Cập nhật công nghệ OCR mới nhất giúp doanh nghiệp tự động hóa xử lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác, giảm sai sót và tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp.
Công nghệ nhận dạng ký tự OCR là gì? Vì sao công nghệ này đang được tổ chức ưu tiên lựa chọn
OCR (Optical Character Recognition), hay còn gọi là Nhận dạng Ký tự Quang học, là một công nghệ mang tính cách mạng, cho phép chuyển đổi các hình ảnh chứa văn bản (ví dụ: hóa đơn scan, ảnh chụp hóa đơn) thành dữ liệu dạng văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Thay vì phải nhập liệu thủ công từng dòng, từng con số từ hóa đơn giấy, công nghệ OCR tự động “đọc” và trích xuất thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Vậy, điều gì khiến OCR trở thành lựa chọn ưu tiên của các tổ chức hiện nay trong bài toán xử lý hóa đơn?
- Giải quyết triệt để bài toán thủ công: Trong môi trường kinh doanh với số lượng hóa đơn ngày càng tăng, việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra sai sót do yếu tố con người. OCR tự động hóa quy trình này, giúp nhân viên kế toán tập trung vào các công việc phân tích và chiến lược quan trọng hơn.
- Tăng tốc độ xử lý vượt trội: So với việc nhập liệu bằng tay, OCR có thể xử lý một lượng lớn hóa đơn trong thời gian ngắn hơn đáng kể, giúp rút ngắn chu kỳ thanh toán và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.
- Nâng cao độ chính xác của dữ liệu: Sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công là điều khó tránh khỏi. OCR với các thuật toán tiên tiến giúp giảm thiểu đáng kể các lỗi sai sót, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính, từ đó hỗ trợ các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
- Cải thiện khả năng truy cập và quản lý dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn sau khi được xử lý bằng OCR có thể dễ dàng được lưu trữ, tìm kiếm và trích xuất khi cần thiết. Điều này giúp việc quản lý tài liệu kế toán trở nên khoa học và hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ tốt hơn cho các hoạt động kiểm toán và báo cáo.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Mặc dù có chi phí đầu tư ban đầu, việc áp dụng OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí nhân lực cho việc nhập liệu, in ấn, lưu trữ vật lý và các chi phí phát sinh do sai sót dữ liệu.
Với những ưu điểm vượt trội này, OCR không chỉ là một công nghệ hỗ trợ mà đã trở thành một công cụ chiến lược giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
Xử lý hóa đơn bằng OCR – Cách hoạt động và ứng dụng thực tế
Quy trình xử lý hóa đơn bằng công nghệ OCR thường diễn ra theo các bước cơ bản sau:
- Thu thập hóa đơn: Hóa đơn có thể được thu thập dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm hóa đơn giấy (sau khi được scan hoặc chụp ảnh) và hóa đơn điện tử (thường ở định dạng PDF hoặc XML).
- Tải lên hệ thống OCR: Hóa đơn (dạng hình ảnh hoặc file) được tải lên phần mềm hoặc hệ thống OCR.
- Tiền xử lý hình ảnh (nếu cần): Hệ thống có thể thực hiện các bước tiền xử lý hình ảnh như làm rõ, xoay, căn chỉnh để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho quá trình nhận dạng.
- Phân tích và nhận dạng ký tự: Thuật toán OCR sẽ phân tích cấu trúc của hình ảnh, xác định các vùng chứa văn bản và tiến hành nhận dạng từng ký tự.
- Trích xuất dữ liệu: Sau khi nhận dạng ký tự, hệ thống sẽ sử dụng các mẫu và quy tắc được thiết lập để trích xuất các trường dữ liệu quan trọng trên hóa đơn, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, số hóa đơn, ngày lập, danh sách hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, tổng tiền thanh toán, thuế suất, v.v.
- Kiểm tra và xác thực dữ liệu: Dữ liệu sau khi được trích xuất sẽ được hiển thị để người dùng kiểm tra và xác thực tính chính xác. Các phần mềm OCR tiên tiến thường tích hợp các công cụ đối chiếu và học máy để tự động phát hiện và cảnh báo các sai sót tiềm ẩn.
- Xuất dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn đã được xử lý và xác thực có thể được xuất ra ở nhiều định dạng khác nhau (CSV, Excel, XML, v.v.) để tích hợp với các hệ thống kế toán, ERP hoặc các ứng dụng quản lý khác.
Ứng dụng thực tế của công nghệ OCR trong xử lý hóa đơn
- Tự động hóa nhập liệu: Thay vì nhập liệu thủ công, nhân viên kế toán chỉ cần tải hóa đơn lên hệ thống OCR, phần mềm sẽ tự động trích xuất dữ liệu và chuyển vào hệ thống kế toán.
- Đối chiếu hóa đơn tự động: OCR có thể giúp đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, giúp phát hiện các sai lệch một cách nhanh chóng.
- Quản lý chi phí hiệu quả: Dữ liệu hóa đơn được số hóa và quản lý tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích và kiểm soát chi phí.
- Tối ưu hóa quy trình thanh toán: Việc xử lý hóa đơn nhanh chóng hơn giúp rút ngắn thời gian thanh toán cho nhà cung cấp, cải thiện mối quan hệ kinh doanh.
- Hỗ trợ tuân thủ và kiểm toán: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ điện tử một cách có hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin khi có yêu cầu kiểm toán hoặc tuân thủ các quy định pháp lý.
Lợi ích vượt trội khi áp dụng OCR trong xử lý hóa đơn.
Việc “bắt tay” với công nghệ OCR trong quy trình xử lý hóa đơn mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp và tổ chức:
- Rút ngắn đến 50% thời gian xử lý hóa đơn: Đây là một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất. OCR tự động hóa phần lớn công việc nhập liệu thủ công, giải phóng nhân viên kế toán khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và phân tích cao hơn.
- Giảm thiểu sai sót trong dữ liệu: Với khả năng nhận dạng chính xác và các công cụ kiểm tra tích hợp, OCR giúp giảm thiểu đáng kể các lỗi sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính, từ đó nâng cao chất lượng báo cáo và hỗ trợ các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
- Tăng cường độ chính xác và bảo mật dữ liệu tài chính: Dữ liệu hóa đơn sau khi được xử lý bằng OCR được lưu trữ điện tử một cách an toàn, giảm thiểu nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép so với việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống. Các phần mềm OCR hiện đại thường tích hợp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm.
- Tiết kiệm nhân lực – tăng hiệu suất kế toán: Bằng cách tự động hóa quy trình nhập liệu, OCR giúp giảm tải công việc cho bộ phận kế toán, cho phép họ xử lý một lượng lớn hóa đơn với nguồn lực ít hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực và đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ kế toán.
- Tính toán rõ ràng ROI khi khai báo: Mặc dù có chi phí đầu tư ban đầu, việc áp dụng OCR mang lại lợi tức đầu tư (ROI) rõ ràng thông qua việc tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí nhân lực và nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán được khoản tiết kiệm chi phí và thời gian cụ thể sau khi triển khai OCR.
Lợi ích của OCR khi ứng dụng trong xử lý hóa đơn
OCR phù hợp với doanh nghiệp và tổ chức có khối lượng hóa đơn lớn
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, công nghệ OCR đặc biệt phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cho các doanh nghiệp và tổ chức có những đặc điểm sau:
- Khối lượng hóa đơn đầu vào lớn: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, thương mại điện tử, dịch vụ với số lượng giao dịch và hóa đơn hàng ngày, hàng tháng lớn sẽ nhận thấy sự khác biệt rõ rệt về tốc độ và hiệu quả khi áp dụng OCR.
- Quy trình kế toán phức tạp: Các tổ chức có nhiều phòng ban, nhiều quy trình phê duyệt hóa đơn phức tạp sẽ hưởng lợi từ khả năng tự động hóa quy trình làm việc (workflow) của các phần mềm OCR tiên tiến.
- Yêu cầu cao về độ chính xác và bảo mật dữ liệu: Các ngành như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, nơi mà độ chính xác và bảo mật dữ liệu tài chính là yếu tố sống còn, OCR là một giải pháp không thể thiếu.
- Mong muốn tối ưu hóa chi phí vận hành: Bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn cắt giảm chi phí nhân lực, chi phí lưu trữ và các chi phí phát sinh do sai sót dữ liệu đều có thể hưởng lợi từ việc áp dụng OCR.
Tuy nhiên, ngay cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ với khối lượng hóa đơn không quá lớn cũng có thể xem xét áp dụng OCR để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong dài hạn.
Lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm nhận dạng ký tự OCR cho xử lý hóa đơn
Việc lựa chọn một phần mềm OCR phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả đầu tư và tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần cân nhắc:
- Độ chính xác: Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu. Phần mềm OCR cần có khả năng nhận dạng chính xác các ký tự, con số và các trường dữ liệu trên nhiều loại hóa đơn khác nhau, kể cả hóa đơn có chất lượng hình ảnh không tốt.
- Tốc độ xử lý: Tốc độ nhận dạng và trích xuất dữ liệu cần đáp ứng được khối lượng hóa đơn của doanh nghiệp bạn, đảm bảo không làm chậm trễ quy trình kế toán.
- Khả năng tùy biến: Phần mềm cần có khả năng tùy chỉnh để nhận diện các trường dữ liệu đặc thù trên các mẫu hóa đơn khác nhau mà doanh nghiệp bạn thường xuyên giao dịch.
- Hỗ trợ tiếng Việt và đa dạng mẫu hóa đơn: Đối với các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, khả năng nhận dạng tiếng Việt chính xác và đọc được nhiều mẫu hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy theo quy định của Việt Nam) là một yếu tố không thể bỏ qua.
- Cân nhắc giữa giải pháp cài đặt và đám mây:
- Giải pháp cài đặt: Phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu và muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống.
- Giải pháp đám mây: Linh hoạt, dễ dàng mở rộng và thường có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn.
- Yếu tố pháp lý – cần được chứng minh là đã được công nhận: Đảm bảo phần mềm OCR và quy trình xử lý hóa đơn của bạn tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu kế toán. Nhà cung cấp cần cung cấp các chứng nhận và cam kết về mặt pháp lý.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số, hóa đơn hàng đầu Việt Nam.
FSI là công ty số hóa và chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, FSI cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa tài liệu tổng thể gồm:
- Dịch vụ số hóa tài liệu
- Dịch vụ scan tài liệu
- Dịch vụ nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng phần mềm quản lý
- Tư vấn chuyển đổi số
- Cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu
Trong đó, công nghệ OCR của FSI có ưu điểm nổi bật:
- Độ chính xác cao nhận dạng tiếng Việt chính xác đến 98%
- Số hóa giản đồ chính xác đạt độ chính xác trên 90%
- Hiệu suất xử lý cao cho phép xử lý song song với hiệu suất 6s/trang
- Bóc tách dữ liệu tự động và linh hoạt không phụ thuộc vào biểu mẫu, văn bản hành chính
- Tích hợp mạnh mẽ với nhiều hệ thống của khách hàng
- Cơ chế học máy thông minh giúp hệ thống tự động nâng cao độ chính xác.
Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI tự tin mang đến công nghệ OCR đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng, qua đó, đem tới sự tối ưu về chi phí và thời gian triển khai cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Những con số ấn tượng chứng minh năng lực xuất sắc của FSI
Giải pháp OCR được “may đo” riêng cho quy trình nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp lớn. Trao đổi ngay với FSI về giải pháp tích hợp ngay hôm nay.
Xem thêm:
