Hồ sơ, giấy tờ từ lâu đã trở thành một phần mật thiết trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc quản lý một lượng lớn tài liệu giấy truyền thống gây ra nhiều tốn kém cho việc lưu trữ, bảo quản và tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất mát, hư hỏng hay khó khăn mỗi khi cần tìm kiếm, khai thác thông tin. Trước những hạn chế đó, việc số hóa tài liệu chuyển đổi sang môi trường làm việc không giấy đang dần trở thành xu hướng tất yếu.
Số hoá tài liệu không chỉ đơn giản là việc scan chuyển giấy tờ từ dạng vật lý thành file điện tử mà đó còn là một quá trình chuyển đổi toàn diện, từ cách thức tạo lập, lưu trữ, chia sẻ cho đến bảo mật thông tin với những lợi ích mang lại vô cùng đáng kể.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết 5 lợi ích đã được chứng minh của việc số hóa tài liệu, đồng thời đưa ra những gợi ý hữu ích để doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình chuyển đổi môi trường làm việc không giấy một cách hiệu quả.
Số hóa tài liệu giúp tối ưu hóa không gian làm việc
Việc tích trữ lượng lớn tài liệu giấy trong các tủ hồ sơ truyền thống chiếm dụng đáng kể diện tích cũng với nhiều khoản chi phí khác nhau. Theo nghiên cứu của Gartner Group, thử hình dung, trung bình một tủ hồ sơ có thể chiếm đến 9 feet vuông diện tích. Với mỗi công ty có 250 tủ hồ sơ, tổng diện tích sử dụng có thể lên đến 2,200 feet vuông. Tại các thành phố lớn như Washington DC, với chi phí thuê văn phòng rơi vào khoảng 1.5 triệu VNĐ/feet vuông mỗi năm, vậy chỉ riêng việc duy trì một kho lưu trữ tài liệu giấy tờ thôi, doanh nghiệp đã phải chi trả khoảng hơn 3.3 tỷ VNĐ.
Khi chuyển đổi sang môi trường làm việc không giấy tờ, toàn bộ lượng tài liệu này sẽ được số hóa và lưu trữ trên các hệ thống server hoặc Cloud. Điều này giúp giải phóng một lượng lớn không gian văn phòng, cho phép doanh nghiệp linh hoạt bố trí lại không gian làm việc, tạo ra các khu vực làm việc mở, phòng họp hiện đại, hoặc thậm chí mở rộng quy mô kinh doanh.
Hơn nữa, chi phí đầu tư ban đầu để số hóa toàn bộ tài liệu, mặc dù có thể cao hơn so với một năm thuê kho lưu trữ, nhưng lại mang lại hiệu quả kinh tế lâu dài. Với việc giảm thiểu chi phí thuê văn phòng, bảo trì hệ thống lưu trữ, cũng như các chi phí phát sinh khác liên quan đến quản lý tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể thu hồi vốn đầu tư trong vòng chưa đầy hai năm.
Số hóa tài liệu giúp tối ưu thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu quả làm việc
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của việc số hóa tài liệu là khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện. Trung bình một nhân viên tốn 30-40% thời gian để tìm kiếm thông tin, việc này khiến cho thời gian làm việc, giải quyết vấn đề bị đình trệ. Thay vì phải lục tung các tủ hồ sơ cồng kềnh để tìm kiếm một tài liệu cụ thể, giờ đây, bạn chỉ cần vài cú click chuột là có thể truy xuất được mọi thông tin cần thiết.
Với tài liệu số, bạn hoàn toàn chủ động trong việc làm việc. Dù đang ở văn phòng, tại nhà, hay đang đi công tác, bạn vẫn có thể dễ dàng truy cập vào các tài liệu quan trọng thông qua máy tính, điện thoại hoặc bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác làm việc giữa các thành viên trong nhóm, bất kể họ đang ở đâu.
Hơn nữa, việc tìm kiếm thông tin cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Các công cụ tìm kiếm thông minh tích hợp trong phần mềm quản lý tài liệu điện tử cho phép nhân sự tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau như từ khóa, ngày tạo, người tạo, v.v. Chỉ trong vài giây, bạn có thể tìm thấy chính xác tài liệu mình cần từ hàng nghìn, thậm chí hàng triệu tài liệu được lưu trữ.
Tăng cường bảo mật thông tin
Khác với tài liệu giấy dễ bị mất mát, hư hỏng hoặc rò rỉ, hồ sơ điện tử được bảo vệ một cách chặt chẽ. Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện đại cung cấp nhiều lớp bảo mật để đảm bảo thông tin không bị truy cập trái phép.
Mỗi tài liệu đều được theo dõi chặt chẽ, từ quá trình tạo lập, chỉnh sửa cho đến khi được lưu trữ. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép thiết lập các cấp độ truy cập khác nhau, giúp đảm bảo rằng mỗi người chỉ có quyền truy cập vào những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của mình.
Việc lưu trữ tập trung trên các máy chủ bảo mật cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do các yếu tố như hỏa hoạn, thiên tai hoặc lỗi của con người. Bên cạnh đó, các hệ thống này thường được trang bị các tính năng sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động, giúp bảo vệ thông tin khỏi những sự cố bất ngờ.
Tăng cường tính minh bạch
Với hệ thống quản lý tài liệu điện tử, quy trình lưu trữ trở nên tự động hóa hoàn toàn. Thời gian lưu giữ của từng tài liệu sẽ được hệ thống theo dõi chặt chẽ và tự động xóa bỏ khi hết hạn, đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ.
Trong trường hợp doanh nghiệp cần đối mặt với các cuộc kiểm toán, việc có một hệ thống quản lý tài liệu điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp đơn giản hóa quá trình cung cấp thông tin. Tất cả các tài liệu đều được lưu trữ một cách có hệ thống và dễ dàng truy xuất, giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp các bằng chứng cần thiết để chứng minh sự tuân thủ các quy định.
Đóng góp vào bảo vệ môi trường
Cuối cùng, việc số hóa tài liệu là một bước tiến quan trọng trong việc bảo vệ môi trường. Bằng cách chuyển đổi từ giấy sang định dạng điện tử, chúng ta giảm thiểu đáng kể lượng giấy tiêu thụ.
Thay vì in nhiều bản sao, chúng ta có thể dễ dàng chia sẻ và lưu trữ tài liệu trên máy tính hoặc các thiết bị di động. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm tài nguyên gỗ mà còn giảm thiểu lượng khí thải carbon phát sinh trong quá trình sản xuất giấy, góp phần làm giảm ô nhiễm môi trường.
FSI – Nhà cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu uy tín Top 1 thị trường
Với 16 năm đồng hành cùng hơn 5500 khách hàng, FSI đã xây dựng được một hệ thống quy trình số hóa chuyên nghiệp, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất. Chúng tôi đã thành công trong việc xây dựng các cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, môi trường làm việc không giấy tờ bảo mật cao cho hàng trăm doanh nghiệp, từ các tập đoàn đa quốc gia như DB Schenker, ShopeeExpress, Center Retail, HONDA Vietnam,… đến các tổ chức nhà nước.
Điểm khác biệt của FSI là khả năng tùy biến giải pháp phù hợp với từng đặc thù của từng doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả tối ưu. Đội ngũ chuyên gia, nhân sự triển khai khắp 2 miền Bắc Nam của FSI được đào tạo bài bản, luôn cập nhật những công nghệ mới nhất, đảm bảo quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối.
Liên hệ ngay với FSI để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể chuyên nghiệp.
Website: https://sohoatailieu.com/
Hotline: 0904 805 255
