Trong kỷ nguyên số, khi dữ liệu trở thành một loại tài sản chiến lược, việc quản lý tài liệu hiệu quả không còn là lựa chọn, mà là điều kiện tiên quyết cho mọi tổ chức, doanh nghiệp muốn tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Tầm quan trọng của quét và lưu trữ tài liệu giấy
Trong hành trình chuyển đổi sang quản lý tài liệu số, bước đầu tiên và bắt buộc chính là quét và lưu trữ tài liệu giấy. Đây không chỉ là cách giúp doanh nghiệp số hóa khối hồ sơ vật lý đang tồn đọng, mà còn tạo nền tảng để chuẩn hóa dữ liệu, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, và tích hợp vào hệ thống quản lý sau này. Bắt đầu từ việc quét và lưu trữ đúng cách là điều kiện tiên quyết để xây dựng một hệ thống tài liệu số hiệu quả, an toàn và tuân thủ quy định pháp luật.
Vì sao quét và lưu trữ tài liệu là bước đầu tiên của quản lý tài liệu số?
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu hành trình số hóa tài liệu khi nhận ra sự bất cập trong việc lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng tài liệu giấy truyền thống: không gian lưu trữ hạn chế, nguy cơ hư hỏng hoặc thất lạc tài liệu, quy trình xử lý tốn thời gian và nhân lực, khó chia sẻ thông tin giữa các bộ phận…
Những vấn đề này không chỉ gây lãng phí chi phí vận hành mà còn làm giảm hiệu suất công việc, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Trong bối cảnh đó, quét và lưu trữ tài liệu chính là giải pháp đầu tiên để chuyển đổi dữ liệu vật lý thành dạng số, giúp tổ chức có cái nhìn toàn diện hơn về kho dữ liệu của mình. Việc số hóa giúp truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ nội bộ, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hại tài liệu gốc.
Đặc biệt, đây cũng là tiền đề để tích hợp các công nghệ nâng cao như tìm kiếm thông minh, phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo trong các giai đoạn quản lý tài liệu tiếp theo.
Quét và lưu trữ tài liệu: Nền tảng để quản lý tài liệu số thành công
Một hệ thống quản lý tài liệu số mạnh mẽ không thể vận hành hiệu quả nếu dữ liệu đầu vào không được chuẩn hóa. Quét và lưu trữ tài liệu giúp đảm bảo dữ liệu gốc được chuyển đổi đầy đủ, chính xác và có tổ chức.
Nhờ đó, các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), cổng thông tin nội bộ, phần mềm tự động hóa quy trình có thể hoạt động trơn tru, tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.
Hơn thế, tài liệu được quét và lưu trữ đúng chuẩn còn đóng vai trò là “dữ liệu sạch” – điều kiện cần để khai thác giá trị từ dữ liệu trong dài hạn. Doanh nghiệp có thể phân tích thông tin theo thời gian, theo phòng ban, theo nội dung để đưa ra quyết định điều hành linh hoạt và kịp thời.
Từ đó, việc ra quyết định không còn dựa trên cảm tính mà dựa trên dữ liệu được kiểm chứng rõ ràng.
5 lưu ý quan trọng khi triển khai quét và lưu trữ tài liệu
Việc quét và lưu trữ tài liệu không đơn thuần là dùng máy scan chụp lại văn bản. Để quá trình này thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược triển khai bài bản với 5 lưu ý quan trọng sau:
a. Xác định rõ loại tài liệu cần số hóa và mức độ ưu tiên: Không phải tất cả tài liệu đều cần được số hóa ngay lập tức. Doanh nghiệp cần đánh giá tính quan trọng, tần suất sử dụng, độ nhạy cảm và yêu cầu lưu trữ của từng loại hồ sơ để lập kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn. Ví dụ: hồ sơ pháp lý, hợp đồng kinh doanh, tài liệu kế toán thường là nhóm ưu tiên số hóa đầu tiên.
b. Chọn thiết bị quét chất lượng cao và công nghệ OCR chuẩn xác: Máy quét chất lượng cao giúp tăng tốc độ xử lý và độ nét tài liệu. Đặc biệt, công nghệ OCR (Optical Character Recognition) là yếu tố quan trọng giúp nhận diện và chuyển đổi văn bản trong ảnh thành dạng text có thể tìm kiếm được.
Một hệ thống OCR tốt sẽ cải thiện đáng kể khả năng truy xuất và phân tích dữ liệu về sau.
c. Tổ chức phân loại, đánh chỉ mục tài liệu một cách khoa học ngay từ đầu: Sau khi số hóa, tài liệu cần được tổ chức theo cấu trúc logic: phân theo phòng ban, loại hình tài liệu, thời gian phát hành, mã số hồ sơ…
Việc gắn metadata đầy đủ và chính xác giúp dễ dàng tìm kiếm và tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu hiện đại
d. Lưu trữ trên hệ thống bảo mật, có phân quyền truy cập và backup dữ liệu: Dữ liệu số hóa cần được lưu trên hạ tầng số an toàn, hỗ trợ phân quyền truy cập theo vai trò người dùng.
Đồng thời, cần thiết lập chế độ sao lưu định kỳ để phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu do lỗi hệ thống, tấn công mạng hoặc thiên tai.
e. Tuân thủ các quy định pháp lý, tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ và bảo mật dữ liệu: Việc lưu trữ tài liệu số phải tuân thủ các tiêu chuẩn như ISO 27001 về an toàn thông tin, ISO 15489 về quản lý tài liệu, cũng như quy định pháp luật Việt Nam về lưu trữ hồ sơ, bảo mật thông tin cá nhân, chứng thực điện tử… Điều này không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp.
FSI – Đối tác chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuẩn hóa và khai thác dữ liệu số
Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai hàng nghìn dự án số hóa tài liệu và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu cho các tổ chức lớn, FSI được đánh giá là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực này. FSI cung cấp giải pháp toàn diện từ tư vấn quy trình, triển khai thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu đến vận hành và bảo trì hệ thống.
Đặc biệt, FSI tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, OCR, Blockchain vào quy trình quét và lưu trữ tài liệu, giúp nâng cao độ chính xác và bảo mật thông tin. Dịch vụ số hóa của FSI đã được nhiều cơ quan nhà nước, tập đoàn lớn trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn nhằm chuẩn hóa dữ liệu, tăng khả năng ra quyết định và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số toàn diện.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt với kho tài liệu giấy đồ sộ, khó truy xuất và tiềm ẩn nhiều rủi ro vận hành, thì đã đến lúc bắt đầu từ bước căn bản nhất – quét và lưu trữ tài liệu một cách chuyên nghiệp. Hãy để bước khởi đầu này trở thành nền móng vững chắc cho chiến lược quản lý tài liệu số và phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
Liên hệ ngay với chuyên gia FSI để được tư vấn và xây dựng lộ trình số hóa phù hợp cho tổ chức của bạn.
Xem thêm:
