Hướng dẫn chuyển đổi số hóa tài liệu sau sáp nhập giúp chính quyền chuẩn hóa, liên thông và tránh thất thoát dữ liệu.
Sáp nhập hành chính 2025 – Khi “số hóa tài liệu” trở thành yêu cầu bắt buộc
Từ ngày 01/7/2025, Nghị quyết 1171/NQ-UBTVQH15 sẽ chính thức có hiệu lực, đánh dấu thời điểm bắt đầu quá trình sáp nhập nhiều đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã nhằm tinh giản bộ máy, tinh gọn biên chế và nâng cao hiệu quả quản lý.
“Song song với việc sáp nhập, một thách thức lớn đặt ra là phải chỉnh lý và số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo hệ thống dữ liệu được đồng bộ, dễ truy xuất và phù hợp với yêu cầu vận hành của chính quyền số hiện đại.”
“Chính quyền số chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi dữ liệu được số hóa và liên thông một cách trọn vẹn.” — Trích từ Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ.
Thực trạng và thách thức: Khi “giấy tờ” trở thành rào cản của chính quyền số
Hiện nay, tại nhiều cơ quan địa phương, phần lớn hồ sơ, tài liệu vẫn đang được lưu trữ dưới dạng giấy. Việc này không chỉ gây khó khăn trong công tác lưu trữ, truy xuất thông tin mà còn trở thành điểm nghẽn lớn khi cần tích hợp, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu sau sáp nhập đơn vị hành chính.
Nghịch lý đang tồn tại: Một mặt, các địa phương đẩy mạnh triển khai chính quyền số, mặt khác vẫn bị “níu chân” bởi hàng triệu trang tài liệu giấy chưa được xử lý, chưa thể đưa vào nền tảng quản lý số tập trung.
Thực trạng này không chỉ làm chậm tiến độ xử lý thủ tục hành chính, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực vận hành hệ thống chính quyền điện tử, đặc biệt trong giai đoạn chuyển tiếp sau sáp nhập.
Trong Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 29/4/2025, Chủ tịch UBND TP. Hà Nội đã yêu cầu:
“100% thủ tục hành chính được ban hành và trả kết quả dưới dạng điện tử có ký số; toàn bộ hồ sơ đầu vào phải được số hóa và ký số ngay tại thời điểm tiếp nhận.”
Đây là một bước tiến lớn thể hiện quyết tâm xây dựng chính quyền số của thủ đô. Tuy nhiên, việc triển khai thực tế vẫn gặp nhiều rào cản nếu dữ liệu đầu vào tại các cơ quan – đặc biệt ở cấp phường, xã – chưa được số hóa, chuẩn hóa và tổ chức khoa học.
Lộ trình chuẩn chỉnh lý và số hóa tài liệu sau sáp nhập
Lộ trình dưới đây được xây dựng dựa trên các văn bản pháp lý như Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ (11/4/2025), Thông tư 06/2025/TT-BNV và thực tiễn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm đảm bảo quá trình số hóa tài liệu sau sáp nhập diễn ra đồng bộ, đúng quy định và dễ triển khai.
Bước 1: Rà soát toàn bộ hồ sơ lưu trữ giấy
- Xác định số lượng, loại hồ sơ, niên đại, tình trạng.
- Kiểm tra khả năng bị trùng lặp hoặc thiếu thông tin.
Bước 2: Phân loại, lập danh mục phục vụ chỉnh lý
- Phân theo cơ quan ban hành, nội dung, độ bảo quản.
- Thiết lập danh mục số hóa phù hợp với chuẩn lưu trữ.
- Căn cứ: Thông tư 06/2025/TT-BNV (hiệu lực từ 01/7/2025), mục liên quan đến thu nộp, phân loại tài liệu hành chính.
Bước 3: Triển khai số hóa bằng công nghệ OCR chuẩn hóa
- Sử dụng thiết bị scan chuyên dụng cho tài liệu khổ lớn, tài liệu mộc nối.
- Nhận dạng ký tự, trích xuất thông minh bằng OCR đạt độ chính xác cao.
- Thực tiễn triển khai: Được ứng dụng rộng rãi tại các dự án số hóa địa phương để đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm nhân lực.
Bước 4: Chỉnh lý thông tin hồ sơ theo hướng dẫn
- Áp dụng Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ để đồng nhất tên địa danh, địa giới.
- Thực hiện chỉnh lý trên cả hồ sơ giấy và dữ liệu số.
- Căn cứ: Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ và Thông tư 10/2024/TT-BTNMT về hướng dẫn cập nhật thông tin địa chính sau sáp nhập.
Bước 5: Xây dựng hạ tầng lưu trữ số
- Lựa chọn nền tảng có khả năng lưu trữ lâu dài, truy xuất nhanh.
- Tích hợp với các hệ thống một cửa, cơ sở dữ liệu đất đai, dân cư, tư pháp.
- Căn cứ: Thông tư 06/2025/TT-BNV, quy định yêu cầu về hạ tầng số khi tổ chức lại đơn vị hành chính.
Giải pháp cho địa phương chưa từng số hóa – Hướng đi khả thi, hiệu quả và đúng chuẩn
Nhiều đơn vị hành chính cấp xã, huyện hiện vẫn chưa từng triển khai dự án số hóa hay chỉnh lý tài liệu. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân: thiếu kinh nghiệm triển khai, hạn chế nhân lực, chưa rõ quy định kỹ thuật, hoặc ngân sách còn dè dặt. Tuy nhiên, theo Nghị quyết 74/NQ-CP và các hướng dẫn kỹ thuật mới ban hành đầu năm 2025, việc chỉnh lý và số hóa tài liệu sau sáp nhập không còn là lựa chọn – mà là yêu cầu bắt buộc.
Dưới đây là những bước chuẩn bị thiết yếu mà các địa phương cần thực hiện để đảm bảo đúng tiến độ, đúng quy định và tối ưu nguồn lực:
a. Tổ chức chỉ đạo thống nhất từ cấp lãnh đạo
Việc triển khai số hóa tài liệu cần có sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo UBND, phối hợp chặt chẽ giữa phòng Nội vụ, Tư pháp, Văn phòng HĐND-UBND và các đơn vị chuyên môn.
Cần xác định rõ trách nhiệm từng bộ phận, thiết lập đầu mối theo dõi tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
b. Rà soát, phân loại và xác định phạm vi ưu tiên
Trước khi tiến hành chỉnh lý hay số hóa, các đơn vị cần:
- Thống kê hiện trạng lưu trữ: số lượng hồ sơ giấy, loại hình tài liệu, mức độ đầy đủ, tình trạng vật lý.
- Phân loại theo nhóm ưu tiên: hồ sơ địa chính, dân cư, hộ tịch, tài sản công… nên được ưu tiên trước do liên quan đến phục vụ người dân.
- Lập danh mục tài liệu cần chỉnh lý theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ.
Đây là bước quan trọng để xác định khối lượng công việc, xây dựng kế hoạch thực hiện theo từng giai đoạn và dự trù ngân sách sát thực tế.
c. Chủ động tìm hiểu quy định kỹ thuật và chuẩn hóa đầu vào
Ngay cả khi chưa triển khai, đơn vị vẫn có thể chuẩn bị trước các điều kiện cần thiết:
- Nắm rõ các hướng dẫn kỹ thuật mới nhất như Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ và Thông tư 06/2025/TT-BNV về chỉnh lý, số hóa, cấu trúc dữ liệu, tiêu chuẩn nén, chỉ mục, định dạng lưu trữ…
- Xây dựng tiêu chí kỹ thuật đầu ra để sau này dễ kiểm tra chất lượng sản phẩm dịch vụ (ví dụ: độ phân giải ảnh quét, OCR, phân loại tài liệu, chỉ mục hóa…).
Việc hiểu rõ chuẩn kỹ thuật từ đầu sẽ giúp đơn vị chủ động kiểm soát chất lượng, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp dịch vụ.
d. Chuẩn bị đầu mục ngân sách và phương án nhân sự phối hợp
Dự án số hóa và chỉnh lý hồ sơ sẽ yêu cầu sự phối hợp giữa nhà thầu và cán bộ chuyên trách của đơn vị. Các đơn vị nên:
- Ước tính sơ bộ chi phí cho từng hạng mục: khảo sát – chỉnh lý – số hóa – chuyển giao dữ liệu.
- Phân công cán bộ chuyên trách làm đầu mối, phối hợp giám sát – tiếp nhận – nghiệm thu sản phẩm dịch vụ.
- Nếu nội bộ không đủ nguồn lực, nên chủ động tìm kiếm các gói dịch vụ trọn gói, bao gồm khảo sát, lập kế hoạch, thực hiện và đào tạo bàn giao.
FSI – Nhà cung cấp số hóa hàng đầu Việt Nam
Hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tổng thể – đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hiệu quả vượt trội.
Triển khai thành công hơn 550 triệu trang tài liệu, lưu trữ an toàn 450TB dữ liệu cho hơn 1.600 khách hàng, bao gồm nhiều tập đoàn lớn như Honda, Pepsi, Mercedes, DB Schenker…
Sở hữu đội ngũ 2.000+ nhân sự, trong đó có hơn 100 kỹ sư và chuyên gia đầu ngành, FSI ứng dụng công nghệ độc quyền tích hợp AI, Big Data và Machine Learning, tối ưu toàn diện chi phí và thời gian xử lý.
Quy trình vận hành tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001, sẵn sàng đáp ứng linh hoạt mọi yêu cầu của khách hàng – từ khối lượng lớn đến tiêu chuẩn chất lượng và thời gian triển khai.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn lộ trình số hóa phù hợp, đảm bảo tuân thủ quy định và sẵn sàng vận hành chính quyền điện tử sau sáp nhập.
Xem thêm:
5 lý do tại sao doanh nghiệp của bạn không nên trì hoãn việc số hóa tài liệu vào năm 2025
Công ty số hóa tài liệu uy tín – top 5 tiêu chí chọn để tránh tiền mất tật mang
