Ngày 30/6/2026, Ban Tổ chức Trung ương ban hành Công văn 1361-CV/BTCTW về triển khai nhiệm vụ số hóa, tạo lập hồ sơ đảng viên. Hướng dẫn kèm theo không xem số hóa là việc quét giấy thành PDF đơn thuần. Hồ sơ còn phải được rà soát, kiểm tra, ký số và cập nhật đúng vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.
Điểm dễ gây nhầm là Mục IV của Hướng dẫn trình bày 5 nhóm công việc lớn. Tuy nhiên, bảng “Phân công vai trò và sơ đồ quy trình thực hiện” tách thành 7 bước nghiệp vụ trực tiếp, trước bước kiểm tra, đôn đốc. Bài viết dùng 7 bước này để giải thích quy trình số hóa hồ sơ đảng viên từ hồ sơ giấy đến hồ sơ điện tử.
Bài viết tập trung vào quy trình, đầu ra và các điểm dễ bỏ sót. Phần cuối, FSI sẽ tách rõ yêu cầu của Công văn 1361 với năng lực nhà cung cấp.
Xem thêm: Giải mã số hóa hồ sơ – quy trình và quy định doanh nghiệp cần biết
Tóm tắt nhanh
- Quy trình triển khai có thể đọc thành 7 bước nghiệp vụ: lập kế hoạch; rà soát, phân loại; chuẩn bị hồ sơ; thực hiện số hóa; kiểm tra chất lượng; ký số; cập nhật Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.
- Công văn 1361 yêu cầu rà soát, chỉnh lý và phân loại hồ sơ trước khi số hóa.
- Trong giai đoạn số hóa, thiết bị không được kết nối Internet hoặc mạng công cộng; dữ liệu phát sinh phải nằm trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.
- Mỗi thành phần hồ sơ được lưu thành một tệp PDF riêng và đặt tên theo quy tắc tại Phụ lục 2.
- Hồ sơ không đạt kiểm tra chất lượng phải số hóa lại trước khi ký số.
- Hồ sơ chỉ được cập nhật lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên sau khi đã kiểm tra chất lượng và ký số xác nhận.
Công văn 1361-CV/BTCTW quy định quy trình số hóa hồ sơ đảng viên ra sao?
Công văn 1361-CV/BTCTW hướng tới việc số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử thống nhất trong toàn hệ thống. Văn bản nêu nguyên tắc “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”. Dữ liệu cần bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”.
Mục IV gom công việc thành 5 nhóm: chuẩn bị; số hóa; kiểm tra chất lượng; ký số; cập nhật hệ thống. Phần phân công vai trò lại tách khâu chuẩn bị thành lập kế hoạch, rà soát và chuẩn bị hồ sơ. Vì vậy, khi triển khai quy trình số hóa hồ sơ đảng viên, 7 bước dưới đây phù hợp hơn để giao việc và kiểm soát đầu ra.
| Bước | Công việc chính | Đầu ra cần có |
| 1 | Xây dựng kế hoạch số hóa | Phạm vi, lộ trình, nhóm hồ sơ ưu tiên |
| 2 | Rà soát, phân loại hồ sơ | Hồ sơ được chỉnh lý, phân nhóm, xác định tình trạng |
| 3 | Chuẩn bị hồ sơ và điều kiện kỹ thuật | Hồ sơ sẵn sàng; thiết bị, môi trường đáp ứng yêu cầu |
| 4 | Thực hiện số hóa | Tệp PDF đúng cấu trúc, đúng thư mục và quy tắc đặt tên |
| 5 | Kiểm tra chất lượng | Tệp và hồ sơ đạt yêu cầu trước bước xác nhận |
| 6 | Ký số xác nhận hồ sơ điện tử | Tệp đã ký số, bảo đảm tính toàn vẹn |
| 7 | Cập nhật Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên | Hồ sơ điện tử gắn đúng với đảng viên và tổ chức quản lý |
7 bước trong quy trình số hóa hồ sơ đảng viên theo Công văn 1361-CV/BTCTW
Bước 1 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Xây dựng kế hoạch số hóa
Bước đầu của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên là xác định phạm vi, thứ tự và nguồn lực. Công văn 1361 cho phép lập lộ trình theo hạ tầng, nhân lực, kinh phí và khối lượng hồ sơ. Lộ trình không làm thay đổi yêu cầu phải hoàn thành đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.
Về đối tượng, hướng dẫn ưu tiên cán bộ thuộc diện cấp ủy quản lý; cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt; hồ sơ được sử dụng thường xuyên; sau đó đến hồ sơ còn lại. Phụ lục 1 tiếp tục chia thành phần tài liệu thành ba mức ưu tiên.
Nếu chưa đủ nguồn lực, đơn vị có thể làm nhóm ưu tiên 1 trước. “Làm trước” không đồng nghĩa “chỉ cần làm nhóm đó”.
Bước 2 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Rà soát, phân loại và chỉnh lý hồ sơ
Trước khi quét, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên yêu cầu rà soát, chỉnh lý và phân loại. Đây là bước xác định hồ sơ nào đã sẵn sàng. Nếu bỏ qua, lỗi của hồ sơ giấy có thể được chuyển nguyên sang môi trường số.
Rà soát cần làm rõ thành phần, thứ tự tài liệu, số trang và tình trạng vật lý. Hồ sơ thiếu hoặc lẫn tài liệu cần được xử lý theo thẩm quyền trước hoặc song song với kế hoạch triển khai.
Công văn 2119-CV/BTCTW ngày 11/9/2026 bổ sung cách xử lý với hồ sơ thiếu thành phần. Nếu hồ sơ đã có xác nhận của cấp có thẩm quyền về việc thiếu thành phần, văn bản xác nhận được số hóa. Nếu chưa có xác nhận, đơn vị báo cáo để hoàn thiện; các tài liệu khác vẫn tiếp tục số hóa nhằm bảo đảm tiến độ.
Xem thêm: Chỉnh lý tài liệu trước khi số hóa: Khi nào thực sự cần?
Bước 3 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Chuẩn bị hồ sơ và điều kiện kỹ thuật
Ở bước chuẩn bị, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên không chỉ yêu cầu tháo ghim và làm phẳng giấy. Công văn 1361 còn yêu cầu chuẩn bị hạ tầng, máy tính, máy quét, thiết bị lưu trữ và môi trường đáp ứng chất lượng, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước.
Thiết bị phải được quản lý tập trung, bố trí riêng và kiểm tra an toàn trước khi sử dụng. Trong quá trình số hóa, thiết bị không được kết nối Internet hoặc mạng công cộng. Chỉ người được giao nhiệm vụ mới được tiếp cận hồ sơ và dữ liệu.
Dữ liệu phát sinh phải lưu trên thiết bị hoặc hệ thống thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị. Việc sao lưu, truyền nhận và phục hồi phải tuân thủ yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 4 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Thực hiện số hóa và tạo tệp hồ sơ điện tử
Ở bước tạo tệp, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên dẫn chiếu Hướng dẫn 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018. Công văn 1361 bổ sung cấu trúc tệp và thư mục để hồ sơ có thể cập nhật, tra cứu trên hệ thống dùng chung.
Mỗi thành phần hồ sơ được lưu thành một tệp riêng ở định dạng PDF. Tệp phải được đặt theo cấu trúc [STT].[Ten tai lieu].[SoThuTu].pdf. Tên dùng chữ không dấu, không dùng dấu cách, ký tự đặc biệt hoặc tiếng Việt có dấu. Các tệp được đặt vào đúng thư mục hồ sơ đảng viên theo quy tắc tại Phụ lục 2.
Ví dụ, hướng dẫn dùng tên 01.Ly lich nguoi xin vao dang.pdf hoặc 02.Ly lich dang vien.pdf. Nếu có nhiều tài liệu cùng loại, số thứ tự tăng theo thời gian từ cũ đến mới.
Tài liệu phải đủ trang, đúng thứ tự, không thiếu hoặc trùng; hình ảnh không mất góc, mất lề, sai chiều hoặc biến dạng. Kết quả là hồ sơ điện tử dưới dạng tệp tin số.
Bước 5 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Kiểm tra chất lượng hồ sơ số hóa
Sau số hóa, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên bắt buộc có kiểm tra chất lượng. Công văn 1361 dẫn chiếu tiêu chí theo Hướng dẫn 40-HD/VPTW. Hồ sơ không đạt phải số hóa lại trước khi ký số.
Nên kiểm tra ở cả cấp trang, tài liệu và hồ sơ. Một trang có thể rõ nhưng hồ sơ vẫn sai nếu thiếu trang, đảo thứ tự hoặc đặt nhầm tệp.
Đọc thêm: Dịch vụ scan tài liệu – 5 lỗi khiến doanh nghiệp phải xử lý lại sau bàn giao
| Lớp kiểm tra | Cần đối chiếu |
| Trang | Đủ nội dung, đúng chiều, không mất góc/mất lề, không biến dạng |
| Tài liệu | Đủ số trang, đúng tệp, đúng tên, không thừa/trùng |
| Hồ sơ | Đúng thành phần, đúng thứ tự, đúng thư mục đảng viên |
| Khả năng khai thác | Tệp hiển thị, tra cứu và sử dụng ổn định trên hệ thống |
Bước 6 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Ký số xác nhận hồ sơ điện tử
Sau khi QC đạt, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên chuyển sang ký số. Công văn 1361 yêu cầu dùng ký số tổ chức của đơn vị chịu trách nhiệm quét hồ sơ. Tài liệu phải giữ nguyên tính toàn vẹn từ khi quét xong đến lúc ký.
Ký số được thực hiện trên máy tính kết nối mạng nội bộ của Đảng. Chữ ký hiển thị ở góc trên bên phải. Tên tệp giữ phần tên gốc và thêm hậu tố _signed.
Ví dụ, 02.Ly lich dang vien.pdf trở thành 02.Ly lich dang vien.signed.pdf. Việc quản lý chữ ký số được dẫn chiếu thêm tới Hướng dẫn 03-HD/VPTW ngày 04/6/2021.
Bước 7 của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên: Cập nhật hồ sơ lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên
Bước cuối của quy trình số hóa hồ sơ đảng viên là cập nhật hồ sơ điện tử lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Mỗi hồ sơ phải gắn đúng với đảng viên và đúng tổ chức đảng quản lý.
Hồ sơ sau cập nhật cần được đồng bộ, lưu trữ tập trung và khai thác qua các phần mềm, ứng dụng dùng chung theo quyền được cấp. Mục tiêu là hạn chế lưu trữ phân tán hoặc quay lại khai thác trực tiếp hồ sơ giấy.
Đến đây, quy trình số hóa hồ sơ đảng viên mới hoàn thành về nghiệp vụ trực tiếp. Hoạt động kiểm tra, đôn đốc ở cấp quản lý vẫn tiếp tục để theo dõi tiến độ và chất lượng.
Dịch vụ số hóa hồ sơ đảng viên trọn gói từ FSI
Với hồ sơ đảng viên, số hóa không dừng ở việc quét tài liệu thành PDF. Một dự án thực tế còn có thể gồm khảo sát hiện trạng, rà soát và chỉnh lý hồ sơ, scan, tạo dữ liệu, kiểm tra chất lượng, hoàn nguyên và bàn giao.
FSI cung cấp chuỗi dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói, từ chỉnh lý, scan đến nhập liệu, nhận dạng và chuyển đổi dữ liệu. Nhờ đó, đơn vị có thể tổ chức nhiều công đoạn kỹ thuật trong cùng một phương án triển khai thay vì tách thành nhiều nhà cung cấp. Phạm vi cụ thể vẫn cần chốt theo yêu cầu của từng cơ quan và Công văn 1361-CV/BTCTW.
Riêng các bước ký số xác nhận hồ sơ điện tử và cập nhật Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên cần thực hiện theo đúng phân công, thẩm quyền và hạ tầng chuyên ngành của cơ quan quản lý.
Vì sao có thể cân nhắc FSI khi số hóa hồ sơ đảng viên?
1. Quy trình dịch vụ liền mạch từ hồ sơ giấy đến dữ liệu số. FSI có thể tham gia từ khảo sát, chỉnh lý, scan đến tạo dữ liệu và kiểm tra đầu ra. Cách tổ chức theo chuỗi giúp hạn chế tình trạng khâu sau phải xử lý lại lỗi của khâu trước.
2. Kiểm soát chất lượng ở nhiều lớp. Tệp đầu ra và dữ liệu được kiểm tra nhiều lần. Với hồ sơ đảng viên, tiêu chí nghiệm thu có thể cụ thể hóa tới mức đủ trang, đúng chiều, đúng tài liệu, đúng cấu trúc thư mục, đúng tên tệp và đúng dữ liệu.
3. Có phương án triển khai linh hoạt theo yêu cầu bảo mật. FSI có khả năng triển khai tại địa điểm khách hàng chỉ định hoặc tại trung tâm số hóa. Với hồ sơ đảng viên, địa điểm, thiết bị, người được tiếp cận và nơi lưu dữ liệu cần được chốt theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
4. Có nền tảng quản lý chất lượng và an toàn thông tin. FSI có quy trình đáp ứng ISO 9001:2015 về quản lý chất lượng và ISO/IEC 27001:2013 về an toàn thông tin. Đây là nền tảng để xây dựng phương án kiểm soát phù hợp với từng dự án; không đồng nghĩa mọi yêu cầu bảo mật được mặc định đáp ứng nếu chưa khảo sát cụ thể.
5. Nguồn lực phù hợp với dự án quy mô lớn. FSI có hơn 19 năm kinh nghiệm, hơn 100 quản lý triển khai và hơn 3.500 nhân sự số hóa được đào tạo. Đây là lợi thế khi dự án cần tổ chức nhiều dây chuyền, thiết bị và nhân sự nhưng vẫn phải kiểm soát tiến độ theo từng lô hồ sơ.
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ số hóa hồ sơ đảng viên trọn gói từ FSI
Kết luận
Quy trình số hóa hồ sơ đảng viên theo Công văn 1361-CV/BTCTW đi từ lập kế hoạch đến cập nhật hệ thống. Scan chỉ là một khâu ở giữa. Chất lượng đầu ra phụ thuộc cả hồ sơ giấy, cấu trúc tệp, QC và xác nhận trước khi cập nhật.
Đơn vị có thể triển khai theo lộ trình và ưu tiên theo hướng dẫn. Tuy nhiên, thứ tự ưu tiên không thay thế yêu cầu hoàn thành đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Với dự án lớn, khảo sát hồ sơ mẫu và khóa rõ trách nhiệm từng bước giúp hạn chế xử lý lại. FSI có thể tư vấn phạm vi kỹ thuật từ chỉnh lý, scan đến kiểm tra và tạo dữ liệu theo yêu cầu cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình số hóa hồ sơ đảng viên theo Công văn 1361 gồm mấy bước?
Quy trình số hóa hồ sơ đảng viên có thể triển khai thành 7 bước nghiệp vụ trực tiếp: lập kế hoạch; rà soát, phân loại; chuẩn bị; số hóa; kiểm tra chất lượng; ký số; cập nhật hệ thống. Văn bản còn nêu bước kiểm tra, đôn đốc ở cấp quản lý.
Có phải số hóa toàn bộ thành phần hồ sơ cùng một lúc không?
Không bắt buộc triển khai đồng thời nếu điều kiện chưa cho phép. Công văn 1361 cho phép làm theo lộ trình và ưu tiên nhóm tài liệu mức 1 trước. Tuy nhiên, yêu cầu cuối cùng vẫn là hoàn thành đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.
Hồ sơ đảng viên thiếu tài liệu có phải dừng số hóa không?
Công văn 2119-CV/BTCTW ngày 11/9/2026 nêu rằng các tài liệu khác vẫn tiếp tục số hóa để bảo đảm tiến độ. Phần thiếu cần được xử lý theo tình trạng đã có hoặc chưa có xác nhận của cấp có thẩm quyền.
Mỗi hồ sơ đảng viên có được lưu thành một file PDF duy nhất không?
Không. Hướng dẫn yêu cầu mỗi thành phần tài liệu trong hồ sơ được lưu thành một tệp PDF riêng và đặt tên theo cấu trúc quy định tại Phụ lục 2.
