Kiểm soát phiên bản, hay quản lý phiên bản, đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu tại doanh nghiệp. Nếu không có các giải pháp, phần mềm hỗ trợ kiểm soát phiên bản hiệu quả, việc chứng minh các tài liệu đã bị can thiệp, chỉnh sửa, hay theo dõi các cập nhật, thay đổi của văn bản sẽ rất khó khăn.
Tổng quan về kiểm soát phiên bản khi quản lý tài liệu doanh nghiệp
Kiểm soát phiên bản là gì?
Kiểm soát phiên bản theo dõi những thay đổi được thực hiện trên từng phiên bản của tài liệu. Có thể coi đây là một công cụ giúp sắp xếp, gắn nhãn và lưu giữ từng bản nháp cho đến khi hoàn thành phiên bản cuối cùng. Nhờ quản lý phiên bản, thông tin về các sửa đổi, người đã thực hiện sửa đổi và thời điểm thực hiện đều được lưu trữ trong nhật ký kiểm tra (audit log). Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu yêu cầu sửa đổi nhiều lần, cần xem xét lại hàng năm hoặc cần tuân thủ các quy định đặc thù.
Kiểm soát phiên bản có tầm quan trọng như thế nào với doanh nghiệp?
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khả năng xác định những thay đổi giữa các phiên bản tài liệu và đảm bảo người dùng luôn sử dụng, chia sẻ hoặc bắt đầu chu kỳ sửa đổi mới với phiên bản mới nhất là điều cần thiết. Kiểm soát phiên bản sẽ đảm bảo chỉ có một phiên bản chính cho mỗi tài liệu đi kèm với lịch sử phiên bản đầy đủ cho tài liệu đó.
Việc triển khai hệ thống quản lý phiên bản giúp loại bỏ thời gian lãng phí dùng để mở thủ công các tài liệu nhằm xác định phiên bản nào là mới nhất. Đồng thời, nhân sự cũng sẽ tránh được việc vô tình sử dụng hoặc chia sẻ các tài liệu không chính xác.
Hệ thống kiểm soát phiên bản hoạt động như thế nào?
Khi triển khai hệ thống kiểm soát phiên bản, mỗi khi có một người dùng mở tài liệu để chỉnh sửa, trạng thái của tài liệu sẽ hiển thị là “đã mượn” hay “checked out”. Đồng thời, tài liệu sẽ chỉ có thể đọc (read-only) đối với những người dùng khác.
Khi tài liệu được “trả lại” hay “checked in”, nó sẽ tự động nhận được một mã hiệu phiên bản mới. Khi một nhân sự tìm kiếm tài liệu, phiên bản mới nhất sẽ tự động được hiển thị. Quản lý phiên bản cũng cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về mọi bước của quá trình sửa đổi.
Quan trọng hơn cả, khi doanh nghiệp hoàn tất tự động hóa quy trình kiểm soát phiên bản với hệ thống quản lý tài liệu, các nhân sự sẽ không cần phải vật lộn phân loại hàng đống tài liệu chưa được sắp xếp, theo dõi một chuỗi email dài để tìm ra ai là tác giả của các thay đổi cụ thể.
Giờ đây, tên của người biên tập, những gì họ đã thay đổi và thời điểm họ thực hiện được thêm vào tài liệu và trở thành một phần của nhật ký kiểm tra. Hệ thống cũng cho phép chỉ định người chịu trách nhiệm phân phối tài liệu đã được sửa đổi cho nhóm hoặc toàn công ty.
Hướng dẫn triển khai kiểm soát phiên bản hiệu quả tại doanh nghiệp
Để có thể thực hiện kiểm soát phiên bản hiệu quả và cải thiện công tác quản lý tài liệu tại doanh nghiệp, cần chú ý tới các điểm chính sau:
1. Tạo và thực thi quy trình vận hành tiêu chuẩn
Thực hành quản lý phiên bản nhất quán đòi hỏi các quy chuẩn về thực hành, sử dụng tài liệu trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức cần nhanh chóng hoàn thiện và đưa vào thực thi các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP – Standard Operating Procedure).
2. Đảm bảo nhật ký kiểm tra đầy đủ thông tin
Với một nhật ký kiểm tra toàn diện, người dùng có thể theo dõi chính xác tất cả các lần chỉnh sửa, xem lịch sử phiên bản và truy cập các phiên bản cũ hơn của tài liệu.
3. Lưu các phiên bản nháp
Điều này giúp lưu giữ hồ sơ về quá trình phát triển, thay đổi của tài liệu. Qua đó, người dùng có thể biết lý do tại sao các thay đổi ở phiên bản hiện tại được thực hiện trong quá trình chỉnh sửa.
4. Sử dụng tính năng bình luận
Cho phép tạo các ghi chú trên mỗi phiên bản để không cần phải mở từng phiên bản tài liệu để xem những thay đổi chính nào đã được thực hiện.
5. Tạo quy trình xuất bản
Khi một tài liệu được hoàn thành và phê duyệt, cần xác định cách thức phát hành tài liệu đó, cũng như phân quyền truy cập. Doanh nghiệp cần xác định xem tài liệu chỉ được xuất bản nội bộ hay có thể chia sẻ bên ngoài, cùng mức độ bảo mật.
6. Phát triển chính sách lưu giữ tài liệu
Chính sách lưu giữ tài liệu (hay DRP – Document Retention Policy) của doanh nghiệp sẽ chỉ định thời hạn lưu trữ cho từng loại tài liệu được sử dụng. Từ đó, đảm bảo các thủ tục quản lý tài liệu của công ty đáp ứng các yêu cầu quy định của luật pháp, của ngành hoặc của riêng doanh nghiệp.
7. Tự động hóa quy trình để thực hiện chính sách lưu giữ tài liệu
Việc theo dõi thủ công các lịch trình lưu giữ tài liệu khác nhau tốn thời gian, chi phí và có tồn tại rủi ro sai sót của con người trong quá trình này. Thông qua hệ thống tự động hóa quy trình, các chính sách của doanh nghiệp được đảm bảo áp dụng một cách thống nhất và đầy đủ mà không cần sự can thiệp của con người.
Hệ thống sẽ cung cấp một nhật ký kiểm tra toàn diện, giảm thiểu lỗi và giúp tránh các vấn đề pháp lý và tiền phạt. Đây đều là những tính năng cơ bản mà DocEye – hệ thống quản lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp cung cấp, cho phép kiểm soát, quản lý phiên bản hiệu quả đồng thời, tiết kiệm đáng kể các nguồn lực và công sức của doanh nghiệp.
Những lưu ý quan trọng về kiểm soát phiên bản trong hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp
Sử dụng quy ước đặt tên và đánh số tài liệu
Sử dụng phương pháp đặt tên tài liệu thống nhất sẽ giúp loại bỏ nhầm lẫn và tăng tính dễ sử dụng, đồng thời giúp người dùng xác định các bản nháp và phân biệt với các phiên bản cuối cùng. Ví dụ:
Bản nháp:
- Chính sách tuyển dụng Công ty ABC – Bản nháp 1
- Chính sách tuyển dụng Công ty ABC – Bản nháp 2
Đã phát hành:
- Chính sách tuyển dụng Công ty ABC v1.0
- Chính sách tuyển dụng Công ty ABC v1.1 (Lưu ý: sửa lần đầu – nhỏ)
- Chính sách tuyển dụng Công ty ABC v1.2
Hệ thống tự động sẽ đánh số các phiên bản tiếp theo bằng các quy tắc mà người dùng cung cấp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể có một tài liệu chính sách được sửa đổi hàng năm. Doanh nghiệp có thể đặt hệ thống cập nhật số phiên bản vào ngày 1 tháng 1 của năm tới. Nếu muốn giữ lại các phiên bản trước, hãy chuyển chúng sang trạng thái chỉ đọc để đảm bảo các tài liệu này không còn được cập nhật.
Không bỏ quên tầm quan trọng của nhật ký kiểm tra
Nếu công ty cần tuân theo các quy định về chất lượng nghiêm ngặt và ghi lại đầy đủ từng bước trong quá trình sửa đổi, thì nhật ký kiểm tra sẽ cho thấy cách các thay đổi được đề xuất, soạn thảo, xem xét và phê duyệt.
Một nhật ký kiểm tra hiệu quả sẽ bao gồm các bảng kiểm soát phiên bản cung cấp hồ sơ về việc ai và khi nào cập nhật tài liệu, ví dụ: tác giả, ngày và một ghi chú ngắn về những thay đổi đã được thực hiện. Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, người dùng cũng có thể tạo một bảng kiểm soát gồm tiêu đề tài liệu, số phiên bản, ngày phê duyệt, phiên bản trước . Nó cũng có thể được thiết lập để tô sáng các thay đổi xung đột để chúng có thể được giải quyết trước khi tài liệu được hoàn thành.
Kết luận
Thông qua kiểm soát phiên bản chặt chẽ và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả với ít lỗi hơn vì nhân viên luôn sử dụng phiên bản tài liệu mới nhất. Giải pháp này cũng bổ sung thêm một lớp bảo mật khác giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi việc mất các thay đổi hay vô tình xóa hoặc sửa đổi tài liệu, đồng thời đem tới khả năng khôi phục về phiên bản trước đó của các tài liệu.
