Mỗi ngành nghề, quy mô doanh nghiệp sẽ có nhu cầu lưu trữ tài liệu khác nhau. Nhưng nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp đều cần kết hợp cả giải pháp lưu trữ tại chỗ và lưu trữ đám mây để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất cho nhân viên và đảm bảo an toàn cho các thông tin quan trọng.
Những gợi ý về lưu trữ tài liệu dưới đây sẽ giúp các startup, doanh nghiệp nhỏ và cả các tập đoàn lớn tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu hiện tại, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng các phương án mở rộng để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai.
3 giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả ngay tại văn phòng
Dành cho startup: Tủ hồ sơ an toàn và ngăn nắp
Với các doanh nghiệp khởi nghiệp có nguồn lực hạn chế và không có nhiều diện tích lưu trữ, bước quan trọng nhất để quản lý tài liệu cũ chính là tổ chức thật ngăn nắp, khoa học. Tủ hồ sơ chính là một trong những giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất dành cho các startup.
Chỉ cần mua vài chiếc tủ hồ sơ có khóa chìa hoặc khóa mã số và dán nhãn rõ ràng cho các ngăn kéo và kẹp tài liệu sẽ giúp các nhân sự trong doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm tài liệu giấy khi cần. Nếu cần mở rộng thêm, doanh nghiệp chỉ cần mua thêm tủ. Nếu chuyển văn phòng, hệ thống tổ chức tài liệu này vẫn có thể được sử dụng tại nơi làm việc mới.
Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Thiết lập phòng lưu trữ tài liệu riêng
Nếu doanh nghiệp có đủ diện tích và cần lưu trữ một lượng lớn tài liệu doanh nghiệp cứng, hãy cân nhắc dành một phần không gian văn phòng, thậm chí là cả một phòng riêng để làm kho lưu trữ.
Trong phòng này, doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu riêng lẻ trong tủ hồ sơ hoặc phân loại theo các hộp tài liệu lớn theo từng kệ. Với một phòng lưu trữ hồ sơ riêng biệt, doanh nghiệp có thể lắp đặt khóa cơ đơn giản hoặc hệ thống an ninh doanh nghiệp như thẻ từ để đảm bảo luôn biết rõ ai đã và đang truy cập vào tài liệu của mình.
Dành cho doanh nghiệp lớn – tập đoàn: Thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp
Các tổ chức lớn thường có nhu cầu bảo mật và tuân thủ phức tạp hơn nhiều so với các startup hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ thông thường. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc thuê một dịch vụ lưu trữ tài liệu chuyên biệt để quản lý kho lưu trữ vật lý và đảm bảo tuân thủ các quy trình cần thiết của riêng doanh nghiệp cũng như theo pháp luật.
Những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu này không chỉ hỗ trợ phân loại và sắp xếp tài liệu tại văn phòng của doanh nghiệp. Họ còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý phòng thư, xây dựng các giao thức bảo mật cho nhân viên và thậm chí quản lý việc lưu trữ và hủy tài liệu đã không còn cần thiết.
Nếu hợp tác thành công với những chuyên gia trong lĩnh vực quản lý kho lưu trữ tài liệu vật lý, doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều thời gian và nguồn lực để tập trung hơn vào những nhiệm vụ giúp phát triển tổ chức của mình.
3 giải pháp lưu trữ tài liệu “trên mây” hiệu quả nhất
Dành cho startup: Tìm kiếm các giải pháp miễn phí và nâng cấp khi cần thêm dung lượng
Đối với các startup, vấn đề quan trọng nhất có lẽ không phải là dung lượng lưu trữ mà là việc đảm bảo các tệp của doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập được tại một kho tập trung. Điều này đặc biệt quan trọng nếu nhóm của doanh nghiệp làm việc từ xa, vì cần đảm bảo cho các nhân sự có thể truy cập, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi.
Do đó, tốt nhất doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp miễn phí hoặc chi phí thấp cung cấp dung lượng lưu trữ hợp lý, đồng thời đảm bảo toàn bộ nhóm của doanh nghiệp có quyền truy cập.
Phổ biến có thể kể tới như Google Drive, cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng cá nhân. Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ tệp với các tài khoản (người dùng) Google khác và tất cả tài liệu đều được lưu trữ an toàn trong cơ sở hạ tầng đám mây của Google. Khi cần thêm dung lượng, doanh nghiệp có thể nâng cấp lên tài khoản Google Workspace với dung lượng lớn hơn, đồng thời, cung cấp thêm quyền truy cập vào các công cụ lưu trữ và cộng tác bổ sung.
Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên dụng
Với quy mô lớn hơn các startup và nhu cầu về các tùy chọn lưu trữ chuyên dụng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) sẽ cần tìm đến giải pháp lưu trữ đám mây chuyên dụng để đáp ứng nhu cầu của họ. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu tốt nhất thường sẽ cung cấp nhiều gói dịch vụ, có khả năng mở rộng linh hoạt dựa trên dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản người dùng, tùy chọn nâng cấp bảo mật và các tính năng bổ trợ khác.
Các giải pháp như Dropbox có khả năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, qua đó, giúp đảm bảo các hệ thống, phần mềm cộng tác hiện tại của doanh nghiệp hoạt động liền mạch trên môi trường điện toán đám mây (cloud).
Dành cho doanh nghiệp lớn – tập đoàn: Triển khai các giải pháp quy mô lớn bao gồm nhiều sản phẩm
Các tổ chức lớn hoạt động trên quy mô toàn thế giới cần các giải pháp lưu trữ cho phép truy cập cùng lúc bởi hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người dùng. Dịch vụ phải đáng tin cậy, an toàn và có khả năng hoạt động tốt với các công cụ và dịch vụ cần thiết giúp hoàn thành công việc. Đối với những doanh nghiệp này, một giải pháp toàn diện kết hợp lưu trữ đám mây vào phần mềm năng suất sẽ mang lại lợi ích đáng kể nhất về cả năng suất và khả năng sử dụng.
Ví dụ: Microsoft cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây OneDrive cho tài liệu trong gói doanh nghiệp Microsoft 365, song song với đó, cung cấp quyền truy cập đám mây vào các tệp trong các công cụ cộng tác khác như họp mặt online Teams, phần mềm email như Outlook, bộ công cụ tạo và chỉnh sửa tài liệu do Office cung cấp, và nhiều hơn nữa. Dung lượng lưu trữ, quyền truy cập và các tính năng bổ sung được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của tổ chức thay vì chia thành nhiều gói. Điều này đảm bảo doanh nghiệp có tất cả những ứng dụng cần thiết và không có gì lãng phí.
Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiệu quả với hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye
Do hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm lưu trữ điện tử khác nhau, các doanh nghiệp thường bối rối trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của đơn vị mình.
May mắn thay, hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye, được phát triển bởi công ty công nghệ FSI, là giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp tối ưu được công nhận và tin tưởng bởi hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp trong đa ngành và đa quy mô.
Cụ thể, DocEye cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiệu quả, bao gồm:
| STT | Tính năng | Mô tả |
| 1 | Thu nhận tài liệu | – Tích hợp máy scan trực tiếp lên hệ thống- Tải tài liệu từ máy tính lên hệ thống- Đồng bộ tài liệu hàng loạt và cấu trúc thư mục từ máy tính lên DocEye |
| 2 | Thiết lập kho tài liệu số | – Thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp- Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp- Truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi |
| 3 | Lưu trữ tài liệu | – Lưu trữ không giới hạn- Lưu trữ và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu |
| 4 | Phân quyền chi tiết | Phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu |
| 5 | Tìm kiếm tài liệu | – Tìm kiếm theo từ khoá tên tài liệu- Tìm kiếm toàn văn theo nội dung bên trong tài liệu- Tìm kiếm theo mã số tài liệu |
| 6 | Quản lý tài liệu cá nhân | – Kho dữ liệu cá nhân được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp- Phân quyền và chia sẻ thư mục, tài liệu cá nhân cho nhóm, phòng ban, cá nhân cụ thể |
| 7 | Thiết lập kho 3D trên hệ thống | Xây dựng kho 3D đối chiếu vị trí tài liệu trên kho điện tử với kho vật lý |
| 8 | Mượn trả tài liệu | Cho phép người dùng đăng ký mượn tài liệu trên kho lưu trữ khi không có quyền truy cập |
| 9 | Tạo báo cáo thống kê | Tổng quát và chi tiết tài liệu theo thời gian, phòng ban, loại tài liệu hoặc từng người dùng |
Hướng tới sự thân thiện dành cho người dùng phổ thông, phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye được thiết kế với giao diện trực quan, dễ làm quen và thao tác, từ đó, cho phép các nhân sự của doanh nghiệp nhanh chóng sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm mà không cần tốn nhiều thời gian đào tạo, hướng dẫn.
Sau cùng, ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tính năng, ứng dụng cần thiết giúp các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ lưu trữ tài liệu điện tử hiệu quả, DocEye còn sở hữu công nghệ lõi tiên tiến OCR, OMR, giúp nhận dạng và trích xuất văn bản tự động. Đồng thời, đây còn là sản phẩm tiêu biểu đã nhận được sự tin tưởng, công nhận của cả khách hàng và giới chuyên gia với 3 năm liên tiếp (2016 – 2018) giành giải thưởng Sao Khuê.
Hy vọng qua bài viết, các doanh nghiệp đã có thêm nhiều hiểu biết quan trọng để tự tin triển khai các hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả tại đơn vị mình. Từ đó, không ngừng gia tăng hiệu suất và năng lực cạnh tranh trên cuộc đua chuyển đổi số hiện nay.
