Khám phá bí quyết triển khai quét tài liệu thành công cho hơn 1600 tổ chức, từ cơ quan nhà nước đến doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Tổng quan xu hướng công nghệ trong quét tài liệu đầu năm 2025
Năm 2025 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp và tổ chức trên toàn cầu. Trong bức tranh đó, quét tài liệu không chỉ đơn thuần là số hóa giấy tờ, mà đã trở thành bước đi chiến lược để tối ưu quy trình, tăng cường bảo mật, nâng cao trải nghiệm làm việc và tuân thủ các quy định pháp lý.
Nếu như trước đây, quét tài liệu chỉ nhằm mục đích lưu trữ, thì giờ đây, nó đã gắn chặt với những công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain, điện toán đám mây (cloud) và nhận dạng ký tự quang học (OCR) thế hệ mới. Những xu hướng này đang định hình lại cách doanh nghiệp tiếp cận dữ liệu, mở ra một kỷ nguyên mới cho việc quản lý tài liệu thông minh và bền vững.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua những xu hướng quan trọng và các yếu tố cần đặc biệt lưu ý khi triển khai quét tài liệu cuối năm 2025, từ đó giúp lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức nhà nước và chuyên gia CNTT có định hướng rõ ràng hơn cho chiến lược số hóa.
Vai trò của AI và Machine Learning trong quét tài liệu
Trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning – ML) là động lực then chốt giúp công nghệ quét tài liệu tiến xa hơn bao giờ hết.
Thứ nhất, AI mang đến khả năng tự động hóa và nâng cao độ chính xác. Các thuật toán thông minh có thể phân tích, nhận diện và trích xuất dữ liệu từ nhiều định dạng tài liệu khác nhau, từ hợp đồng, hóa đơn, đến biểu mẫu phức tạp. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công và hạn chế tối đa sai sót trong nhập liệu.
Thứ hai, học máy nâng cao chất lượng theo thời gian. Hệ thống càng được sử dụng, càng tích lũy nhiều dữ liệu huấn luyện, từ đó cải thiện độ chính xác trong việc phân loại, tìm kiếm và quản lý tài liệu. Với doanh nghiệp, đây là lợi thế lớn khi lượng tài liệu số ngày càng tăng theo cấp số nhân.
Thứ ba, AI hỗ trợ phân loại thông minh. Thay vì phải sắp xếp thủ công, hệ thống có thể tự nhận diện nội dung, phân loại tài liệu theo lĩnh vực, mức độ ưu tiên, hay thậm chí theo ngành nghề cụ thể như y tế, tài chính, pháp lý. Điều này rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Cuối cùng, AI góp phần tăng cường bảo mật. Thông qua việc phân tích bất thường, AI có thể phát hiện gian lận, xác thực tài liệu và cảnh báo rủi ro. Trong bối cảnh an toàn thông tin ngày càng phức tạp, đây là giá trị không thể bỏ qua.
Ứng dụng blockchain trong xác thực tài liệu
Nếu AI đóng vai trò tối ưu hóa quy trình, thì blockchain lại là công nghệ đảm bảo tính minh bạch và xác thực cho dữ liệu.
Một trong những ứng dụng nổi bật nhất của blockchain trong quét tài liệu là tạo dấu vết không thể giả mạo. Mỗi tài liệu sau khi quét sẽ được gắn một mã băm (cryptographic hash) duy nhất. Chỉ cần có một thay đổi nhỏ trong tài liệu, hệ thống sẽ ngay lập tức phát hiện ra sự sai lệch, giúp loại bỏ nguy cơ chỉnh sửa trái phép.
Blockchain còn hỗ trợ quản lý vòng đời tài liệu. Từ khi tài liệu được quét, lưu trữ, chia sẻ cho đến khi hết hạn sử dụng, toàn bộ quá trình đều có thể theo dõi minh bạch. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những ngành cần kiểm toán thường xuyên như tài chính, ngân hàng hay pháp lý.
Thêm vào đó, blockchain góp phần đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật. Những quy định quốc tế như GDPR (châu Âu) hay HIPAA (Mỹ) đều đòi hỏi minh chứng rõ ràng về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu. Blockchain với khả năng lưu dấu vết rõ ràng, giúp tổ chức dễ dàng chứng minh sự tuân thủ khi cần thiết.
Một điểm cộng khác là blockchain cho phép chia sẻ tài liệu an toàn. Các bên liên quan có thể truy cập tài liệu đã xác thực mà không cần lo ngại bị chỉnh sửa hoặc rò rỉ thông tin trong quá trình trao đổi.
Giải pháp quét tài liệu dựa trên nền tảng đám mây (Cloud)
Trong thời đại làm việc từ xa và mô hình văn phòng phân tán, cloud-based scanning trở thành lựa chọn tất yếu.
Trước hết, điện toán đám mây cho phép lưu trữ tập trung và truy cập linh hoạt. Người dùng có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào, miễn là có kết nối internet. Điều này giảm phụ thuộc vào hệ thống máy chủ vật lý, đồng thời hỗ trợ mô hình làm việc hybrid ngày càng phổ biến.
Cloud còn giúp mở rộng linh hoạt và tối ưu chi phí. Thay vì phải đầu tư lớn vào phần cứng, doanh nghiệp có thể bắt đầu với gói dịch vụ phù hợp nhu cầu hiện tại và mở rộng dần khi dữ liệu tăng trưởng. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài ra, khả năng dự phòng (disaster recovery) trên cloud cũng là lợi thế lớn. Dữ liệu được sao lưu tự động trên nhiều máy chủ, đảm bảo an toàn trước các sự cố như thiên tai, hỏa hoạn hay tấn công mạng.
Không chỉ vậy, các nền tảng cloud hiện đại còn tích hợp AI và phân tích dữ liệu thời gian thực, cho phép tổ chức nhanh chóng tìm kiếm, khai thác và tận dụng dữ liệu một cách hiệu quả.
Tiến bộ trong công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR)
OCR từ lâu đã được coi là xương sống của quét tài liệu. Nhưng đến năm 2025, công nghệ này đã có bước tiến vượt bậc.
Điểm nổi bật đầu tiên là khả năng nhận diện đa ngôn ngữ và chữ viết tay. Các hệ thống OCR hiện đại có thể xử lý nhiều loại font chữ, ký hiệu đặc thù, thậm chí chữ viết tay – điều mà trước đây vốn là hạn chế lớn.
OCR cũng giúp giảm sai sót nhập liệu. Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, tài chính, nơi hóa đơn, chứng từ được xử lý hàng ngày, OCR hỗ trợ tự động hóa việc nhập dữ liệu, tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.
Quan trọng hơn, khi kết hợp với AI, OCR có thể trích xuất thông tin chính từ tài liệu như ngày ký hợp đồng, số tiền, điều khoản quan trọng… Những dữ liệu này có thể được sử dụng để dự báo, phân tích xu hướng và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp số hóa hàng đầu Việt Nam
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc lựa chọn một giải pháp số hóa toàn diện, hiện đại và đáng tin cậy trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. FSI – với gần 18 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 1.600 khách hàng thuộc các bộ, ban, ngành và doanh nghiệp lớn – mang đến một hệ sinh thái giải pháp số hóa tối ưu, tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến nhất hiện nay.
Từ AI với Machine Learning, Deep Learning giúp nhận dạng và bóc tách dữ liệu chính xác tới 98%, đến công nghệ No-code/Low-code cho phép tự thiết kế form trích xuất chỉ với thao tác kéo thả đơn giản, FSI liên tục đổi mới để đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của khách hàng. Các tính năng như phân tách – gộp dữ liệu tự động, xử lý song song tốc độ cao, kiểm tra logic ba lớp, hay quy trình khép kín từ quét → nhận dạng → bóc tách → kiểm tra → xuất dữ liệu, đều được thiết kế nhằm tối ưu thời gian, nâng cao độ chính xác và bảo mật tuyệt đối.
Đặc biệt, công nghệ Voice-to-Text mở rộng khả năng ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, từ hành chính công đến tài chính – ngân hàng, giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu hiệu quả và nhanh chóng hơn. Với FSI, số hóa không chỉ là lưu trữ tài liệu, mà là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp bứt phá trong kỷ nguyên dữ liệu số.
Liên hệ ngay với FSI – nhà cung cấp giải pháp số hóa uy tín hàng đầu Việt Nam – để được tư vấn chuyên sâu và đồng hành trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn.
