Theo báo cáo của Flexera, hơn 74% các công ty toàn cầu coi chuyển đổi số là ưu tiên hàng đầu. Để chuyển đổi thành công, lãnh đạo doanh nghiệp cần phải lựa chọn chiến lược số hóa phù hợp với đơn vị của mình. Dưới đây là 6 điểm quan trọng mà tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý để xây dựng và thực thi chiến lược số hóa doanh nghiệp hiệu quả.
Chiến lược số hóa doanh nghiệp là gì?
Chiến lược số hóa doanh nghiệp là một kế hoạch nhằm cập nhật các quy trình làm việc truyền thống, nặng về thủ công (analog) của công ty sang các quy trình làm việc kỹ thuật số hiện đại, cho phép xử lý các tác vụ trên môi trường số, mọi lúc mọi nơi. Bản kế hoạch này thường sẽ bao gồm chi tiết về các thủ tục được thay đổi, những thách thức dự kiến và lộ trình thực hiện.
Lưu ý rằng chiến lược số hóa toàn diện của doanh nghiệp có thể sẽ kết hợp cả yếu tố số hóa tài liệu và số hóa quy trình. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu vật lý thành tài liệu điện tử, giúp dễ dàng lưu trữ và truy cập. Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi các quy trình làm việc từ truyền thống sang kỹ thuật số.
6 lưu ý khi triển khai chiến lược số hóa doanh nghiệp
Mặc dù các chi tiết của chiến lược số hóa tại từng doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào đặc thù của tổ chức đó, tuy nhiên, dưới đây là một số yếu tố chung cần lưu ý:
Lựa chọn một khuôn mẫu số hóa doanh nghiệp phù hợp
Mặc dù mỗi chiến lược số hóa doanh nghiệp đều là duy nhất, các lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp vẫn có thể học hỏi từ các tổ chức khác để tìm ra khuôn mẫu số hóa phù hợp với đơn vị của mình. Các khuôn mẫu số hóa hay hệ thống này vạch ra trách nhiệm mà các phòng ban cụ thể sẽ tuân theo trong quá trình số hóa của doanh nghiệp.
Đặc biệt, việc sử dụng các khuôn mẫu này giúp hỗ trợ phối hợp hiệu quả giữa các chuyên gia CNTT, bộ phận hỗ trợ khách hàng và các nhóm, phòng ban khác trong doanh nghiệp.
Khuôn mẫu số hóa dành cho doanh nghiệp có thể bao gồm các hướng dẫn chung hoặc các đề xuất dành riêng cho ngành. Một số khuôn mẫu có thể tập trung vào các quy trình cụ thể, chẳng hạn như quản lý chuỗi cung ứng. Trong khi những khuôn mẫu khác có thể tập trung vào các trụ cột hoạt động chung như nâng cao năng lực CNTT, vận hành doanh nghiệp hoặc tiếp thị kỹ thuật số.
Xác định tầm nhìn rõ ràng cho chiến lược số hóa doanh nghiệp
Không tổ chức, doanh nghiệp nào nên tiến hành số hóa theo cảm tính và quá trình này chỉ nên được triển khai khi lãnh đạo có tầm nhìn rõ ràng về những gì họ có thể đạt được và mong muốn đạt được.
Cụ thể, doanh nghiệp có thể cung cấp một tuyên bố tầm nhìn ngắn gọn phác thảo về việc khi chuyển đổi số, số hóa tổ chức sẽ trông như thế nào. Tuyên bố này nên phù hợp với các chiến lược kinh doanh hiện có và tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp.
Đặt mục tiêu hiệu suất khả thi và cụ thể
Rất khó để mọi người có thể biết rằng chiến lược số hóa doanh nghiệp đã thành công nếu không có những mục tiêu hiệu suất cụ thể. Các lãnh đạo hay những người ra quyết định của công ty cần lựa chọn các số liệu và tiêu chuẩn chính để theo dõi tiến độ số hóa của doanh nghiệp.
Doanh thu và lợi nhuận là điểm khởi đầu tốt, bên cạnh đó, các chỉ số để xác định mức năng suất được cải thiện hoặc số lượng khách hàng mới cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích.
Nghiên cứu và phân tích kỹ càng hệ thống hiện tại
Điểm cần lưu ý tiếp theo là phân tích kỹ lưỡng các quy trình làm việc hiện tại để làm nổi bật những lĩnh vực mà công nghệ có thể thúc đẩy cải tiến. Ví dụ, các công ty tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường giúp cải thiện hiệu suất vượt trội.
Trong quá trình nghiên cứu và phân tích hệ thống, một ý tưởng tuyệt vời là nêu bật những lỗ hổng của tổ chức, doanh nghiệp đang cản trở khả năng số hóa. Sau đó, tìm phương án phù hợp để lấp đầy những khoảng trống này nhằm đơn giản hóa chiến lược số hóa khi triển khai.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đặt ra những câu hỏi như: Liệu có thành viên nào trong nhóm có chuyên môn về công nghệ thông tin? Đã có ai từng tham gia vào quá trình số hóa doanh nghiệp chưa?
Từ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn lực nội bộ để lấp đầy khoảng trống trước khi tìm kiếm các nguồn bên ngoài phục vụ công tác số hóa cho công ty.
Đảm bảo tất cả mọi nhân sự cùng tham gia
Theo McKinsey & Company, một lý do khiến 70% doanh nghiệp tổ chức chuyển đổi số thất bại là do sự phản kháng của nhân viên. Sự phản kháng này có thể liên quan đến nỗi lo sợ mất việc hoặc cảm giác miễn cưỡng khi phải tham gia đào tạo lại các kỹ năng để phục vụ cho những cách làm mới, hệ thống mới.
Dù trong bất kỳ trường hợp nào, việc các nhân sự chống lại quá trình chuyển đổi số, số hóa doanh nghiệp cũng là một vấn đề nghiêm trọng, đòi hỏi các cấp lãnh đạo của công ty cần tiến hành các giải pháp thuyết phục mọi người cùng đồng thuận tham gia.
Cụ thể, hãy hỏi tại sao nhân viên nên quan tâm đến chiến lược số hóa của doanh nghiệp. Một số nhân sự sẽ tham gia khi được chia sẻ thông tin chi tiết và phản hồi. Một số thành viên khác có thể tham gia nếu lãnh đạo chứng minh được hiệu quả của số hóa, như giúp giảm bớt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Bên cạnh đó, để đảm bảo tất cả các thành viên của doanh nghiệp cùng tham gia vào quá trình số hóa tổ chức, việc tiến hành các buổi đào tạo lại nhằm giúp nhân viên thích nghi với những thay đổi cũng là một ý tưởng hay.
Thiết lập lộ trình số hóa doanh nghiệp rõ ràng
Mọi chiến lược tốt đều cần có một lộ trình rõ ràng để thực hiện các mục tiêu. Lộ trình số hóa doanh nghiệp phân tích từng yếu tố và từng bước, từng mốc thời gian của quá trình chuyển đổi. Hầu hết các lộ trình đều bao gồm các biểu đồ và biểu tượng giúp sắp xếp các nhiệm vụ và ước tính khung thời gian theo từng phòng ban. Với một lộ trình được thiết kế tốt, bất kỳ nhân sự nào cũng có thể hình dung được con đường phía trước của doanh nghiệp.
Đối với một số doanh nghiệp, lộ trình hoàn chỉnh có thể bao gồm khoảng thời gian hai năm. Những doanh nghiệp khác có thể đưa ra kế hoạch chuyển đổi số nhanh chóng được sắp xếp hợp lý trong khung thời gian ngắn hơn.
Dù là trường hợp nào, một lộ trình số hóa hiệu quả sẽ không cố gắng thay đổi tất cả các quy trình làm việc cùng một lúc. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung vào những thay đổi nhỏ đối với các trụ cột hoạt động nơi mọi người đều có thể thấy kết quả rõ ràng và trong khoảng thời gian không quá dài.
Khi đó, lãnh đạo cũng có thể thu thập phản hồi, rút kinh nghiệm và thực hiện những điều chỉnh phù hợp trước khi mở rộng phạm vi sang các quy trình làm việc khác của tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, việc xây dựng và triển khai chiến lược số hóa doanh nghiệp đòi hỏi cần có lộ trình rõ ràng, sự tham gia của tất cả nhân sự ở mọi cấp và xác lập những mục tiêu cụ thể, khả thi. Hy vọng với 6 điểm lưu ý mà FSI vừa chia sẻ, các doanh nghiệp đã có thêm nhiều hiểu biết quan trọng để tự tin vững bước trên hành trình số hóa, chuyển đổi số trong tương lai.
