Trong tương lai, một văn phòng không giấy tờ sẽ phát triển tại Việt Nam. Đó là viễn cảnh khi mà các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.
Tương lai không giấy tờ tại Việt Nam
Xu thế tất yếu của “không giấy tờ”
Trong làn sóng cách mạng 4.0, mọi việc sẽ phát triển mạnh mẽ dưới sự tác động của công nghệ. Văn phòng nói riêng và nơi làm việc nói chung theo đó cũng biến đổi theo dòng phát triển chung.
Hiện nay, thông tin được xem như tài sản quý giá của doanh nghiệp. Nếu là lĩnh vực báo chí, các báo mạng sẽ cạnh tranh lên tin bài trước đối thủ, có nhiều độc giả hơn. Giữa các doanh nghiệp đấu thầu, bên nào có thể đưa ra bản đề xuất sớm hơn sẽ chiếm ưu thế hơn. Để thông tin luôn được thông suốt và liền mạch đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần có cách quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nhưng thực trạng hiện nay bình quân doanh nghiệp mất đến 40% thời gian để tìm kiếm thông tin mình đã tạo ra. Có nghĩa trong 8 tiếng làm việc hàng ngày, mỗi nhân viên phải mất đến khoảng 3 tiếng để đi tìm một thông tin đã có sẵn của công ty. Điều này gây nên sự ảnh hưởng rất lớn về thời gian, công sức cũng như hiệu quả công việc.
Tiết kiệm thời gian chính là tiết kiệm tiền bạc và nhân lực
Để khắc phục hiện trạng này, các phần mềm văn bản lần lượt ra đời như một giải pháp kịp thời, giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý thông tin một cách hiệu quả. Đó là biểu hiện một nhu cầu tất yếu là “một văn phòng không giấy tờ”.
Điều gì sẽ giúp biến văn phòng của bạn trở thành không giấy tờ ?
Công nghệ sẽ là công cụ chính giúp chúng ta biến tương lai về một văn phòng không giấy tờ trở thành hiện thực. Hiện nay trên thị trường Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp cung cấp các giải pháp, các phần mềm nhằm giúp các đơn vị giảm thiểu thời gian lãng phí, nâng cao năng suất lao động.
Đối với tổ chức, doanh nghiệp thì thông tin hay thời gian đều là vàng bạc. Áp dụng phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc tìm kiếm thông tin dễ dàng, tiết kiệm thời gian sẽ giúp cho công việc được xử lý thuận lợi, đẩy nhanh tiến độ. Như vậy mới có thể tiết kiệm tiền bạc và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một trong những giải pháp hiệu quả mà ngày nay được các doanh nghiệp tìm đến là “Số hóa tài liệu”. Theo đó, các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.
Theo đó, với phần mềm quản lý văn bản, khi cần sử dụng một thông tin cũ bạn chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống tài liệu của phần mềm thông tin đó và trực tiếp sử dụng. Tiết kiệm thời gian và xử lý công việc hiệu quả cũng chính là tiết kiệm tiền bạc cho mọi doanh nghiệp.
Số hóa tài liệu giúp xây dựng văn phòng không giấy tờ tại Việt Nam
Như vậy tương lai về một văn phòng giấy tờ sẽ không còn xa đó chỉ là vấn đề thời gian. Doanh nghiệp của bạn đang ở đâu trong chuỗi phát triển này?
