Bối cảnh ngành văn thư lưu trữ và xu hướng số hóa tài liệu ngày nay
Những năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ được nhắc đến nhiều nhất trong các cuộc hội đàm của giới chuyên gia là số hóa tài liệu.
Thực tế, hầu hết các cơ quan tổ chức nhà nước đều đã có lộ trình, kế hoạch và mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ. Việc số hóa tài liệu tại các kho lưu trữ thường nhằm các mục tiêu cơ bản như:
Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc
Tài liệu được lưu trữ và sử dụng trọng thời gian dài dễ hư hỏng và làm giảm chất lượng của tài liệu. Còn phương pháp số hóa lại cho phép khai thác thông tin dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống máy tính nhờ đó mà bảo tồn được tuổi thọ của tài liệu
Đồng nhất các loại hình tài liệu
Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, các loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, đều phải có các chế độ bảo quản tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) khác nhau. Ngược lại, dữ liệu số sẽ loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.
Quản lý, khai thác tập trung
Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Case study: Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử được lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố thuộc Sở Nội vụ Tp Hải Phòng.
Là đơn vị lưu trữ nằm trong khối nhà nước, mỗi tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hải Phòng đều mang tính đặc thù và có yêu cầu về sử dụng, bảo quản cao. Tuy nhiên phương pháp quản lý truyền thống đang làm ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và sử dụng tài liệu tại đơn vị này:
Khó khăn trong công tác quản lý kho tài liệu lưu trữ
Khó khăn lớn nhất trong công tác quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố thuộc Sở Nội vụ Tp Hải Phòng là các tài liệu này đều mang tính lịch sử, đã được lưu trữ trong một khoảng thời gian dài nên chất lượng của tài liệu ngày càng kém. Tuy nhiên, nhu cầu khai thác, sử dụng những tài liệu này lại cao. Nếu tiếp tục sử dụng và khai thác theo phương pháp truyền thống thì sẽ không tránh khỏi việc hỏng/rách tài liệu. Đó là còn chưa kể đến các yếu tố ngoại cảnh như: thời tiết, độ ẩm, mối mọt,.. cũng là một trong những nguyên nhân khiến chất lượng tài liệu ngày càng giảm.
Đây cũng được xem là bài toán nan giải nhất cho FSI khi bắt đầu tiếp nhận dự án số hóa này. Các tài liệu trong kho là những tài liệu quý hiếm, mang tính đặc thù và pháp lý cao song tình trạng vật lý lại kém. Do đó quá trình phục hồi và số hóa cần hết sức cẩn thận trong để bảo đảm được tính toàn vẹn của tài liệu, tránh tình trạng hỏng/rách.
Lưu trữ tập trung tại kho, khó khăn gây mất thời gian khai thác cho độc giả
Phương pháp quản lý kho tài liệu truyền thống khiến độc giả phải mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm chính xác tài liệu bản cứng nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Đồng thời gây hạn chế cho độc giả khi phải phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt với các tài liệu lưu trữ khác nhau. Ngoài ra, độc giả cũng phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cần bảo hiểm tài liệu lưu trữ tránh trường hợp mất mát, hỏng, thất thoát trong trường hợp hỏa hoạn, thiên tai…
Làm sao để bảo hiểm tài liệu khỏi các trường hợp như hỏa hoạn, thiên tai cũng là một trong những nỗi “trăn trở” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố thuộc Sở Nội vụ Tp Hải Phòng. Bởi đối với tài liệu giấy, nếu gặp phải vấn đề này thì khả năng cao là tài liệu sẽ bị mất mát hoặc thiệt hại nặng nề không thể khôi phục.
FSI và lời giải cho bài toán số hóa tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử
Với mong muốn khắc phục được những thực trạng trên, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố thuộc Sở Nội vụ Tp Hải Phòng đã lựa chọn FSI và phần mềm thi công Số hóa văn bản cho khối văn thư lưu trữ D-IONE để hỗ trợ triển khai và thi công số hóa kho lưu trữ tài liệu lịch sử cho đơn vị mình.
Phần mềm thi công số hóa văn bản cho khối văn thư lưu trữ D-IONE được xây dựng theo chuẩn quy định tại TT02/2019/TT-BNV với các tính năng cơ bản như: Tự động scan, upload, kiểm tra scan; Nhập liệu, kiểm tra nhập liệu; Quản lý user, phân quyền; Quản lý thống kê, báo cáo năng suất. Cho phép đơn vị sau khi hoàn thành số hóa có thể lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất tài liệu số hóa một cách dễ dàng; linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các tài liệu số khác nhau; có khả năng chỉnh sửa (chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa…) và tái sử dụng tài liệu.
Ông Nguyễn Tuấn Anh – Chuyên gia tư vấn FSI cho biết: “D-IONE tuân thủ ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn đặc tả theo kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở, cho phép mở rộng không giới hạn cũng như tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin khác của tổ chức. Với phần mềm D-IONE, các tổ chức, đơn vị có thể quản lý hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giúp giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.”
Rào cản trong quá trình triển khai
Trong thời gian triển khai dự án, FSI cũng gặp phải một số khó khăn nhất định. Đây là dự án đầu tiên của khối Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo các quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/01/2019. Trong khi đó khối lượng thi công lại lớn trải dài trên 59 phông lưu trữ lịch sử, tài liệu có tình trạng vật lý kém (từ 1955 -2008). Do đó khi số hóa cần thật cẩn thận tránh sơ suất làm hư hỏng tài liệu.
Ngoài ra, tài liệu sau khi số hóa hướng tới phục vụ việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu thông tin nội bộ và public cho độc giả khai thác do vậy khá khó khăn trong việc số hóa yêu cầu bóc tách tài liệu có tính MẬT, tài liệu sử dụng nội bộ và văn bản thông thường (Khác biệt so với các dự án Văn thư đã triển khai trước đây).
Công tác triển khai số hóa tài liệu kho lưu trữ
Mặc dù vấp phải nhiều khó khăn khi triển khai, song nhận được sự trao đổi, hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình từ cán bộ của Chi cục VTLT tạo mọi điều kiện cho triển khai, FSI đã thuận lợi vượt qua các rào cản đó và thực hiện tốt công tác đề ra. Quá trình triển khai số hóa được thực hiện cẩn thận, đảm bảo các quy chuẩn an ninh thông tin theo ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Toàn bộ quy trình được thực hiện theo 7 bước:
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy
Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu
Bước 3: Quét tài liệu
Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)
– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra
Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)
– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra
Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin
Ngoài ra, với khối lượng tài liệu cần số hóa lên đến hàng triệu trang, FSI đã phân bổ ra làm 3 giai đoạn để triển khai, bao gồm cả các công việc lập kế hoạch, xây dựng tài liệu hướng dẫn: Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập cơ sở dữ liệu; Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm. Tất cả nhằm đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng, hiệu quả nhất. Đồng thời, giúp cho đơn vị Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố có thể nắm được tổng quan toàn bộ quá trình và đưa vào sử dụng.
Bằng bề dày kinh nghiệm và năng lực triển khai thực tế, FSI hy vọng rằng trong thời gian tới, sẽ tiếp tục được triển khai nhiều dự án số hóa khác, giúp các đơn vị tháo gỡ khó khăn cũng như đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số của đất nước.
