Do tình hình dịch bệnh covid 19 bùng phát trở lại với diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp đã phải kích hoạt chế độ “work from home” (làm việc từ xa). Tuy nhiên, để làm việc tại nhà hiệu quả, nhân viên cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để bản thân không bị xao nhãng và đảm bảo đúng tiến độ công việc đã đề ra.
Dịch bệnh bùng phát lần 3 khiến nhiều doanh nghiệp một lần nữa buộc phải kích hoạt chế độ làm việc từ xa. Vậy, làm việc từ xa như thế nào cho hiệu quả? Làm thế nào để nhân viên vẫn thấm nhuần được giá trị cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp? Làm thế nào để tăng sự kết nối giữa nhân viên và lãnh đạo?
Để làm việc hiệu quả trong mùa dịch, một lời khuyên hữu ích dành cho cán bộ nhân viên là cần tuân thủ những quy tắc cơ bản sau: Tự giác, đảm bảo kết nối và tạo không gian riêng…
Nâng cao tinh thần tự giác
Để làm việc online hiệu quả nguyên tắc đầu tiên mà chúng ta cần là nâng cao tinh thần làm việc tự giác, thúc đẩy bản thân hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Chẳng hạn như việc giữ nguyên những khung giờ như đi làm tại cơ quan là cách tuyệt vời để bạn làm việc tại nhà hiệu quả trong mùa dịch Covid 19. Hãy bắt đầu và kết thúc công việc đúng giờ!
Làm việc online, mọi người có thể rút ngắn thời gian di chuyển tới công ty, do đó, không tránh khỏi trường hợp mọi người “delay” thời gian bắt đầu công việc của mình thêm vài phút hoặc kết thúc công việc muộn hơn bình thường. Tuy nhiên, đừng để việc này đi quá xa dẫn đến thời gian làm việc bị rút ngắn hoặc công việc ảnh hưởng.
Hãy nói “không” với lười biếng và trì hoãn khi làm việc online tại nhà. Đặc biệt, không để các công việc trong gia đình hay nhưng thú vui giải trí tác động đến mình trong lúc cần tập trung làm việc. Với trường hợp nhân viên đã có gia đình hay con nhỏ, hãy tìm một người giữ trẻ để bạn không bị làm phiền thường xuyên, giúp đảm bảo tiến độ công việc một cách tốt nhất.
Thêm vào đó, để nâng cao tinh thần tự giác, toàn thể nhân viên hãy rạch ròi phân chia thời gian biểu của mình.
Lên kế hoạch làm việc chi tiết
Khi làm việc online, chúng ta thường có khuynh hướng dễ dãi với bản thân, vì thế việc tạo ra một kế hoạch chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Kế hoạch đó sẽ bao gồm những việc cần làm, thời gian hoàn thành để giữ đúng tiến độ công việc. Việc này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, không bị xao nhãng cũng như bỏ sót bất kì công việc quan trọng nào.
Điều này cũng giúp nhân viên khiến bản thân trở nên bận rộn, đắm chìm trong công việc với áp lực cao để hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất.
Tạo không gian riêng
Thiết lập một không gian làm việc tối ưu là điều cực kỳ quan trọng khi làm việc online. Một không gian làm việc yên tĩnh và tiện lợi sẽ giúp cho mọi người tập trung để hoàn thành công việc tốt hơn. Tuyệt đối đừng làm việc trên giường, hay ghế sofa, bởi vì những thứ đó rất dễ dàng ru ngủ chúng ta trước khi kịp hoàn thiện công việc.
Một điều cần lưu ý nữa đó là bạn hãy giữ không gian làm việc của mình sạch sẽ và thông thoáng, cũng như đảm bảo đủ ánh sáng để tăng sự tập trung và cảm hứng khi giải quyết công việc nhé. Tốt nhất là nên chọn không gian làm việc có bàn ghế, ánh sáng tốt và nhìn ra ô cửa sổ thoáng đãng. Không gian thông thoáng cũng tăng cảm hứng và nâng cao hiệu quả công việc của bạn!
Đảm bảo kết nối với đồng nghiệp
Một trong những nguyên tắc quan trọng cần lưu ý khi làm việc online đó là, bạn hãy chắc chắn rằng mình có các phương tiện kỹ thuật để kết nối với các đồng nghiệp. Do đặc thù công việc cần có sự trao đổi, thống nhất nên không tránh khỏi những cuộc họp thường xuyên hoặc những cuộc gọi bất kỳ từ sếp.
Barbara – một giáo sư chuyên nghiên cứu làm việc từ xa tại Đại học Đông Bắc Boston đã chia sẻ kinh nghiệm rằng: “Hãy dành ra khoảng 10 phút để có cuộc gọi trao đổi công việc với cấp trên của bạn khi bắt đầu và kết thúc một ngày”. Vì thế, việc đảm bảo kết nối là cực kỳ quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc của mỗi cá nhân và từng phòng ban. Những phương tiện bắt buộc phải có khi làm việc online đó là: internet, máy tính, điện thoại,…
Bên cạnh đó, các bạn có thể xem xét việc thành lập một nhóm hỗ trợ gồm những bạn bè và đồng nghiệp cũng đang làm việc tại nhà để trao đổi và đóng góp ý kiến thường xuyên.
Sử dụng những công cụ hỗ trợ phù hợp
Vận hành doanh nghiệp theo hình thức từ xa đòi hỏi cần có những công cụ hỗ trợ. Các công cụ cần đảm bảo việc quản lý và bộ máy vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Đó có thể là những phần mềm hỗ trợ họp từ xa như: Zoom, Meeting, Skype,…. Hay những công cụ hỗ trợ việc thiết lập quy trình làm việc online tự động, quản lý công việc đội nhóm từ xa, thống kê báo cáo hiệu quả quản lý, chia sẻ và quản lý tài liệu tăng không giới hạn, trình ký tự động như phần mềm quản trị dữ liệu DocEye, hệ thống số hóa thông minh D-IONE,…
Tuy nhiên công cụ hỗ trợ phải được dựa trên tiêu chí phù hợp với quy mô hay hình thức vận hành của doanh nghiệp vì rất có thể một số công cụ phù hợp với doanh nghiệp này nhưng lại không hiệu quả với doanh nghiệp khác khi áp dụng. Chính vì vậy tính “phù hợp” phải được tôn trọng.
Nhìn chung, làm việc online hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều tới tinh thần tự giác và sự chuyên nghiệp của mỗi cán bộ, nhân viên. Diễn biến bệnh dịch ngày càng phức tạp bắt buộc bản thân mỗi người phải chấp nhận và thích nghi với phong cách làm việc online mà không cần đến văn phòng. Hy vọng qua bài viết này, người FSI sẽ nằm lòng những bí quyết nêu trên để WORK FROM HOME một cách hiệu quả nhất!
