Số hóa tài liệu kế toán giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ hiệu quả, dễ tra cứu, bảo mật cao và sẵn sàng cho kiểm toán mọi lúc.
Thực trạng quản lý tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
Giấy tờ cồng kềnh, quy trình trì trệ, dữ liệu không đồng bộ – đó là tình trạng chung mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đang gặp phải trong quá trình quản lý hồ sơ nội bộ. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở thành một yếu tố sống còn, việc tiếp tục phụ thuộc vào phương pháp lưu trữ thủ công không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành, mà còn gia tăng rủi ro thất thoát dữ liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý.
Theo khảo sát của IDC, 58% doanh nghiệp SME cho rằng việc số hóa quản lý hồ sơ có thể giúp tiết kiệm đến 30% thời gian xử lý công việc hành chính, đồng thời nâng cao khả năng bảo mật thông tin. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, các doanh nghiệp cần hiểu rõ: quản lý hồ sơ không chỉ đơn thuần là lưu trữ – mà là một quá trình chiến lược, gắn liền với năng suất và khả năng thích ứng trong dài hạn.
Vậy làm sao để doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể quản lý hồ sơ hiệu quả trong kỷ nguyên số? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cẩm nang đầy đủ, thực tiễn, với các bước hành động cụ thể – từ nhận diện vấn đề, lựa chọn công cụ đến xây dựng quy trình tối ưu.
Vì sao quản lý tài liệu kế toán là bắt buộc trong doanh nghiệp?
Tài liệu kế toán là một trong những loại hồ sơ quan trọng nhất trong doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến báo cáo tài chính, thuế, kiểm toán và trách nhiệm pháp lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn lưu trữ dưới dạng giấy, thiếu quy trình phân loại – tra cứu – bảo quản rõ ràng, dẫn đến:
- Thất thoát, hư hỏng tài liệu gốc;
- Mất nhiều thời gian và nguồn lực tìm kiếm;
- Rủi ro cao trong các kỳ thanh – kiểm tra;
- Tốn kém chi phí bảo quản vật lý (kho, nhân sự, thời gian).
Trong khi đó, quy định của pháp luật ngày càng chặt chẽ về thời gian lưu trữ, khả năng truy xuất dữ liệu, và các yêu cầu đối chiếu minh bạch trong hồ sơ kế toán. Những doanh nghiệp không kịp chuyển đổi sẽ gặp bất lợi trong kiểm toán độc lập, xác minh thuế, hoặc thậm chí là khi tham gia các chương trình cổ phần hóa, M&A.
Những thách thức doanh nghiệp đang gặp phải khi quản lý tài liệu kế toán
Mặc dù nhận thức rõ tầm quan trọng, phần lớn doanh nghiệp SMB vẫn gặp nhiều khó khăn khi triển khai hệ thống quản lý hồ sơ, bao gồm:
- Lưu trữ thủ công – dễ thất lạc: Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu hồ sơ kế toán, nhân sự, hợp đồng trên giấy hoặc trong file rời rạc, không có quy chuẩn lưu trữ thống nhất.
- Truy xuất chậm – ảnh hưởng tiến độ: Khi cần kiểm tra lại hóa đơn, hợp đồng hay hồ sơ pháp lý, việc tìm kiếm thủ công khiến công việc đình trệ.
- Thiếu phân quyền – rủi ro rò rỉ thông tin: Không ít SMB chưa áp dụng cơ chế phân quyền truy cập, khiến tài liệu nhạy cảm có thể bị chia sẻ không kiểm soát.
- Khó đảm bảo tuân thủ pháp luật: Theo quy định, nhiều loại hồ sơ cần được lưu trữ trong thời gian dài, bảo đảm nguyên trạng và khả năng kiểm chứng. Lưu trữ manh mún dễ dẫn đến sai sót.
Giải pháp hiện đại: Quản lý tài liệu kế toán bằng công nghệ số
Trong bối cảnh các quy định về kế toán ngày càng chặt chẽ và yêu cầu về minh bạch dữ liệu ngày càng cao, việc ứng dụng công nghệ số để quản lý tài liệu kế toán không còn là xu hướng mà đã trở thành một nhu cầu tất yếu.
Số hóa tài liệu kế toán – Bước khởi đầu nền tảng
Việc chuyển đổi toàn bộ hồ sơ, chứng từ kế toán từ bản giấy sang dữ liệu số giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình lưu trữ, loại bỏ tình trạng thất lạc, hư hỏng chứng từ.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống kế toán, ERP, tạo nền tảng cho tự động hóa quy trình.
- Hỗ trợ tra cứu nhanh trong quá trình kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
Ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS)
Triển khai một hệ thống DMS chuyên biệt cho tài liệu kế toán mang lại những lợi thế rõ rệt:
- Lưu trữ tập trung, phân quyền chặt chẽ: Tài liệu được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, có kiểm soát quyền truy cập đến từng cá nhân, phòng ban.
- Tìm kiếm thông minh: Hệ thống cho phép tìm kiếm theo tên file, nội dung, thời gian hoặc danh mục chứng từ, giúp tiết kiệm đến 80% thời gian truy xuất so với cách truyền thống.
- Bảo mật nhiều lớp: Áp dụng các chuẩn bảo mật như phân quyền, mã hóa, ghi nhật ký truy cập để đảm bảo tài liệu kế toán luôn được bảo vệ an toàn tuyệt đối.
Lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp
Áp dụng số hóa kết hợp DMS mang lại nhiều giá trị thiết thực:
- Tối ưu chi phí vận hành: Giảm thiểu chi phí giấy tờ, lưu kho, in ấn, vận chuyển chứng từ.
- Tăng năng suất nhân sự: Nhân viên kế toán không còn mất thời gian tìm kiếm hồ sơ thủ công, thay vào đó tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn.
- Chủ động trong kiểm toán: Khi có thanh tra, kiểm tra, dữ liệu được chuẩn bị sẵn, truy xuất chỉ trong vài giây – giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động, chuyên nghiệp và minh bạch.
FSI- Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI khẳng định vị thế là nhà cung cấp giải pháp số hóa và chuyển đổi số uy tín, đã triển khai thành công hàng nghìn dự án cho hơn 5.500 tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Thế mạnh của FSI không chỉ nằm ở công nghệ tiên tiến mà còn đến từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, hiểu sâu nghiệp vụ đặc thù trong từng lĩnh vực như tài chính – kế toán, ngân hàng, y tế, hành chính công…
Giải pháp số hóa tài chính – kế toán: Tối ưu vận hành, tăng cường kiểm soát
Trong lĩnh vực tài chính – kế toán, FSI cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn quy trình xử lý chứng từ thủ công. Các tài liệu như hóa đơn, phiếu thu chi, hợp đồng… được số hóa tập trung và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây bảo mật, cho phép tra cứu nhanh chóng, mọi lúc – mọi nơi.
Hệ thống hỗ trợ tự động trích xuất dữ liệu từ chứng từ, góp phần giảm thiểu thời gian xử lý, hạn chế sai sót, đồng thời nâng cao hiệu quả trong đối chiếu và hạch toán.
Case Study tiêu biểu: Số hóa phòng kế toán tại hệ thống bán lẻ
Tại các doanh nghiệp bán lẻ lớn, phòng kế toán thường xuyên phải xử lý lượng lớn chứng từ giao dịch hàng ngày như hóa đơn, phiếu chi, biên bản giao nhận… Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót – đặc biệt trong giai đoạn cao điểm cuối năm.
FSI đã triển khai thành công giải pháp số hóa và trích xuất dữ liệu kế toán cho nhiều đơn vị bán lẻ, mang lại kết quả cụ thể:
- Tự động hóa 80% quy trình nhập liệu kế toán từ chứng từ giấy
- Rút ngắn 50% thời gian đối soát và lập báo cáo tài chính
- Giảm áp lực nhân sự trong mùa quyết toán
- Dễ dàng truy xuất và cung cấp chứng từ cho kiểm toán
Nhờ đó, các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, giảm chi phí và tăng tính minh bạch trong công tác tài chính – kế toán.
📎 Xem chi tiết: Chuyển đổi số phòng kế toán tại hệ thống bán lẻ
Xem thêm:
