Tài liệu giấy không còn là giải pháp an toàn. Số hóa tài liệu lưu trữ là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng năng suất và đảm bảo tuân thủ trong kỷ nguyên số.
Tài liệu giấy: “kho chi phí ẩn” doanh nghiệp chưa nhận ra
Trong một ngày làm việc bận rộn, câu chuyện một nhân viên dò dã trong đống hồ sơ để tìm một bản hợp đồng quan trọng không phải hiếm. Chỉ một sai sót nhỏ nhất trong việc lưu trữ – như gắn sai mã tài liệu hoặc đặt nhầm vị trí trong kho – có thể dẫn đến việc trì hoãn giao dịch, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, thậm chí là thiệt hại kinh tế.
Theo Ripcord, mỗi tài liệu bị mất có thể tốn đến 700 USD để khôi phục. Trong khi đó, IDC ước tính nhân viên văn phòng trung bình tôn 2,5 giờ/ngày chỉ để tìm kiếm thông tin – tương đương với 30% quãng thời gian làm việc.
Vậy tổng chi phí thật sự doanh nghiệp đang chi trả cho mỗi lỗi sai trong việc lưu trữ tài liệu giấy là bao nhiêu?
Ba vấn đề nghiêm trọng từ tài liệu giấy và chi phí thực tế
Tài liệu bị lưu sai: Cái giá cho sự nhầm lẫn
Ripcord đánh giá, khoảng 3–5% tài liệu doanh nghiệp được lưu trữ sai và mỗi tài liệu bị lỗi có thể tốn đến 125 USD để khắc phục.
Làm gián đoạn quy trình xử lý, khiến nhân viên mất nhiều thời gian để dò tìm, lạm phát sinh sai sót trong lấy dữ liệu, và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
Tài liệu bị mất: Rủi ro vì một tờ giấy
Theo AIIM, trung bình 7,5% tài liệu doanh nghiệp có nguy cơ bị mất mỗi năm. Việc khôi phục mỗi tài liệu đó có thể tốn 350 đến 700 USD tuý theo mức độ quan trọng và bản sao thay thế.
Những thiệt hại không chỉ đo được bằng tiền mà còn ở việc mất hồ sơ pháp lý, đánh mất dữ liệu tài chính, hay nguy cơ rò rỉ thông tin sở hữu trí tuệ.
Truy xuất chậm: Năng suất sụt giảm, dịch vụ chậm trễ
Theo IDC, nhân viên tri thức mất trung bình 2,5 giờ/ngày chỉ để tìm kiếm thông tin. Tổn thất tính trên quy mô doanh nghiệp là ~19.732 USD/năm/nhân viên.
Sự trì hoãn trong việc ra quyết định, trả lời khách hàng, hay chậm trễ trong quy trình kinh doanh đều là những hậu quả ngồn ngàng của một hệ thống tài liệu bị phụ thuộc và thiếu tối ưu.
Rủi ro tuân thủ và tổn thất pháp lý: Cái giá của việc trì hoãn chuyển đổi số tài liệu
Trong môi trường pháp lý ngày càng khắt khe và tính minh bạch được đặt lên hàng đầu, việc lưu trữ và quản lý tài liệu không chỉ đơn thuần là yêu cầu nghiệp vụ, mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo sự tuân thủ của doanh nghiệp. Thế nhưng, thực tế cho thấy nhiều tổ chức vẫn đang phụ thuộc vào hệ thống tài liệu giấy truyền thống – vốn đã và đang trở thành nguồn gốc của không ít rủi ro nghiêm trọng.
Theo báo cáo từ Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM), có tới 35% tổ chức đã từng bị phạt hoặc vướng vào các vụ kiện tụng chỉ vì quản lý tài liệu không hiệu quả. Những rủi ro điển hình như thiếu chứng cứ gốc, mất dấu vết truy xuất hay lưu trữ sai quy trình có thể khiến doanh nghiệp gặp bất lợi trong các tranh chấp hoặc bị đình chỉ hoạt động bởi các cơ quan chức năng.
Không dừng lại ở thiệt hại pháp lý, hệ thống lưu trữ lỗi thời còn kéo theo những chi phí đáng kể. Theo nghiên cứu từ Gartner, mức chi phí phải trả khi không tuân thủ quy định có thể cao gấp 2,71 lần so với việc đầu tư để duy trì hệ thống tuân thủ đạt chuẩn.
Trong khi đó, thống kê từ STATISLLC cho thấy, trung bình một tài liệu bị mất sẽ khiến doanh nghiệp tốn khoảng 220 đô la để tái tạo lại, chưa kể chi phí về nhân sự và thời gian. Ngay cả khi tài liệu chỉ bị lưu sai, chi phí để tìm lại cũng có thể lên tới 120 đô la mỗi bản.
Vì sao doanh nghiệp chưa hành động?
Mặc dù thiệt hại là có thật và đã được chứng minh bằng số liệu, nhưng thực tế là nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có hành động cụ thể để cải thiện tình trạng quản lý tài liệu. Lý do?
- Niềm tin cũ kỹ rằng “giấy là an toàn”. Suy nghĩ này khiến nhiều doanh nghiệp ngại thay đổi, ngại rủi ro với công nghệ mới.
- Thiếu dữ liệu định lượng. Vì chi phí liên quan tới hồ sơ giấy thường nằm rải rác (thời gian nhân viên, diện tích kho, thất lạc nhỏ lẻ…), nên doanh nghiệp khó nhìn thấy con số cụ thể để ra quyết định.
- Chưa có lộ trình số hóa rõ ràng. Một phần lớn các công ty không biết bắt đầu từ đâu: số hóa những gì trước? Làm sao để đảm bảo dữ liệu bảo mật? Tích hợp vào hệ thống hiện tại như thế nào?
Tất cả những điều đó khiến họ trì hoãn chuyển đổi – và tiếp tục chấp nhận những tổn thất âm thầm mỗi ngày.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp số hóa hàng đầu Việt Nam
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng cấp thiết, FSI khẳng định vị thế tiên phong trong lĩnh vực số hóa tài liệu tại Việt Nam. Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI đã đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp và tổ chức trong việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hệ thống quản lý số hóa hiện đại.
FSI cung cấp giải pháp số hóa toàn diện, bảo mật và linh hoạt, tích hợp công nghệ nhận dạng (OCR), phân loại thông minh và dễ dàng kết nối vào hệ thống phần mềm của khách hàng. Quy trình triển khai tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 27001: 2013, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hệ thống trang thiết bị công nghiệp hiện đại, FSI có thể xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tối ưu chi phí theo từng ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.
Hơn 1.600 khách hàng từ khối Chính phủ, doanh nghiệp lớn đã tin tưởng FSI trong hành trình chuyển đổi số của mình.
Xem thêm:
