Một thư viện có hàng chục nghìn cuốn sách, nhưng kinh phí số hóa sách năm đầu chỉ đủ cho một phần bộ sưu tập. Giáo trình được sinh viên tìm thường xuyên cần đưa lên hệ thống sớm. Trong khi đó, bộ địa chí quý hiếm đang xuống cấp cũng không thể chờ mãi. Nếu chỉ chọn theo tuổi sách hoặc lượt mượn, thư viện rất dễ bỏ qua những tài liệu quan trọng khác.
Bài viết đưa ra 5 tiêu chí, một bảng chấm điểm 100 và cách chia danh mục theo ngân sách, có thể điều chỉnh cho thư viện đại học, công cộng hoặc viện nghiên cứu.
Bài viết liên quan: Số hóa sách – Xu hướng chuyển đổi tất yếu của tổ chức và doanh nghiệp
Tóm tắt nhanh:
- Số hoá sách cần ưu tiên theo nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người đọc, không theo độ cũ của sách một cách máy móc.
- Chấm điểm 5 yếu tố: giá trị, nhu cầu, nguy cơ hư hại, tính đặc thù và mức độ sẵn sàng.
- Quyền tác giả và an toàn bản gốc là điều kiện kiểm tra riêng, không thể “bù điểm”.
- Chia danh mục thành nhóm triển khai ngay, nhóm cần chuẩn bị và nhóm tạm hoãn.
- Lập phạm vi theo nhan đề, ấn bản, tập, bản vật lý và số trang dự kiến để khảo sát chi phí chính xác hơn.
Vì sao số hóa sách thư viện không nên bắt đầu bằng danh sách “sách cũ nhất”?
Số hóa sách là quá trình tạo bản số từ sách giấy để phục vụ bảo quản, tìm kiếm hoặc khai thác theo phạm vi quyền cho phép. Trong thư viện, một dự án hiệu quả không chỉ có nhiều tệp PDF. Quan trọng hơn là bản số phục vụ đúng nhóm người đọc, giữ được bối cảnh bộ sưu tập và có phương án lưu giữ lâu dài.
Sách cũ có thể rất cần bảo tồn nhưng ít phục vụ nhu cầu giảng dạy hiện tại. Ngược lại, một giáo trình được mượn nhiều có thể tạo giá trị sử dụng tức thì, song chưa chắc thư viện có quyền cung cấp bản số cho toàn bộ sinh viên. Tài liệu hiếm còn có thể đòi hỏi đánh giá bảo quản trước khi chạm vào máy quét.
Theo hướng dẫn của Liên đoàn Quốc tế các Hội và Cơ quan Thư viện (IFLA), việc chọn tư liệu để số hóa sách cần xem xét nhiệm vụ của đơn vị, nhu cầu sử dụng, tình trạng và nguy cơ mất mát, cũng như quyền tác giả. Vì vậy, thư viện nên xây chính sách lựa chọn bằng văn bản thay vì quyết định riêng lẻ theo từng lời đề xuất.
Những loại sách nào nên đưa vào danh sách số hoá?
Không có một bảng xếp hạng cố định dùng cho mọi thư viện. Bước đầu tiên khi lập danh mục số hóa sách là xác định nhóm tài liệu gắn với mục tiêu phục vụ: học tập, nghiên cứu, bảo tồn di sản địa phương hay lưu giữ tri thức chuyên ngành. Danh mục ứng viên có thể khác nhau giữa các đơn vị.
| Mô hình thư viện | Nhóm ứng viên nên đánh giá | Bằng chứng nên xem |
| Thư viện đại học | Giáo trình nội sinh, luận văn, luận án, học liệu đặc thù | Lượt mượn, yêu cầu học phần, đề xuất khoa/bộ môn |
| Thư viện công cộng | Địa chí, báo chí địa phương, bộ sưu tập quý, ấn phẩm hiếm | Giá trị địa phương, tình trạng bảo quản, yêu cầu bạn đọc |
| Viện nghiên cứu | Báo cáo nghiên cứu, tạp chí chuyên ngành, tư liệu khó thay thế | Tần suất trích dẫn, nhu cầu nhóm nghiên cứu, độ khan hiếm |
| Thư viện trường học | Học liệu nội sinh, tài liệu gắn chương trình, bộ sưu tập giáo dục | Nhu cầu giáo viên – học sinh, quyền khai thác, tính cập nhật |
Ví dụ, với thư viện đại học, “được mượn nhiều” chưa đủ để chốt danh mục ưu tiên số hóa sách. Cần phân biệt giáo trình do trường sở hữu quyền khai thác với sách thương mại mua từ nhà xuất bản. Với thư viện công cộng, bộ báo địa phương ít lượt mượn vẫn có thể là nguồn tư liệu khó thay thế.
Một bộ sách nhiều tập cũng cần được đánh giá như một chỉnh thể. Số hóa riêng tập ba nhưng thiếu tập một và tập hai có thể làm giảm giá trị tra cứu. Danh mục số hóa sách nên có ít nhất thông tin về nhan đề, ấn bản, từng tập và số bản vật lý hiện giữ.
Đọc thêm: Tổng quan số hóa tài liệu trong thư viện tại FSI
5 Tiêu chí chấm điểm ưu tiên số hóa sách
Để tránh chọn theo cảm tính, thư viện có thể chấm từng nhan đề hoặc bộ sưu tập trong kế hoạch số hóa sách theo thang 0 – 5. Năm tiêu chí dưới đây được tổng hợp thành một khung minh họa cho việc lập dự án; trọng số do ban quản lý quyết định theo mục tiêu thực tế, không phải một tiêu chuẩn bắt buộc của IFLA.
1. Giá trị đối với nhiệm vụ thư viện – 25 điểm
Một cuốn sách có phục vụ nội dung đào tạo, nghiên cứu hoặc bảo tồn mà thư viện được giao hay không? Giá trị chuyên môn, lịch sử và tính phù hợp với bộ sưu tập nên được người phụ trách chuyên ngành xác nhận. Tài liệu “có vẻ quý” nhưng không có lý do rõ ràng sẽ khó bảo vệ trong hồ sơ đề xuất kinh phí.
2. Nhu cầu của người đọc – 25 điểm
Khi số hóa sách, ưu tiên tài liệu có nhu cầu sử dụng được chứng minh bằng lượt mượn, lịch sử đặt chỗ, yêu cầu đọc tại chỗ, danh mục học phần hoặc đề xuất nghiên cứu. Với sách quý không cho mượn, có thể thay số liệu mượn bằng lượt yêu cầu tra cứu hay nhu cầu khai thác được ghi nhận.
3. Nguy cơ hư hại hoặc mất mát – 20 điểm
Tài liệu giấy giòn, mực phai, gáy lỏng hoặc có nguy cơ mất bản gốc có thể cần được ưu tiên xử lý trong dự án số hóa sách. Tuy nhiên, nguy cơ cao là lý do ưu tiên bảo tồn, không phải giấy phép quét ngay. Sách quá yếu phải được đánh giá, gia cố hoặc chọn thiết bị phù hợp trước.
4. Tính đặc thù, khó thay thế – 15 điểm
Tài liệu độc bản, bản in kèm chú giải riêng, sách địa chí hoặc ấn phẩm không còn nguồn cung có thể xứng đáng nhận điểm cao. Nếu đã có bản số hợp pháp, đầy đủ và sử dụng được từ một nguồn đáng tin cậy, giá trị của việc số hóa sách lại cần được cân nhắc.
5. Mức độ sẵn sàng triển khai – 15 điểm
Nhóm sách đã có mã biên mục, tình trạng vật lý rõ, khối lượng trang xác định và yêu cầu đầu ra nhất quán sẽ thuận lợi hơn cho đợt số hóa sách đầu. Ngược lại, sách chưa kiểm kê hoặc cần xử lý chuyên biệt phải được chuyển sang danh sách chuẩn bị, dù giá trị rất cao.
Cách lập bảng xếp hạng ưu tiên 100 điểm
Ma trận ưu tiên số hóa sách không cần phức tạp. Với mỗi tiêu chí, nhóm chuyên môn cho điểm từ 0 đến 5 dựa trên hồ sơ có thể kiểm chứng. Điểm quy đổi = (điểm chấm / 5) × trọng số. Tổng năm tiêu chí cho ra thang tối đa 100 điểm; biên bản nên ghi cả lý do và người đánh giá.
| Tiêu chí | Trọng số | Cách đo nhanh |
| Giá trị với nhiệm vụ thư viện | 25 | Mục tiêu phục vụ, giá trị học thuật/văn hóa |
| Nhu cầu sử dụng | 25 | Lượt mượn, yêu cầu tra cứu, học phần |
| Nguy cơ hư hại/mất mát | 20 | Phiếu đánh giá tình trạng bản gốc |
| Tính đặc thù, khó thay thế | 15 | Độc bản, ấn bản hiếm, nguồn số tương đương |
| Mức độ sẵn sàng | 15 | Biên mục, kiểm kê, kỹ thuật, khối lượng |
| Tổng tối đa | 100 | Chấm thang 0–5 cho từng yếu tố |
Để bảng xếp hạng số hóa sách có ý nghĩa, thư viện nên thống nhất cách chấm trước khi bắt đầu. Ví dụ, điểm nhu cầu 5 có thể dành cho nhóm tài liệu có bằng chứng sử dụng thường xuyên; điểm 1 dành cho nhóm rất ít yêu cầu. Không nên đổi thang điểm giữa chừng chỉ để đưa một bộ sưu tập yêu thích lên đầu.
Ví dụ minh họa: Ba nhóm sách cạnh tranh ngân sách đợt đầu
Giả sử một thư viện đại học đang đánh giá ba nhóm tài liệu cho dự án số hóa sách. Bảng dưới sử dụng số điểm giả định để minh họa cách phân tích; không phải dữ liệu nghiên cứu hay kết quả một dự án của FSI.
| Nhóm ứng viên | Điểm minh họa | Nhận xét ban đầu |
| Giáo trình do trường phát triển, quyền đã rõ | 82/100 | Nhu cầu cao, dễ chuẩn bị, có thể khảo sát đợt 1 |
| Bộ địa chí độc bản, giấy yếu | 84/100 | Ưu tiên chuyên môn cao, phải kiểm tra điều kiện bảo quản |
| Tuyển tập đã có bản số được phép dùng | 42/100 | Cần kiểm tra khả năng tái sử dụng, chưa vội quét lại |
Bộ địa chí đạt 84 điểm nhưng không nhất thiết phải được quét trước giáo trình 82 điểm trong dự án số hóa sách. Nếu giấy đang giòn hoặc gáy có nguy cơ đứt, thư viện phải hoàn tất đánh giá bảo quản. Trong lúc đó, nhóm giáo trình đủ điều kiện có thể tạo ra kết quả phục vụ người đọc sớm hơn.
Hai điều kiện phải kiểm tra riêng trước khi số hóa
Khi điểm số đã có, thư viện cần áp dụng hai bước kiểm tra độc lập. Một tài liệu không đạt điều kiện chưa nên đưa vào lịch số hóa sách trực tiếp, ngay cả khi nằm trong nhóm ưu tiên cao nhất.
1. Bản quyền: Quyền tạo bản số không đồng nghĩa quyền công khai
Việc thư viện sở hữu sách giấy không mặc nhiên cho phép sao chép toàn bộ và đưa bản số lên Internet. Điều 25 Luật Sở hữu trí tuệ có quy định ngoại lệ cho một số hoạt động thư viện không nhằm mục đích thương mại, nhưng đặt ra điều kiện về bảo quản, giới hạn tiếp cận, sao chép hợp lý và liên thông thư viện. Cần đối chiếu mục đích sử dụng cụ thể trước khi triển khai.
Các hướng dẫn hiện hành liên quan gồm Nghị định 17/2023/NĐ-CP và phần sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 134/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 09/04/2026 [3]. Bài viết này cung cấp nguyên tắc sàng lọc; những trường hợp cụ thể cần người phụ trách pháp chế hoặc chuyên gia quyền tác giả đối chiếu văn bản trước khi quyết định.
2. An toàn bản gốc: Không phải cuốn sách nào cũng phù hợp để quét ngay
Sách có gáy chặt, trang cong, giấy giòn, mục nát hoặc bị bong mép có thể hư hại thêm nếu thao tác sai. Với nhóm này, nhân sự bảo quản nên đánh giá trước và xác định phương án giữ gáy, nâng đỡ trang, giới hạn góc mở hoặc xử lý ổn định vật lý.
IFLA nhấn mạnh phối hợp giữa chuyên gia bộ sưu tập và bảo quản; một số tư liệu cần được xử lý trước khi thực hiện số hóa sách. Vì thế, nhóm “giá trị cao nhưng bản gốc yếu” nên nằm trong kế hoạch bảo quản – số hóa kết hợp, không bị loại bỏ chỉ vì khó thực hiện.
Xem thêm: Số hóa tài liệu trong thư viện: các yêu cầu triển khai và dịch vụ FSI
FSI có thể hỗ trợ khâu nào sau khi thư viện chọn danh mục?
FSI là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa và chuyển đổi số, cung cấp giải pháp tổng thể từ scan, nhập liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng phần mềm quản lý đến lưu trữ dữ liệu và tư vấn chuyển đổi số.
Với số hóa sách thư viện, khách hàng có thể dùng bảng ưu tiên trong bài để trao đổi với FSI về mẫu sách, nguy cơ với bản gốc, chất lượng ảnh, yêu cầu OCR và dữ liệu bàn giao. Những tài liệu quý hoặc tình trạng đặc biệt nên được khảo sát kỹ trước khi thống nhất phương pháp thực hiện.
Với dịch vụ số hóa sách giáo khoa, sách tham khảo, FSI có một số lợi thế nổi bật:
- Quy trình triển khai bài bản, đáp ứng các tiêu chuẩn ISO về quản lý chất lượng và an toàn thông tin.
- Ứng dụng thiết bị và công nghệ số hóa hiện đại, kết hợp công nghệ nhận dạng và xử lý dữ liệu do FSI nghiên cứu phát triển.
- Khả năng triển khai khối lượng lớn trong thời gian ngắn, phù hợp với các dự án có yêu cầu cao về chất lượng, tiến độ và bảo mật.
- Kinh nghiệm hơn 19 năm, từng thực hiện nhiều dự án số hóa cho cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.
- Chi phí linh hoạt theo từng nhu cầu, giúp tối ưu ngân sách và thời gian triển khai.
Nhờ kết hợp quy trình, công nghệ và kinh nghiệm thực tế, FSI có thể đáp ứng các dự án số hóa sách từ quy mô nhỏ đến khối lượng lớn, đồng thời đảm bảo yêu cầu về chất lượng, bảo mật và tiến độ.
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ số hóa sách giáo khoa, sách tham khảo của FSI
Kết luận
Số hóa sách thư viện nên bắt đầu từ một câu hỏi rõ: bản số nào tạo ra giá trị cho người đọc và bộ sưu tập trong giai đoạn hiện tại? Năm tiêu chí chấm điểm giúp sắp xếp ưu tiên; điều kiện về quyền, an toàn bản gốc và khả năng thực hiện giúp xác định thứ tự triển khai.
Nếu đang xây dựng kế hoạch số hóa sách và số hóa tài liệu thư viện, đơn vị có thể liên hệ FSI qua trang dịch vụ để trao đổi yêu cầu kỹ thuật và khối lượng cần khảo sát.
Câu hỏi thường gặp
Nên ưu tiên số hóa sách quý hay sách được mượn nhiều?
Tùy mục tiêu dự án. Nếu ưu tiên mở rộng tiếp cận, dữ liệu nhu cầu sử dụng có trọng số cao. Nếu ưu tiên bảo tồn, nguy cơ hư hại và tính độc bản có thể quan trọng hơn. Hãy chấm theo cùng một ma trận rồi kiểm tra riêng điều kiện quyền và an toàn bản gốc.
Sách được thư viện mua có thể scan toàn bộ rồi đưa lên mạng không?
Không thể suy ra quyền phổ biến trực tuyến chỉ từ việc sở hữu bản in. Cần kiểm tra tình trạng quyền tác giả, mục đích tạo bản sao, phạm vi người được truy cập và điều kiện ngoại lệ hoặc giấy phép phù hợp.
Thư viện nên chuẩn bị bao nhiêu đầu sách để khảo sát giai đoạn đầu?
Không có số lượng cố định. Có thể chọn một mẫu đại diện cho nhóm sách phổ thông, tài liệu cũ, sách đóng gáy đặc biệt và sách quý. Mục tiêu là nhận diện độ khó, yêu cầu đầu ra và cách ước lượng khối lượng.
Số hóa sách và số hóa tài liệu thư viện có phải một việc không?
Số hóa sách là một phần của số hóa tài liệu thư viện. Phạm vi thư viện có thể gồm sách, báo, tạp chí, luận văn, tài liệu địa chí và nhiều dạng tư liệu khác; cách chọn, mô tả và xử lý bản gốc cần phù hợp với từng nhóm.
