“Khủng hoảng’ vì giấy tờ? FSI ‘giải cứu’ bằng số hóa hộ tịch : Tái sinh dữ liệu, tăng tốc nghiệp vụ gấp bội, bảo mật chuẩn quốc tế. Chấm dứt mọi rủi ro & lãng phí! 

Picture Số hóa sổ hộ tịch

Những điều thật sự chưa từng kể về dữ liệu hộ tịch giấy: Phân tán, nguy cơ và lãng phí tiềm ẩn

Có lẽ, hình ảnh những chồng hồ sơ hộ tịch dày đặc, những tủ tài liệu cũ kỹ đã trở nên quen thuộc tại nhiều cơ quan quản lý. Tuy nhiên, ẩn sau vẻ bề ngoài “truyền thống” ấy là những vấn đề tiềm ẩn, những “điều thật sự chưa từng kể” đang kìm hãm hiệu quả vận hành và gây ra không ít hệ lụy. 

  • Phân tán, nguy cơ và lãng phí tiềm ẩn: Dữ liệu hộ tịch giấy thường được lưu trữ phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau, theo các đơn vị hành chính cấp cơ sở. Sự thiếu đồng bộ này gây khó khăn trong việc tổng hợp, thống kê và chia sẻ thông tin trên quy mô lớn. Hơn nữa, hồ sơ giấy dễ bị hư hỏng do thời gian, môi trường, hoặc thậm chí là thiên tai, dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu vĩnh viễn. Chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản và quản lý kho hồ sơ giấy cũng là một khoản lãng phí không nhỏ cho ngân sách nhà nước. 
  • Phân tích hậu quả khi kho hồ sơ giấy xuống cấp: Mất thời gian, nhân lực, sai sót thông tin: Khi người dân có nhu cầu trích lục thông tin hộ tịch gấp, cán bộ phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm trong kho lưu trữ, đối chiếu thông tin thủ công. Quá trình này không chỉ gây phiền hà cho người dân mà còn tiêu tốn nguồn lực lớn của cơ quan quản lý. Hơn nữa, việc nhập liệu và đối chiếu thủ công tiềm ẩn nguy cơ sai sót thông tin, ảnh hưởng đến tính chính xác và pháp lý của dữ liệu. 
  • Chi phí ẩn sau việc lưu trữ – quản lý thủ công: Bên cạnh chi phí trực tiếp cho in ấn và bảo quản, còn có những chi phí ẩn mà chúng ta ít khi để ý đến. Đó là chi phí cơ hội do cán bộ phải dành thời gian cho việc tìm kiếm, sắp xếp hồ sơ thay vì tập trung vào các công việc nghiệp vụ chuyên môn khác. Đó là chi phí do sự chậm trễ trong cung cấp thông tin, ảnh hưởng đến các thủ tục hành chính khác liên quan đến đời sống người dân. 
  • Vấn đề bảo mật và truy cập khi người dân cần trích lục gấp: Việc bảo mật thông tin cá nhân trong hồ sơ giấy là một thách thức không nhỏ. Khả năng kiểm soát quyền truy cập hạn chế có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm. Mặt khác, khi người dân ở xa hoặc cần trích lục thông tin gấp, quy trình thủ công thường gây ra nhiều bất tiện và kéo dài thời gian chờ đợi. 

Số hóa hộ tịch: Không chỉ chuyển đổi định dạng – mà là tái sinh cả hệ thống thông tin 

số hóa hộ tịch

    Tái sinh thông tin nhờ giải pháp số hóa hộ tịch   

Nhận thức rõ những hạn chế của phương pháp quản lý hộ tịch truyền thống, số hóa hộ tịch nổi lên như một giải pháp mang tính chiến lược, không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi dữ liệu từ định dạng giấy sang điện tử. 

  • Số hóa không đơn thuần là scan: Số hóa hộ tịch cần được hiểu là một quá trình toàn diện, bao gồm việc thu thập, xử lý, chuẩn hóa, lưu trữ và quản lý dữ liệu hộ tịch dưới dạng điện tử. Nó đòi hỏi việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến như quét (scanning), nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhập liệu thông minh và kiểm soát chất lượng dữ liệu nghiêm ngặt. 
  • Đặt nền tảng cho quản lý công nghệ – liên kết dữ liệu – server dữ liệu quốc gia 4.0: Số hóa hộ tịch tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại, dựa trên công nghệ thông tin. Dữ liệu điện tử có thể dễ dàng được liên kết, chia sẻ và quản lý tập trung trên các máy chủ an toàn, hướng tới việc hình thành một cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia thống nhất, đáp ứng yêu cầu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. 
  • Mở ra khả năng tích hợp với các cơ sở dữ liệu: dân cư, hộ khẩu, giáo dục, y tế…: Một trong những lợi ích to lớn của số hóa hộ tịch là khả năng tích hợp dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác như cơ sở dữ liệu dân cư, hộ khẩu, giáo dục, y tế… Sự liên kết này giúp tạo ra một hệ sinh thái thông tin đồng bộ, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuận tiện cho người dân. 

Thất bại phổ biến khi triển khai số hóa hộ tịch: Vì sao nhiều nơi làm mà vẫn “giẫm chân tại chỗ”? 

Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng, nhưng không phải địa phương nào triển khai số hóa hộ tịch cũng đạt được kết quả như mong đợi. Nhiều nơi vẫn rơi vào tình trạng “giẫm chân tại chỗ” do mắc phải những sai lầm phổ biến trong quá trình thực hiện. 

  • Bài học đắt giá từ các địa phương triển khai thiếu bài bản: Kinh nghiệm từ những địa phương triển khai số hóa hộ tịch một cách thiếu chiến lược đã cho thấy những “bài học giá” cần tránh:  
  • Dữ liệu rác, không chuẩn: Việc quét và số hóa ồ ạt mà không có quy trình kiểm soát chất lượng, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào dẫn đến tình trạng dữ liệu “rác”, không thể khai thác và sử dụng hiệu quả. 
  • Missing phân quyền – thiếu bản sao lưu: Thiếu sót trong việc thiết lập hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng và quy trình sao lưu dữ liệu định kỳ tiềm ẩn nguy cơ mất mát thông tin và lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng. 
  • Thiết bị cũ không phù hợp với tài liệu: Sử dụng thiết bị quét lạc hậu, không phù hợp với các loại hình tài liệu hộ tịch đa dạng (hồ sơ mờ, cũ, kích thước khác nhau) ảnh hưởng đến chất lượng bản quét và hiệu quả nhận dạng. 
  • Phần mềm được sử dụng đã bị loại bỏ vì không hỗ trợ hậu kỳ: Lựa chọn phần mềm quản lý không có khả năng hỗ trợ các nghiệp vụ hậu số hóa, không tích hợp được với các hệ thống khác sẽ gây khó khăn trong quá trình khai thác và sử dụng dữ liệu về sau. 
  • Nhấn mạnh: Số hóa mà không có chiến lược thì chỉ là “bê tông hóa cái lỗi”: Bài học xương máu cho thấy, việc số hóa hộ tịch mà không dựa trên một chiến lược tổng thể, không có quy trình chuẩn hóa dữ liệu, không chú trọng đến bảo mật và khả năng tích hợp thì chẳng khác nào “bê tông hóa cái lỗi” của hệ thống cũ, thậm chí còn gây ra những vấn đề phức tạp hơn. 

Chọn đúng đối tác số hóa: Yếu tố quyết định đến 80% thành công dự án hộ tịch điện tử 

                Yếu tố quyết đinh thành công của số hóa hộ tịch khi chọn đúng đơn vị số hóa  

Với tính chất phức tạp và quan trọng của dữ liệu hộ tịch, việc lựa chọn đúng đối tác số hóa đóng vai trò then chốt, quyết định đến 80% sự thành công của dự án xây dựng hệ thống hộ tịch điện tử. 

  • Không chỉ là bên quét – mà phải là đối tác am hiểu dữ liệu hộ tịch: Đối tác số hóa lý tưởng không chỉ đơn thuần là một đơn vị cung cấp dịch vụ quét tài liệu. Họ cần phải có sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ quản lý hộ tịch, các quy trình nghiệp vụ đặc thù, các yêu cầu về bảo mật và tính pháp lý của dữ liệu tư pháp. 
  • Tiêu chí đánh giá: Để lựa chọn được đối tác phù hợp, các cơ quan quản lý cần dựa trên các tiêu chí đánh giá khắt khe:  
  • Kinh nghiệm chuyên ngành công nghệ – hồ sơ tư pháp: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm triển khai các dự án số hóa tương tự trong lĩnh vực quản lý nhà nước, đặc biệt là các dự án liên quan đến hồ sơ tư pháp. 
  • Quy trình chuẩn ISO: Đối tác cần có quy trình làm việc chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn ISO về quản lý chất lượng và an toàn thông tin. 
  • Bảo mật, phân quyền, sao lưu: Đảm bảo đối tác có các giải pháp bảo mật tiên tiến, khả năng thiết lập hệ thống phân quyền truy cập chi tiết và quy trình sao lưu dữ liệu an toàn, định kỳ. 
  • Hệ thống phần mềm quản lý hậu số hóa: Đối tác cần cung cấp một hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ hộ tịch tích hợp, dễ sử dụng, có khả năng tùy biến và mở rộng. 
  • Đội ngũ xử lý hồ sơ mờ, số, xuống cấp: Đội ngũ kỹ thuật viên cần có kinh nghiệm xử lý các loại hình hồ sơ hộ tịch khác nhau, bao gồm cả những hồ sơ cũ, mờ, số hoặc đã xuống cấp. 

Xem thêm: Số hóa hộ tịch: Thay đổi để cải thiện chất lượng lưu trữ hồ sơ của người dân

Giải pháp từ FSI: Tái cấu trúc dữ liệu tinh trên nền công nghệ số 

Hơn 17 năm kinh nghiệm được đánh giá có năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, đã nhận được sự tín nhiệm từ hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…    

  Chúng tôi tiếp cận bài toán số hóa hộ tịch bằng một quy trình chuyên sâu, từ khâu khảo sát, đánh giá hiện trạng, xây dựng phương án tối ưu, triển khai công nghệ hiện đại đến đào tạo và chuyển giao. Mục tiêu của FSI không chỉ là tạo ra dữ liệu điện tử mà còn là làm cho dữ liệu đó trở nên “sống”, dễ dàng khai thác và sử dụng. 

  • Công nghệ và trang thiết bị hiện đại:   

Công nghệ độc quyền do FSI nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ AI: big data, meachine learning, deep learning,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng  

Nhà phân phối chính thức của các hãng thiết bị số hóa giúp tối ưu thời gian, chi phí   

  • Quy trình làm việc đạt chuẩn ISO/ IEC 27001, ISO 9001  

 Quy trình chuyên nghiệp được tối ưu sau hơn 17 năm làm việc  

 Bảo mật thông tin khách hàng theo tiêu chuẩn an toàn thông tin ISI/IEC 27001: 2013.

Picture

   Năng lực triển khai xuất sắc của FSI trong lĩnh vực số hóa 

Việc số hóa hồ tịch không chỉ giúp các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và bảo vệ an toàn dữ liệu. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để phát triển dự án, hãy liên hệ ngay với FSI để được tư vấn miễn phí và nhận được giải pháp phù hợp nhất cho tổ chức của bạn. 

Xem thêm: