỏi. 

Đối với các dự án triển khai cho Bộ – Ngành, FSI luôn phải tính đến phương án tích hợp phần mềm số hóa của FSI vào hệ thống quản lý/ phần mềm mà đơn vị đang sử dụng một cách tối ưu nhất để đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trong công tác quản lý hồ sơ sau này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, do phần mềm dùng chung của Bộ vẫn chưa hoàn thiện xong nên việc tích hợp vẫn đang bị chậm.

Mặt khác các hồ sơ tài liệu số hóa do đã được sử dụng nhiều nên chất lượng không như trước, một số tài liệu bị rách, mỏng, chữ bị chìm gây khó khăn không nhỏ cho đội ngũ trong quá trình triển khai. 

Tuy nhiên, với kinh nghiệm đã từng triển khai nhiều dự án số hóa cho các Bộ – Ngành, cùng sự hỗ trợ của tỉnh tạo điều kiện cho đi thu thập hồ sơ về thực hiện trên cùng một địa điểm, đã giúp FSI phần nào giảm bớt được sức ép về thời gian và đảm bảo tiến độ triển khai.

Sau khi hoàn thành, dữ liệu hộ tịch tại Sở Tư pháp Hải Dương đã được phân loại, hệ thống lại khoa học, trực quan theo các file tài liệu trên máy tính. Nhờ vậy mà giờ đây, thay vì phải tra cứu, sử dụng hồ sơ bản cứng như trước, gây tốn thời gian thì Sở Tư pháp Hải Dương có thể khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chóng hơn chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy.

Công tác sao lưu, trích lục hồ sơ hộ tịch cũng hiệu quả hơn nhờ giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm, rà soát thông tin không cần thiết. Ngoài ra, nhờ được sử dụng dưới dạng dữ liệu bản điện tử, tránh được các tiếp xúc lên bản giấy trong quá trình sử dụng nên hồ sơ sau số hóa cũng giúp tăng khả năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

“Hải Dương là tỉnh đầu tiên trên cả nước thực hiện Số hóa dữ liệu hộ tịch và tích hợp lên phần mềm của Bộ, nên CDT cũng đã chia sẻ kinh nghiệm thực hiện cho rất nhiều tỉnh thành khác quan tâm: Sở tư pháp Vĩnh Phúc, Sở tư pháp Huế, Sở tư pháp Bình Dương, Sở tư pháp Nghệ An…..”

Đơn vị của bạn muốn tham gia hành trình số hóa hộ tịch? Vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY để được FSI hỗ trợ!