Trong kỷ nguyên số, để cải thiện hiệu suất vận hành, các doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào cũng cần triển khai các giải pháp quản lý văn bản điện tử để có thể lưu trữ, truy cập và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng mọi lúc mọi nơi. Dưới đây là 5 lời khuyên hữu ích nhất về quản lý tài liệu giúp nâng tầm hiệu suất dành cho các doanh nghiệp.
Lập kế hoạch quản lý tài liệu rõ ràng
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng giấy tờ được tạo ra cũng tăng theo. Do đó, để quản lý tài liệu tốt nhất cần bắt đầu bằng việc chuẩn hóa các tài liệu và lập kế hoạch để chuẩn hóa. Với một kế hoạch có cấu trúc, trình tự rõ ràng, việc điều hướng hệ thống lưu trữ, tìm kiếm các tài liệu cụ thể và đào tạo nhân viên mới về hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Việc lập kế hoạch quản lý các tài liệu có thể khác nhau tùy theo tổ chức và ngành nghề, nhưng các doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp sẽ làm việc với các tài liệu cụ thể nào?
- Ai sẽ sử dụng loại tài liệu nào? Liệu họ có cộng tác trên các file tài liệu đó không?
- Tài liệu được lưu trữ ở đâu? Khi sử dụng lưu trữ đám mây, liệu có cần bất kỳ ứng dụng hoặc nền tảng chuyên biệt nào để truy cập chúng không?
- Vòng đời của một tài liệu tiêu chuẩn là gì?
- Một tài liệu nên được xóa hoặc lưu trữ vào thời điểm nào?
Trong quá trình lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng cần xác định ai sẽ chịu trách nhiệm duy trì toàn bộ công tác quản lý hồ sơ tài liệu. Những người quản trị này nên chủ động trong việc phân quyền người dùng và tạo các tài liệu đào tạo, hướng dẫn cho người dung.
Lựa chọn hệ thống quản lý tài liệu phù hợp
Lưu trữ tài liệu vật lý tại chỗ tốn diện tích, làm tăng chi phí vận hành và giảm năng suất của nhân viên. Bằng cách số hóa các tài liệu này, các doanh nghiệp có thể loại bỏ những hạn chế kế trên, đồng thời, đem lại nhiều lợi ích như khả năng cộng tác trên file từ xa, dễ dàng áp dụng và tuân thủ quy định ngành, quy định nội bộ …
Một phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả sẽ cung cấp nhiều tính năng thiết yếu, nhưng mỗi hệ thống lại có những ưu nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần lưu ý các khía cạnh sau để lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu phù hợp nhất cho đơn vị mình:
- Khả năng bảo mật tài liệu chặt chẽ, chẳng hạn như mã hóa file, đặt mật khẩu nhiều lớp cho từng tệp hoặc phân quyền chi tiết cho người dùng.
- Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép nhân sự trong doanh nghiệp có thể nhanh chóng làm quen, sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian đào tạo.
- Lưu trữ dữ liệu trên cloud cho phép các nhân sự có thể truy cập tài liệu từ xa và cộng tác tiện lợi mọi lúc mọi nơi.
- Kiểm soát phiên bản khoa học, giúp người dùng theo dõi các thay đổi trong từng phiên bản của tài liệu và khôi phục các phiên bản trước đó khi cần thiết.
Trong số các giải pháp quản lý và lưu trữ tài liệu dành cho doanh nghiệp hiện nay, DocEye từ FSI là phần mềm nhận được nhiều đánh giá tích cực từ giới chuyên gia công nghệ và các khách hàng doanh nghiệp, tập đoàn lớn.
Hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh DocEye sở hữu nhiều tính năng thiết yếu, ứng dụng các công nghệ tiên tiến như OCR, OMR, ADRT, cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu hiệu quả.
Phân loại tài liệu một cách nhất quán
Phân loại là yếu tố then chốt trong quản lý tài liệu hiệu quả. Phân loại cung cấp cấu trúc tổ chức giúp các nhân sự trong doanh nghiệp tìm tài liệu chính xác.
Tất nhiên, không có cách phân loại tài liệu nào là đúng hay sai, nhưng việc áp dụng một mô hình nhất quán là điều cần thiết để bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy đúng file cần thiết.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, lựa chọn đơn giản nhất là chuẩn hóa quy ước đặt tên thư mục và tệp tài liệu. Chúng thường được nhóm lại thành các chủ đề cấp cao sau đó thu hẹp thành các dự án cụ thể. Ví dụ, một nhóm có tên “Tài liệu Khách hàng” có thể bao gồm các thư mục cho từng khách hàng và các thư mục phụ bổ sung cho các dự án đang triển khai cho mỗi khách hàng.
Truy cập tài liệu từ xa phải là ưu tiên
Dù một vài nhân sự hiện nay dành ít thời gian ở văn phòng nhưng điều đó không có nghĩa là họ ít làm việc với tài liệu hơn. Ngược lại, những nhân viên thường xuyên truy cập tài liệu từ xa, cho dù làm việc tại nhà hay khi đi công tác.
Hơn nữa, nhu cầu thường xuyên cộng tác trên các file tài liệu từ xa đang khiến việc phụ thuộc vào các phương thức truyền thống như gửi qua lại các tệp đính kèm trong email hay bằng phần mềm nhắn tin trở nên thiếu hiệu quả.
Đó cũng là lí do khiến các dịch vụ đám mây giúp truy cập và cộng tác trên tài liệu tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào đang dần trở nên phổ biến hơn. Đặc biệt, các hệ thống quản lý tài liệu trên cloud thường cung cấp các tính năng chỉnh sửa hoặc nhận xét và có thể sử dụng trên điện thoại thông minh để xem, chỉnh sửa hoặc ký tài liệu một cách an toàn.
Kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động quản lý tài liệu của doanh nghiệp định kỳ
Không có nhiều doanh nghiệp có thể hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu ngay từ lần triển khai đầu tiên. Mọi thứ từ phần mềm mới đến các quy định mới sẽ buộc một tổ chức phải thay đổi dần dần theo thời gian. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra thường xuyên để đảm bảo hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp phục vụ đúng mục đích là một hoạt động cần thiết.
Mỗi tổ chức sẽ có các tiêu chuẩn khác nhau để kiểm tra và cải thiện hệ thống quản lý, lưu trữ tài liệu của mình. Một số tiêu chuẩn nhất định đã được pháp luật quy định và một số khác chỉ đơn giản là dựa trên kinh nghiệm vận hành tốt nhất. Trong mọi trường hợp, các nhà quản lý doanh nghiệp nên xem xét kỹ kế hoạch quản lý hồ sơ tài liệu và xác định xem hệ thống hiện tại có hoạt động như mong đợi hay cần được điều chỉnh, đặc biệt là sau khi tổ chức, doanh nghiệp trải qua những thay đổi lớn, như tái cơ cấu, sát nhập, …
Trên đây là 5 lời khuyên được đúc kết từ kinh nghiệm tư vấn, triển khai các giải pháp về quản lý tài liệu giúp nâng tầm hiệu suất cho hàng ngàn doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước của FSI. Hy vọng đã đem lại cho các cấp quản lý, các cán bộ văn thư nhiều gợi ý quan trọng để triển khai hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả tại đơn vị mình.
