Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn băn khoăn: “Liệu đầu tư số hoá tài liệu có lãng phí?” Thực tế, nếu đi đúng lộ trình, số hoá không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu suất trên hành trình chuyển đổi số. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ lộ trình số hoá tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) .
Hiểu đúng về số hoá tài liệu và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)
Số hoá tài liệu là gì?
Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi toàn bộ hồ sơ, giấy tờ, sổ sách… từ dạng vật lý sang dạng dữ liệu điện tử. Tài liệu sau khi được quét, nhận dạng và lưu trữ trên hệ thống sẽ dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, chỉnh sửa và bảo mật hơn.
Khác với việc chỉ “scan” thông thường, số hoá tài liệu là một quy trình có tổ chức, bao gồm chuẩn hóa định dạng, phân loại tài liệu và xây dự và xây dựng hệ thống quản lý tập trung. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi dữ liệu đều có thể được truy xuất nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) là gì?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (Tiếng Anh: Small and Medium Enterprise, viết tắt: SME) là thuật ngữ chỉ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, được xác định dựa trên các tiêu chí về quy mô như số lượng lao động, doanh thu hàng năm hoặc tổng vốn đầu tư. SME thường có đặc điểm là quy mô hoạt động nhỏ gọn, tính linh hoạt cao, và đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế ở cả cấp độ địa phương và quốc gia.
Theo số liệu từ Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, hiện nay cả nước có khoảng 800.000 doanh nghiệp đang hoạt động. Trong đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa (gọi tắt là DN SME) chiếm tỷ lệ đáng kể, lên đến hơn 98% tổng số doanh nghiệp.
Chính vì vậy, việc xây dựng lộ trình số hoá tài liệu phù hợp giúp SME tận dụng nguồn lực hiệu quả, giảm tải nhân sự hành chính và tạo nền tảng dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện sau này.
Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần số hoá tài liệu?
Khó khăn thực tế của doanh nghiệp vừa và nhỏ trước khi số hoá tài liệu
Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn quản lý hồ sơ theo cách truyền thống: lưu trữ giấy tờ trong tủ hồ sơ, phân loại thủ công và tra cứu bằng tay. Cách làm này vốn tồn tại nhiều bất cập:
- Thất lạc tài liệu, mất thời gian tra cứu: Một hợp đồng hoặc chứng từ có thể nằm lẫn trong hàng trăm tập hồ sơ, khiến việc tìm kiếm mất hàng giờ.
- Khó chia sẻ thông tin giữa các phòng ban: Tài liệu giấy không thể truy cập cùng lúc, dẫn đến luồng thông tin chậm trễ, dễ sai sót.
- Chi phí lưu trữ tăng theo thời gian: Doanh nghiệp phải tốn diện tích, công sức và chi phí nhân sự chỉ để quản lý, phân loại và bảo quản tài liệu cũ.
- Rủi ro mất mát dữ liệu: Hỏa hoạn, ẩm mốc hoặc đơn giản là lỗi con người đều có thể khiến dữ liệu bị mất vĩnh viễn.
Những hạn chế này khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lo ngại về hiệu quả của quy trình vận hành và băn khoăn liệu việc đầu tư vào số hoá tài liệu có thật sự đáng hay không.
Lợi ích sau khi số hoá tài liệu
Trên thực tế, khi áp dụng đúng lộ trình số hoá tài liệu, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhận thấy ngay những giá trị rõ rệt:
- Tiết kiệm chi phí & thời gian
Việc chuyển toàn bộ hồ sơ giấy sang dữ liệu số giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lưu trữ, in ấn, vận chuyển và nhân sự hành chính. Đồng thời, chỉ với vài thao tác tìm kiếm, nhân viên có thể truy cập tài liệu trong vài giây thay vì hàng giờ.
- Tăng năng suất làm việc
Khi quy trình tìm kiếm, phê duyệt và chia sẻ tài liệu được tự động hóa, các phòng ban phối hợp nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho các hoạt động tạo giá trị thay vì xử lý giấy tờ.
- Dễ tra cứu & bảo mật hơn
Hệ thống tài liệu số được phân quyền truy cập rõ ràng, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo an toàn dữ liệu, vừa dễ dàng tra cứu, thống kê và quản lý định mức số hoá tài liệu một cách nhất quán.
- Chuẩn bị dữ liệu nền cho chuyển đổi số sau này
Dữ liệu là “tài sản” của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Khi đã hoàn thiện quy trình số hoá tài liệu, SME sẽ có nền dữ liệu chuẩn hóa để tích hợp với các nền tảng quản trị, phân tích, hoặc AI trong tương lai – một bước đệm quan trọng cho hành trình chuyển đổi số bền vững.
Tìm hiểu thêm về số hóa tài liệu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại: Số hóa tài liệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đầu tư hiệu quả hay lãng phí? – FSI
Lộ trình số hoá tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Một lộ trình số hoá tài liệu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo dữ liệu được số hoá chính xác, dễ quản lý và khai thác lâu dài. Dưới đây là 5 bước quan trọng mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nắm rõ:
Đánh giá hiện trạng và xác định mục tiêu
Trước khi bắt tay vào số hoá, doanh nghiệp cần khảo sát toàn bộ khối lượng và loại hình tài liệu hiện có (hồ sơ kế toán, hợp đồng, nhân sự, kỹ thuật, v.v.). Việc đánh giá hiện trạng giúp xác định:
- Khối lượng tài liệu cần số hoá.
- Mức độ ưu tiên (theo phòng ban, loại dữ liệu, thời gian sử dụng).
- Mục tiêu của việc số hoá (lưu trữ, tra cứu nhanh, tích hợp hệ thống quản trị, v.v.).
Khi đã có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp mới có thể xây dựng kế hoạch số hoá tài liệu phù hợp với nguồn lực và định hướng chuyển đổi số của mình.
Chuẩn bị và tổ chức dữ liệu đầu vào
Giai đoạn này tập trung vào việc phân loại, sắp xếp và làm sạch hồ sơ gốc trước khi tiến hành quét. Những tài liệu hư hỏng, mờ, thiếu thông tin cần được xử lý trước để tránh lỗi nhận dạng.
Song song đó, doanh nghiệp cần xác định định mức số hoá tài liệu, tức là tiêu chuẩn về độ phân giải, định dạng file (PDF, TIFF, DOCX…), và quy tắc đặt tên file để đảm bảo thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
Quét và nhận dạng tài liệu
Đây là bước “chuyển đổi” chính trong quy trình số hoá tài liệu. Hồ sơ giấy được quét bằng thiết bị chuyên dụng với độ phân giải phù hợp, sau đó xử lý qua công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để trích xuất nội dung văn bản và dữ liệu quan trọng.
Công nghệ nhận dạng hiện đại có thể tự động đọc chữ viết, ký tự, dấu và cấu trúc biểu mẫu, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót thủ công.
Kiểm tra chất lượng và chuẩn hóa dữ liệu
Sau khi tài liệu được quét và nhận dạng, cần kiểm tra chất lượng hình ảnh, độ chính xác của nội dung và cấu trúc dữ liệu. Bước này đảm bảo tài liệu số đạt chuẩn để lưu trữ lâu dài.
Việc chuẩn hoá dữ liệu bao gồm:
- Loại bỏ bản trùng hoặc lỗi.
- Kiểm tra đúng định dạng, tên file và chỉ mục.
- Gắn thẻ (tag) hoặc metadata để dễ dàng tìm kiếm, thống kê.
Lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu số
Bước cuối cùng của lộ trình số hoá tài liệu là đưa toàn bộ dữ liệu vào hệ thống quản lý tài liệu số (DMS – Document Management System) hoặc nền tảng lưu trữ chuyên dụng.
Tại đây, doanh nghiệp có thể:
- Phân quyền truy cập theo phòng ban hoặc cá nhân.
- Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, phê duyệt tài liệu trực tuyến.
- Theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo bảo mật và tuân thủ quy định quản lý dữ liệu.
Một nền tảng quản lý tài liệu thông minh sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ “lưu trữ”, mà còn “khai thác dữ liệu” như một tài sản số – sẵn sàng kết nối với các hệ thống ERP, CRM hay AI phân tích sau này.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị, ứng dụng số hoá tài liệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Việc lựa chọn đúng đối tác hoặc ứng dụng số hoá tài liệu là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai lộ trình hiệu quả, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng cần xem xét trước khi lựa chọn:
Kinh nghiệm và năng lực triển khai của đơn vị cung cấp
Một đơn vị uy tín thường có kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều ngành nghề khác nhau: tài chính, hành chính, giáo dục, sản xuất, v.v.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Các dự án đã thực hiện.
- Phản hồi từ khách hàng trước đó.
- Quy trình làm việc (có chuyên biệt cho SME không?).
Kinh nghiệm thực tế giúp đơn vị hiểu rõ đặc thù hồ sơ, quy trình lưu trữ và các yêu cầu bảo mật riêng của từng doanh nghiệp.
Nền tảng công nghệ hiện đại, linh hoạt
Công nghệ là “trái tim” của một giải pháp số hoá tài liệu.
Hãy ưu tiên những đơn vị sử dụng:
- Thiết bị quét chuyên dụng độ phân giải cao.
- Công nghệ OCR, ICR, Barcode để tự động nhận dạng dữ liệu.
- Phần mềm quản lý tài liệu có khả năng tích hợp với hệ thống ERP, CRM hoặc nền tảng quản trị sẵn có của doanh nghiệp.
Một hệ thống linh hoạt giúp SME dễ dàng mở rộng quy mô số hoá mà không phải đầu tư lại từ đầu.
Bảo mật và an toàn dữ liệu
Dữ liệu doanh nghiệp chính là “tài sản sống”. Vì vậy, bảo mật phải được đặt lên hàng đầu.
Khi chọn đơn vị cung cấp, cần kiểm tra:
- Hạ tầng lưu trữ (máy chủ riêng, cloud bảo mật).
- Chính sách sao lưu, phục hồi dữ liệu.
- Quy trình xử lý tuân thủ các quy định về số hoá tài liệu và chuẩn bảo mật quốc tế (ISO/IEC 27001, GDPR…).
Dịch vụ hỗ trợ, bảo hành và đào tạo sử dụng
Một dự án số hoá thành công không dừng lại ở việc quét tài liệu, mà còn ở khả năng vận hành lâu dài.
Doanh nghiệp nên ưu tiên đối tác cung cấp:
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
- Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống quản lý tài liệu.
- Chính sách bảo hành, nâng cấp phần mềm định kỳ.
Chi phí hợp lý, minh bạch
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bài toán chi phí là yếu tố then chốt. Hãy lựa chọn đơn vị có bảng giá rõ ràng, linh hoạt theo khối lượng tài liệu hoặc tính năng sử dụng, tránh những phát sinh ẩn sau triển khai.
Một số đơn vị còn hỗ trợ mô hình thuê ngoài (outsourcing) giúp SME dễ kiểm soát ngân sách hơn so với việc tự đầu tư toàn bộ hạ tầng.
FSI – Cung cấp lộ trình số hoá tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Với 17+ năm kinh nghiệm, 100+ kỹ sư và chuyên gia, 4 chi nhánh trên toàn quốc, FSI đã triển khai thành công hàng nghìn dự án số hoá, xử lý hơn 550.000.000 trang tài liệu và 3.000.000.000 trường dữ liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực.
FSI cung cấp giải pháp số hoá tổng thể, bao gồm từ quét, nhận dạng, kiểm tra chất lượng đến lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử – tất cả đều vận hành trên công nghệ hiện đại, tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:
- Tối ưu chi phí đầu tư nhờ quy trình linh hoạt, phù hợp với quy mô.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối với hệ thống bảo mật đa lớp.
- Triển khai nhanh chóng, dễ mở rộng, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của SME.
- Được tư vấn và đồng hành trọn gói trong suốt quá trình số hoá và chuyển đổi số.
Không chỉ mang lại hiệu quả thực tiễn, FSI còn giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ từng bước chuẩn bị nền tảng dữ liệu vững chắc để tiến xa hơn trên hành trình chuyển đổi số – một bước đi cần thiết và thông minh trong thời đại hiện nay.
👉 Liên hệ với FSI ngay hôm nay để triển khai giải pháp số hóa tài liệu tối ưu giúp doanh nghiệp của bạn bứt phá trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
