Trong thời đại số hóa hiện nay, việc chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử đang trở thành một xu hướng quan trọng trong các tổ chức và doanh nghiệp. Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ mang lại nhiều lợi ích hiệu quả về mặt chi phí và quản lý thông tin mà còn đóng góp vào việc bảo vệ môi trường.
Hãy cùng tìm hiểu tại sao số hóa tài liệu trở thành một phương pháp lưu trữ thông tin phổ biến và hiệu quả, đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay nhé!
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Tại sao phải số hóa tài liệu lưu trữ?
Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi các tài liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này không chỉ giúp bảo quản tài liệu lâu dài mà còn tăng cường khả năng truy cập và quản lý thông tin. Số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
Tiết kiệm không gian
Tài liệu số có thể lưu trữ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ đám mây, giảm bớt việc cần phải lưu trữ vật lý như tài liệu giấy, giúp tiết kiệm không gian văn phòng.
Dễ dàng truy cập và tìm kiếm
Khi tài liệu được số hóa, việc tìm kiếm và truy cập trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm thông tin trong tài liệu.
Thay vì phải đi tìm, chỉ với 1 cú click chuột, bạn sẽ tìm thấy tài liệu mình cần
Bảo vệ tài liệu
Tài liệu số có thể được sao lưu dễ dàng và an toàn hơn so với tài liệu giấy. Điều này giúp bảo vệ tài liệu khỏi mất mát do thiên tai, hỏng hóc hoặc mất mát vật lý.
Chia sẻ dễ dàng
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu số qua email, dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc các phương tiện truyền thông xã hội mà không cần phải in và gửi qua bưu điện.
Tích hợp với công nghệ
Tài liệu số có thể dễ dàng tích hợp với các công nghệ khác như phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống CRM (Quản lý Mối quan hệ Khách hàng), hoặc hệ thống quản lý dữ liệu doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.
Bảo vệ môi trường
Số hóa tài liệu giúp giảm lượng giấy và mực in được sử dụng, giúp giảm lượng chất thải và ảnh hưởng đến môi trường
Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay tại Việt Nam
Theo báo cáo của Cục Công nghiệp và Thương mại Việt Nam, có một sự gia tăng đáng kể trong số lượng doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số trong những năm gần đây. Điều này góp phần thúc đẩy nhu cầu về số hóa lưu trữ để quản lý thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Số hóa tài liệu giúp tối ưu thời gian, tăng hiệu quả làm việc cho người dùng
Chính phủ Việt Nam đã đưa ra các chính sách và chiến lược hỗ trợ cho việc chuyển đổi số, bao gồm cả việc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển cơ sở hạ tầng số và thúc đẩy việc sử dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực khác nhau. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhu cầu số hóa lưu trữ.
Các công ty công nghệ và dịch vụ lưu trữ đám mây cũng đang mở rộng hoạt động của họ tại Việt Nam, cung cấp giải pháp và dịch vụ để hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức quản lý dữ liệu trực tuyến. Sự gia tăng này phản ánh nhu cầu ngày càng tăng về số hóa lưu trữ.
Với những lợi ích và tiềm năng mà số hóa lưu trữ mang lại, dường như nhu cầu này sẽ tiếp tục tăng lên trong thời gian tới tại Việt Nam.
Các yếu tố quyết định đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ
Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí:
1. Khối lượng tài liệu
- Số lượng trang: Tổng số trang cần số hóa là yếu tố quan trọng nhất quyết định Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ. Số lượng trang lớn có thể giảm đơn giá trên mỗi trang.
- Kích thước tài liệu: Kích thước của tài liệu (A4, A3, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, v.v.) cũng ảnh hưởng đến chi phí.
2. Loại tài liệu
- Tài liệu giấy: Bao gồm các tài liệu thông thường như giấy in, báo cáo, hồ sơ.
- Tài liệu đặc biệt: Các loại tài liệu như bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu khổ lớn, tài liệu cũ hoặc dễ hư hỏng có thể yêu cầu kỹ thuật số hóa đặc biệt và do đó có chi phí cao hơn.
3. Chất lượng quét
- Độ phân giải: Độ phân giải cao thường dẫn đến chi phí cao hơn do yêu cầu về thời gian và dung lượng lưu trữ.
- Chế độ màu: Quét màu thường đắt hơn so với quét đen trắng hoặc xám.
4. Xử lý hình ảnh và OCR
- Chỉnh sửa và xử lý hình ảnh: Các yêu cầu về chỉnh sửa, cắt xén, loại bỏ nhiễu, và cải thiện chất lượng hình ảnh có thể tăng chi phí.
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Tích hợp OCR để chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể tìm kiếm được thường đắt hơn do yêu cầu xử lý phức tạp.
5. Tình trạng tài liệu
- Tài liệu cũ hoặc hư hỏng: Tài liệu cũ, dễ rách hoặc hư hỏng cần phải được xử lý cẩn thận, do đó tăng chi phí số hóa.
- Tài liệu đóng quyển hoặc đóng gói: Tài liệu đóng quyển hoặc tài liệu có cách tổ chức phức tạp có thể yêu cầu thêm công đoạn xử lý.
Có rất nhiều loại tài liệu cần xử lý sớm tránh tình trạng khó khôi phục
6. Yêu cầu về bảo mật
- Bảo mật thông tin: Các tài liệu nhạy cảm yêu cầu biện pháp bảo mật cao hơn trong quá trình số hóa, dẫn đến chi phí cao hơn.
- Quy trình kiểm soát: Các quy trình kiểm soát chất lượng và bảo mật nghiêm ngặt cũng ảnh hưởng đến chi phí.
7. Công nghệ và phần mềm sử dụng
- Phần mềm quét và xử lý: Sử dụng phần mềm tiên tiến và các công cụ tự động hóa có thể tăng chi phí đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ nhưng cải thiện hiệu quả và chất lượng.
- Thiết bị quét: Chi phí sử dụng các thiết bị quét chuyên dụng, hiện đại cũng ảnh hưởng đến đơn giá.
8. Địa điểm và lưu trữ
- Vị trí địa lý: Chi phí vận chuyển tài liệu đến nơi số hóa và trả lại sau khi số hóa cũng cần được xem xét.
- Yêu cầu lưu trữ tạm thời: Lưu trữ tạm thời tài liệu trước và sau khi số hóa có thể phát sinh chi phí bổ sung.
9. Dịch vụ đi kèm
- Phân loại và lập mục lục: Chi phí phân loại, lập mục lục và tổ chức tài liệu trước và sau khi số hóa.
- Tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật: Dịch vụ tư vấn về quy trình số hóa, hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì sau khi hoàn thành.
- Một số dịch vụ đi kèm khác
Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ mà còn tác động đến chất lượng và hiệu quả của quá trình số hóa. Khi xem xét dự án số hóa, việc đánh giá cẩn thận các yếu tố này sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác về ngân sách và lựa chọn dịch vụ phù hợp.
So sánh đơn giá tài liệu lưu trữ một số đơn vị trên thị trường
| Đơn vị số hóa | Đơn giá (USD/Trang) | Điều kiện | Đặc điểm |
|---|---|---|---|
| ScanCorp | $0.10 – $0.15 | Không yêu cầu tối thiểu | Tốc độ xử lý nhanh, chất lượng cao |
DocDigitize | $0.08 – $0.12 | Yêu cầu ít nhất 100 trang | Giảm giá cho lượng lớn, hỗ trợ đa ngôn ngữ |
SecureDocs | $0.15 – $0.20 | Không yêu cầu tối thiểu | Có các tính năng bảo mật nâng cao, hỗ trợ tùy chỉnh |
FlexiScan | $0.12 – $0.18 | Yêu cầu ít nhất 50 trang | Tính linh hoạt cao trong việc định giá, hỗ trợ API |
Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cần xem xét kỹ lưỡng về các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ như số lượng tài liệu, định dạng, yêu cầu xử lý… Khách hàng nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để nhận đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ cụ thể và phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ tốt nhất tại Việt Nam – FSI đang cung cấp
Dịch vụ số hóa tài liệu
Chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như văn bản viết tay, bản in trên giấy, với nhiều định dạng khác nhau thành dạng dữ liệu điện tử, dễ dàng quản lý tập trung và tìm kiếm nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Phân loại, xác định giá trị của tài liệu, sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Dịch vụ Scan tài liệu
Scan và chuyển đổi các tài liệu vật lý với nhiều chủng loại khác nhau sang các định dạng kỹ thuật số PDF, TIFF, JPG, PNG theo yêu cầu của khách hàng.
Dịch vụ nhập liệu
Chuyển đổi định dạng của thông tin như tài liệu bản viết tay, bản in, bảng tính sang định dạng điện tử thông qua nhập liệu, mã hóa bằng phần mềm chuyên biệt, hỗ trợ quá trình khai thác dữ liệu hiệu quả.
Dịch vụ GIS
Thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu từ không gian địa lý, qua đó thực hiện biên tập, lưu trữ dữ liệu bản đồ, thao tác trên bản đồ gắn với sự vật ngoài không gian thực.
Dịch vụ số hóa 3D
Tạo dựng các phiên bản kỹ thuật số 3D của các vật thể ngoài đời thực thông qua đồ họa máy tính hoặc bằng công nghệ quét bề mặt (scan), với tính ứng dụng đa dạng trong đa ngành.
Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn FSI làm đơn vị số hóa tài liệu lưu trữ
- 16+ năm kinh nghiệm triển khai thực tế trong lĩnh vực số hóa – chuyển đổi số
- 100+ kỹ sư và chuyên gia đầu ngành trong số hóa và xử lý dữ liệu điện tử
- 4 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Cần Thơ
- Công nghệ số hóa hiện đại
- Tối ưu chi phí và thời gian triển khai dự án số hóa
- Quy trình chuyên nghiệp
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001
- Tư vấn và triển khai giải pháp công nghệ hiệu quả, phù hợp với ngành nghề và mô hình riêng của doanh nghiệp
Tổ chức nên sớm số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của mình, tối ưu thời gian và khả năng lưu trữ
Là đối tác tin cậy của hơn 5500 khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên toàn quốc, FSI tin rằng sự hài lòng của khách hàng là thước đo thành công chân thực nhất. Với đa dạng sản phẩm, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp dễ dàng vào các hệ thống, FSI đem tới giải pháp chuyển đổi số lấy dữ liệu, đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp.
Vậy đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ của FSI ra sao? Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí!
