Hậu số hóa hộ tịch, Việt Nam đối mặt bài toán chuẩn hóa và khai thác dữ liệu – bước then chốt để dữ liệu sống và chính quyền số vận hành thực chất.
Thực trạng số hóa hậu số hóa hộ tịch tại Việt Nam
Tính đến tháng 6/2025, Việt Nam đã cơ bản hoàn tất việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên toàn quốc. Hàng chục triệu bản khai sinh, đăng ký kết hôn, khai tử… đã được cập nhật vào hệ thống điện tử theo yêu cầu của Chỉ thị 07/CT-TTg và Đề án 06/CP. Đây là bước tiến quan trọng để chính quyền các cấp chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang quản lý dữ liệu số.
Nhưng sau dấu mốc đó, một thực tế mới lại bắt đầu lộ diện: dữ liệu có rồi nhưng chưa thể khai thác hiệu quả. Và nguyên nhân không nằm ở công nghệ.
Dữ liệu có rồi – nhưng vẫn chưa thể dùng được
Khi các địa phương hoàn tất nhập liệu và lưu trữ hồ sơ hộ tịch, ai cũng kỳ vọng sẽ có thể tra cứu, đối chiếu, kết nối dữ liệu chỉ trong vài cú click. Nhưng thực tế lại cho thấy:
- Dữ liệu tồn tại, nhưng chưa thể phục vụ hành chính hiệu quả.
- Các hệ thống vẫn loay hoay trong tình trạng “có nhưng không dùng được”.
Nguyên nhân đến từ 3 yếu tố chính:
- Dữ liệu chưa được chuẩn hóa: cùng một họ tên nhưng xuất hiện với nhiều cách viết khác nhau (ví dụ: NGUYEN VAN A / Nguyen Van A / Nguyễn Văn A), thiếu thống nhất về định dạng ngày tháng, ký hiệu hành chính, địa chỉ…
- Trùng lặp bản ghi: nhất là sau các đợt sáp nhập xã/phường, hoặc do nhập liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà không có kiểm tra chéo.
- Thiếu liên kết với định danh điện tử: hồ sơ chưa được gán mã định danh, chưa kết nối với cơ sở dữ liệu CCCD, bảo hiểm, y tế… khiến việc chia sẻ thông tin giữa các hệ thống không thực hiện được.
Tại Tọa đàm chuyển đổi số hộ tịch tháng 4/2025, đại diện Bộ Tư pháp thẳng thắn chỉ ra:
“Nhiều địa phương đã nhập liệu xong và cho rằng như vậy là đã hoàn tất. Thực tế, dữ liệu vẫn rất khó khai thác, tìm kiếm chưa linh hoạt, nhiều sai sót khi đối chiếu.”
Thách thức sau số hóa hộ tịch: Đừng để dữ liệu chỉ là “scan sổ giấy”
Trong giai đoạn 2023–2025, hàng triệu trang tài liệu hộ tịch đã được số hóa. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở việc quét ảnh và lưu trữ, dữ liệu sẽ không khác gì một “kho giấy điện tử”. Không thể phân tích, không thể liên thông, không phục vụ được các hoạt động nghiệp vụ thực tế.
Vấn đề nằm ở việc chưa chuẩn hóa và khai thác dữ liệu sau số hóa.
Dưới đây là những khó khăn đang phổ biến tại nhiều địa phương:
- Dữ liệu thiếu tính logic giữa các trường (ví dụ: ngày sinh – họ tên – mã định danh không khớp nhau hoặc không tồn tại).
- Không phát hiện được trùng lặp, bất thường trong dữ liệu – điều có thể gây sai lệch thông tin về nhân thân.
- Không liên thông với các hệ thống ngành dọc như BHXH, y tế, giáo dục, dịch vụ công quốc gia… dẫn tới phải xử lý giấy tờ thủ công khi làm thủ tục.
“Dữ liệu không sống thì chính quyền số chỉ là hình thức”
Dữ liệu hộ tịch là nền tảng của gần như mọi dịch vụ công, từ cấp CCCD, hồ sơ tuyển sinh, BHXH đến các hoạt động quản lý dân cư. Nếu dữ liệu này không chính xác, không kết nối được – thì chính quyền số cũng không thể vận hành hiệu quả.
“Chính quyền số muốn vận hành thông suốt thì dữ liệu nền tảng phải sống được – tức là khai thác được, dùng được, và tin được.” — Chuyên gia chuyển đổi số FSI
Khi không thể khai thác, hệ thống sẽ phải quay lại cách làm thủ công: đối chiếu giấy tờ, tra cứu bằng tay, xác minh từ đầu…
Giải pháp tổng thể từ FSI :Chuẩn hóa – Kết nối – Khai thác hiệu quả số hóa hộ tịch
Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp công cụ số hóa, FSI tập trung vào bài toán hậu số hóa – với mục tiêu giúp dữ liệu “sống được” trong vận hành thực tế:
1. Chuẩn hóa & làm sạch dữ liệu
- Rà soát tính logic giữa các trường (họ tên – ngày sinh – mã định danh)
- Phát hiện & xử lý bản ghi bất thường hoặc không đầy đủ
2. Xử lý trùng lặp, gộp dữ liệu hậu sáp nhập
- So sánh liên tỉnh/xã để hợp nhất hồ sơ
- Tự động đánh dấu và hỗ trợ xác minh bản ghi gốc
3. Liên thông hệ thống đa ngành
- Kết nối dữ liệu hộ tịch với:
- Cơ sở dữ liệu dân cư
- CCCD điện tử
- Phần mềm dịch vụ công, BHXH, y tế…
4. Thiết lập hệ thống giám sát chất lượng dữ liệu theo thời gian thực
- Cảnh báo lỗi nhập liệu
- Theo dõi mức độ khai thác của từng đơn vị, cán bộ
FSI – Đơn vị tiên phong đồng hành cùng chính quyền số
Là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực số hóa và chuyển đổi số, FSI đã đồng hành cùng hơn 1600 khách hàng là các cơ quan nhà nước, bộ ngành và địa phương triển khai các dự án số hóa dữ liệu, chuẩn hóa thông tin, tích hợp hệ thống và khai thác dữ liệu hiệu quả.
Hơn17 năm kinh nghiệm triển khai với đội ngũ là các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực chuyến đổi số và số hóa tài liệu, FSI cam kết mang lại các giải pháp đáp ứng đầy đủ yều cầu đáp về mặt thời gian triển khai – linh hoạt – phù hợp từng địa phương.
Với hơn 1600 khách hàng là các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, FSI đã khẳng định năng lực triển khai các dự án số hóa dữ liệu ở quy mô lớn. Các quy trình triển khai được FSI thực hiện theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013, đảm bảo tính an toàn – chính xác – tuân thủ quy định về luật lưu trữ tại Việt Nam.
Việt Nam đã hoàn tất bước đi đầu tiên là số hóa hồ sơ hộ tịch. Nhưng để dữ liệu thực sự trở thành nền tảng cho chính quyền số, bước tiếp theo là chuẩn hóa – liên thông – khai thác thực chất.
Hãy bắt đầu hành trình chuẩn hóa dữ liệu cùng FSI. Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp vận hành dữ liệu hiệu quả.
Xem thêm:
Số hóa hộ tịch – Giải pháp khai thác và sử dụng hồ sơ hộ tịch hiệu quả
Số hóa sổ hộ tịch – biện pháp thúc đẩy quá trình xây dựng chính phủ điện tử
