Làm thế nào một thư viện truyền thống có thể lột xác và vươn tầm thế giới nhờ số hóa tài liệu trong thư viện ? Câu chuyện của Thư viện Milton sẽ cho bạn câu trả lời.
Thư viện Cộng đồng Milton (Milton Public Library – MPL) là một trung tâm văn hóa và tri thức quan trọng của cộng đồng Milton, Mỹ. Từ một cơ sở nhỏ lẻ, MPL đã dần phát triển thành một thư viện lớn với mạng lưới tài nguyên phong phú, phục vụ hàng nghìn người dân địa phương mỗi năm. Trong bối cảnh công nghệ số hóa bùng nổ, MPL nhận thấy nhu cầu cấp thiết phải bảo tồn tài liệu lịch sử quý giá và cung cấp quyền truy cập rộng rãi hơn cho người dân. Đây chính là động lực để thư viện bắt tay vào dự án số hóa tài liệu, biến kho tri thức truyền thống thành một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số tiên tiến.
Mục tiêu của MPL trong dự án số hóa không chỉ dừng lại ở việc bảo tồn tài liệu mà còn hướng đến việc tạo ra một nền tảng truy cập thông tin hiện đại, dễ dàng và thuận tiện. Nhờ số hóa, tài liệu của thư viện có thể được bảo vệ lâu dài, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng, đồng thời giúp cộng đồng tiếp cận tài liệu một cách nhanh chóng thông qua hệ thống trực tuyến.
Bài toán nan giải về bảo tồn, truy xuất và tối ưu tài nguyên số tại thư viện Milton
Trong 160 năm qua, Thư viện Công cộng Milton đã phát triển từ một học viện cơ khí nhỏ phục vụ 29 thành viên thành một mạng lưới thư viện công cộng nhộn nhịp hiện phục vụ một trong những thành phố phát triển nhanh nhất ở Canada.
Với mục tiêu trao quyền cho hơn 130.000 cư dân đọc, học, sáng tạo và kết nối, đội ngũ nhân viên Thư viện liên tục phát triển những cách mới để phục vụ tốt hơn cho đô thị đang phát triển của mình.
Dù có tầm nhìn rõ ràng về chuyển đổi số, MPL phải đối mặt với không ít thách thức:
MPL sở hữu nhiều tài liệu quý giá, bao gồm sách cổ, bản thảo, hình ảnh lịch sử và tài liệu nghiên cứu. Các tài liệu này thường có chất liệu giấy dễ bị mủn, ố vàng hoặc hư hỏng do điều kiện môi trường như độ ẩm cao, ánh sáng mạnh hoặc côn trùng. Việc bảo quản tài liệu đòi hỏi các điều kiện nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm và không gian lưu trữ, nhưng MPL chưa có hệ thống bảo quản tiêu chuẩn để đảm bảo tài liệu không bị xuống cấp theo thời gian.
Thư viện cần một giải pháp quét tài liệu hiện đại, giúp chuyển đổi tài liệu vật lý sang dạng số hóa với độ chính xác cao nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu gốc. Tuy nhiên, việc lựa chọn công nghệ quét phù hợp không hề đơn giản, vì tài liệu có nhiều kích thước, chất liệu và mức độ hư hỏng khác nhau. Một số tài liệu quá mỏng hoặc đã bị rách, cần được quét mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc ban đầu.
Đại dịch COVID-19 đã làm gián đoạn nhiều hoạt động của MPL. Việc đóng cửa thư viện trong một thời gian dài khiến người dân không thể tiếp cận các tài liệu quan trọng. Đồng thời, việc triển khai số hóa gặp nhiều khó khăn do thiếu nhân sự làm việc trực tiếp, dẫn đến các vấn đề trong việc vận hành thiết bị, đào tạo nhân viên và đảm bảo tiến độ dự á. MPL buộc phải tìm cách số hóa tài liệu từ xa với sự hỗ trợ kỹ thuật hạn chế.
Sau khi số hóa, MPL cần một nền tảng lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả, cho phép người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu trực tuyến. Hệ thống cũ của thư viện không đáp ứng được nhu cầu truy xuất nhanh chóng, khiến việc tìm kiếm tài liệu số trở nên chậm chạp và kém hiệu quả. MPL cần một giải pháp quản lý dữ liệu có khả năng phân loại tài liệu tự động, hỗ trợ tìm kiếm nâng cao và đảm bảo bảo mật thông tin.
Những nỗ lực đổi mới và thành công ngoài mong đợi của thư viện Milton
Để giải quyết bài toán số hóa, MPL đã hợp tác với một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quét tài liệu tại Mỹ. Thư viện đã sử dụng máy quét sách à máy quét trên cao. Máy quét sách và máy quét trên cao đã được chọn vì dễ sử dụng, chất lượng hình ảnh, hiệu quả của phần mềm và ứng dụng công nghệ OCR.
Với sự hỗ trợ từ The Crowley Company, quá trình lắp đặt máy quét và đào tạo nhân sự vận hành được thực hiện hoàn toàn từ xa. Nhân viên MPL đã nhanh chóng nắm bắt quy trình và triển khai quét hàng nghìn tài liệu lịch sử một cách chính xác, an toàn.
Sau khi số hóa, các tài liệu được đưa vào hệ thống Milton Digital, một nền tảng lưu trữ trực tuyến giúp người dùng dễ dàng tra cứu và truy cập tài liệu từ xa. Hệ thống này không chỉ phục vụ cư dân Milton mà còn mở rộng phạm vi tiếp cận đến các nhà nghiên cứu và sinh viên trên toàn thế giới.
Sự gia tăng số lượng người dùng thẻ thư viện cho thấy sự quan tâm và ủng hộ của cộng đồng đối với các dịch vụ số hóa của MPL. Việc tạo ra một kho lưu trữ kỹ thuật số dễ sử dụng đã giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách thuận tiện hơn.
Kế hoạch tương lai “Tiếp tục mở rộng số hóa” sau những thành công đạt được
Sau thành công bước đầu, MPL không dừng lại ở những thành công ban đầu mà tiếp tục xây dựng kế hoạch dài hạn nhằm mở rộng hơn nữa hệ thống số hóa:
MPL dự kiến mở rộng phạm vi số hóa, tập trung vào các bộ sưu tập sách hiếm, tài liệu nghiên cứu chuyên sâu và tư liệu lịch sử địa phương. Để nâng cao hiệu quả, thư viện sẽ áp dụng công nghệ quét tiên tiến tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), giúp tự động nhận diện, phân loại và xử lý hình ảnh tài liệu nhanh chóng, chính xác hơn.
Bên cạnh đó, MPL cũng lên kế hoạch phát triển nền tảng truy cập thông minh, trang bị tính năng nhận diện từ khóa nâng cao, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Một sáng kiến quan trọng khác là tăng cường hợp tác cộng đồng bằng cách cung cấp máy quét cho cá nhân, tổ chức để hỗ trợ quá trình số hóa ngay tại thư viện, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và nâng cao nhận thức về lợi ích của số hóa tài liệu.
Lời giải cho yếu tố tạo nên sự thành công cho MPL
Lãnh đạo MPL không chỉ nhìn nhận số hóa tài liệu như một nhiệm vụ kỹ thuật, mà còn là một chiến lược dài hạn để nâng cao giá trị của thư viện đối với cộng đồng. Tầm nhìn này được thể hiện qua việc xác định rõ mục tiêu số hóa, lựa chọn công nghệ phù hợp, và xây dựng kế hoạch triển khai bài bản.
Sự quyết tâm và kiên trì của lãnh đạo đã truyền cảm hứng và động lực cho toàn bộ đội ngũ nhân viên, giúp họ vượt qua những khó khăn và thách thức trong quá trình triển khai dự án.
MPL đã đầu tư vào các thiết bị số hóa hiện đại, đảm bảo chất lượng hình ảnh và hiệu quả công việc. Sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên đã tạo ra một sức mạnh tổng hợp, giúp MPL đạt được những kết quả ấn tượng.
Sau cùng, MPL đã tích cực tương tác và tham gia các hoạt động cộng đồng, tạo ra sự gắn kết và tin tưởng. Việc truyền thông rộng rãi về lợi ích của dự án số hóa đã giúp cộng đồng hiểu rõ và ủng hộ các hoạt động của thư viện.
Thành công của MPL cho thấy rằng số hóa tài liệu không chỉ giúp bảo tồn tri thức mà còn nâng cao khả năng tiếp cận cho cộng đồng. Doanh nghiệp có nhu cầu về số hóa tài liệu trong thư viện có thể liên hệ FSI, đơn vị hàng đầu trên thị trường về số hóa và chuyển đổi số để lắng nghe những chia sẻ từ các chuyên gia giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
Số hóa tài liệu trong thư viện đang thay đổi như thế nào trong thời đại công nghệ số
Tất tần tật về số hóa tài liệu trong thư viện năm 2025
