Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng với đa số doanh nghiệp trên toàn cầu, tầm quan trọng của công tác số hóa lại càng được khẳng định, bởi đây chính là bước khởi động quan trọng để tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số toàn diện. Số hóa doanh nghiệp cũng là giải pháp giúp tiết kiệm nguồn lực vận hành, cải thiện hoạt động hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh của đơn vị. Hãy cùng tìm hiểu về số hóa doanh nghiệp cũng như lợi ích của giải pháp này qua bài viết dưới đây!
Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp đang ngày một phổ biến
Số hóa doanh nghiệp là phương pháp chuyển đổi các tài liệu ở định dạng khác nhau như hình ảnh, âm thanh, giấy tờ, văn bản… thành dữ liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác. Ngoài ra, số hóa doanh nghiệp còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục hành chính.
Cụ thể, số hóa doanh nghiệp được chia thành hai loại:
Số hóa dữ liệu
Đây là phương pháp chuyển đổi tài liệu, dữ liệu của tổ chức sang định dạng kỹ thuật số. Sau cùng những định dạng này sẽ được lưu trữ vào hệ thống máy tính hoặc phục vụ nhu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình là giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành trong tổ chức, doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi mọi quy trình sang dạng điện tử và áp dụng công nghệ trong xử lý thủ tục hành chính.
Phân biệt số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số doanh nghiệp
Số hóa và chuyển đổi số thường bị nhầm lẫn
Số hoá doanh nghiệp là một cụm từ được nhắc đến song song với chuyển đổi số trong những năm gần đây. Nhưng nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số là một. Về cơ bản, cả hai quá trình này đều là ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, số hóa mới chỉ là bước đầu tiên để tạo lập dữ liệu điện tử, còn việc lưu trữ CSDL dùng chung, xử lý, khai thác và vận dụng kết quả dữ liệu vào tự động hóa thông minh doanh nghiệp, giúp đem tới hiệu quả vận hành vượt trội mới là chuyển đổi số toàn diện (lấy dữ liệu làm trung tâm). Chuyển đổi số đòi hỏi công nghệ thông tin phức tạp hơn, sử dụng chính dữ liệu của số hóa để phân tích, xử lý và đưa ra kết quả cụ thể, hỗ trợ nhà quản trị lên chiến lược kinh doanh phù hợp, xác định mục tiêu cần ưu tiên của doanh nghiệp,…
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ 2 khái niệm này để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có trong việc xây dựng chiến lược chuyển đổi số cho tổ chức.
Xem thêm: Chi tiết sự giống và khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa
Lợi ích của số hóa doanh nghiệp
Đối với mọi doanh nghiệp, số hóa là hoạt động được ưu tiên triển khai trong thời điểm hiện tại bởi những lợi ích to lớn mà nó mang lại:
1. Tiết kiệm thời gian, không gian, chi phí và nhân sự cho việc quản lý tài liệu
Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không gian, chi phí và nhân sự cho việc quản lý tài liệu
Trong thời đại 4.0, những kho tài liệu ẩm thấp với những giá cao chất đầy tài liệu đang dần trở thành quá khứ. Thay vào đó, số hóa tài liệu chính là lựa chọn thông minh và tối ưu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những phòng ban cần lưu trữ và xử lý số lượng lớn hóa đơn, giấy tờ như kế toán, kinh doanh, mua sắm, nhân sự.
Số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, tiết kiệm 40% thời gian làm việc của nhân sự cho các tác vụ tìm kiếm thông tin thủ công, cắt giảm đến 8 tỷ VNĐ cho việc in ấn và lưu trữ các tài liệu vật lý cũ, hỏng, hết hạn.
2. Tăng hiệu quả xử lý công việc
Với số hóa doanh nghiệp, nhân viên không còn tốn nhiều công sức và thời gian tìm kiếm, chia sẻ tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc mà có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự cộng tác trong doanh nghiệp.
3. Đảm bảo an toàn dữ liệu cho tổ chức
Số hóa giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu
Nhờ có số hóa doanh nghiệp, các tài liệu giờ đây tồn tại dưới dạng điện tử, được lưu trữ và kiểm soát với cấu trúc rõ ràng, trên hệ thống có tính bảo mật cao, qua đó, có thể theo dõi chính xác thời điểm và người truy cập, sử dụng, chỉnh sửa tài liệu, đồng thời bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin doanh nghiệp, khắc phục các hạn chế của tài liệu vật lý như rủi ro mất, hỏng, hao tổn do sự cố thiên tai, thời tiết, thời gian, điều kiện môi trường, mối mọt.
4. “Xanh hóa” tổ chức
Xanh hóa doanh nghiệp là xu hướng của hiện tại và của thập niên tới
Xu hướng mới trong 10 năm tới là tập trung vào các giá trị ổn định, an toàn và bền vững, Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn, tập đoàn đa quốc gia trên thế giới đã triển khai những giải pháp giúp “xanh hóa” tổ chức. Trong đó, số hóa là giải pháp được lựa chọn nhờ khả năng cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy, hạn chế lượng rác thải giấy của doanh nghiệp, giúp bảo vệ môi trường.
Những lưu ý dành cho doanh nghiệp mới bắt đầu số hóa
1. Số hóa không yêu cầu chuyển đổi tất cả mọi tài liệu hiện có
Sự thật cho thấy rằng trong doanh nghiệp có nhiều tài liệu không nhất thiết phải số hóa. Điều doanh nghiệp cần làm ngay hôm nay là sắp xếp, tổng hợp những tài liệu quan trọng cần sử dụng thường xuyên, lưu trữ lâu dài, loại bỏ các tài liệu đã không còn giá trị hoặc bị trùng lặp. Từ đó, xác định những tài liệu cần được số hóa, giúp tối ưu thời gian và chi phí triển khai thay vì số hóa toàn bộ tài liệu hiện có.
2. Số hóa không chỉ là về tài liệu giấy
Nhiều người lầm tưởng số hóa chỉ đơn thuần là số hóa tài liệu hay chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử. Nhưng trong thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa bản đồ (GIS), số hóa vật thể 3D và số hóa quy trình thủ tục trong tổ chức, từ đó cải thiện phương thức vận hành kinh doanh, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân sự hay trải nghiệm của khách hàng.
3. Số hóa cần được thực hiện bởi đơn vị có uy tín
Số hóa là khâu đầu tiên, đóng vai trò to lớn trong việc xây dựng CSDL dùng chung của doanh nghiệp. Chính vì thế nó cần được thực hiện chính xác, cẩn thận và đạt hiệu quả cao. Nếu tự triển khai số hóa, doanh nghiệp chưa chắc có thể tối ưu chi phí, đồng thời phải đối mặt với rủi ro cao, tỉ lệ sai sót, phương pháp thực hiện, thời gian triển khai chưa tối ưu do không phải lĩnh vực chuyên trách,…
Chính vì thế doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa đáp ứng những yêu cầu sau:
– Năng lực triển khai xuất sắc với nhiều năm kinh nghiệm trong thực hiện dự án số hóa
– Đội ngũ chuyên gia và nhân sự giàu kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn cao
– Đơn vị đạt uy tín trên thị trường với chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế (ISO) cùng những chứng nhận, giải thưởng
– Hệ sinh thái dịch vụ sản phẩm đa dạng, tổng thể, sẵn sàng tư vấn 24/7.
Năng lực số hóa của FSI
Với năng lực triển khai xuất sắc và khả năng tối ưu chi phí, thời gian triển khai dự án, dựa trên ưu thế về công nghệ tiên tiến, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, cùng quy trình số hóa chuyên nghiệp, dịch vụ số hóa tài liệu của FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, yêu cầu phức tạp.
Đến nay, FSI đã và đang triển khai dịch vụ số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
Trên đây là thông tin FSI tổng hợp được về chủ đề số hóa doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc có được những hiểu biết quan trọng và định hướng cho hành trình chuyển đổi số thành công trong tương lai!
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
