Theo khảo sát của APQC, chi phí xử lý một hóa đơn thủ công có thể dao động từ 15–40 USD tùy quy mô tổ chức. Ứng dụng công nghệ OCR giúp tự động hóa quy trình, giảm chi phí và tăng độ chính xác trong xử lý hóa đơn.
Thực trạng của doanh nghiệp khi hóa đơn, chứng từ vẫn phải xử lý 1 cách thủ công
Trong thời đại mà hiệu suất và độ chính xác là yếu tố then chốt để doanh nghiệp cạnh tranh, quy trình xử lý hóa đơn thủ công đang dần trở thành lực cản vô hình. Việc in ấn, phân loại, nhập liệu, kiểm tra thủ công rồi mới chuyển qua duyệt và thanh toán khiến cả hệ thống tài chính vận hành kém hiệu quả.
Theo báo cáo từ APQC, chi phí xử lý một hóa đơn bằng tay dao động từ 15–40 USD, tùy vào mức độ phức tạp và quy mô tổ chức.
Những hệ lụy cụ thể có thể kể đến:
- Thời gian xử lý kéo dài 9–11 ngày
- Sai sót trong nhập liệu chiếm 10–15%
- Khó kiểm soát chứng từ, dễ phát sinh gian lận
Công nghệ OCR là gì? Vai trò trong xử lý hóa đơn
OCR (Optical Character Recognition) – hay còn gọi là nhận dạng ký tự quang học – là công nghệ cho phép máy tính tự động nhận diện, trích xuất và chuyển đổi ký tự từ hình ảnh (chẳng hạn như hóa đơn scan, ảnh chụp, PDF…) sang dạng văn bản số có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và lưu trữ.
Từ công nghệ đến ứng dụng: OCR và xử lý hóa đơn
Trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hóa đơn là loại chứng từ xuất hiện liên tục và với số lượng lớn. Việc nhập liệu hóa đơn thủ công không chỉ tốn thời gian, tăng rủi ro sai sót, mà còn giới hạn tốc độ ra quyết định tài chính.
Ứng dụng công nghệ OCR vào xử lý hóa đơn mang lại những lợi ích rõ rệt:
- Tự động trích xuất dữ liệu từ nhiều định dạng hóa đơn khác nhau: hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử dạng ảnh, hóa đơn PDF gửi qua email,…
- Rút ngắn thời gian xử lý: Thay vì mất vài ngày cho quy trình in – nhập liệu – đối chiếu thủ công, OCR giúp xử lý hóa đơn chỉ trong vài phút.
- Giảm thiểu sai sót đến mức gần như bằng 0: Nhờ loại bỏ thao tác thủ công, OCR giúp doanh nghiệp tăng độ chính xác dữ liệu lên tới 98–99%.
- Chuẩn hóa quy trình kế toán: OCR đóng vai trò như “cửa ngõ kỹ thuật số” kết nối tài liệu vật lý với hệ thống phần mềm kế toán, ERP hoặc phần mềm tài chính nội bộ.
6 Cách để cắt giảm chi phí xử lý hóa đơn bằng Công Nghệ OCR
Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đang cách mạng hóa cách các doanh nghiệp xử lý hóa đơn, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 6 cách chính mà OCR có thể hỗ trợ giảm gánh nặng tài chính trong quy trình này:
Tự Động Hóa Toàn Bộ Quy Trình
Áp dụng công nghệ OCR và thu thập dữ liệu thông minh để tự động trích xuất, xác thực và nhập dữ liệu hóa đơn. Điều này giúp loại bỏ nhập liệu thủ công, giảm lỗi và tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí lao động.
Chuyển Đổi Hoàn Toàn Sang Hóa Đơn Điện Tử
Thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và bưu chính. Hóa đơn điện tử được xử lý nhanh hơn, giúp bạn tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và tăng cường độ chính xác dữ liệu.
Tập Trung Hóa Quy Trình Xử Lý
Thiết lập một hệ thống xử lý hóa đơn tập trung để quản lý tất cả hóa đơn từ mọi nguồn. Điều này chuẩn hóa quy trình, cải thiện khả năng hiển thị và tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban, giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.
Tận Dụng Chiết Khấu Thanh Toán Sớm
Xử lý hóa đơn nhanh chóng cho phép bạn thanh toán sớm hơn và tận dụng các khoản chiết khấu từ nhà cung cấp. Điều này giúp giảm tổng chi phí mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đào Tạo & Cập Nhật Kiến Thức Cho Nhân Viên
Đầu tư vào việc đào tạo thường xuyên cho nhân viên về các phương pháp xử lý hóa đơn hiệu quả, sử dụng công cụ tự động hóa và tuân thủ quy định. Điều này nâng cao hiệu suất, giảm thiểu lỗi và thúc đẩy cải tiến liên tục.
Gia Công Xử Lý Hóa Đơn
Đối với doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn hoặc muốn tập trung vào hoạt động cốt lõi, thuê ngoài dịch vụ xử lý hóa đơn chuyên nghiệp là một lựa chọn tiết kiệm chi phí. Các nhà cung cấp dịch vụ có chuyên môn và công nghệ giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo độ chính xác.
Xem thêm: Cập nhật mới nhất các công nghệ OCR trong việc giải quyết hóa đơn trong doanh nghiệp
Lợi ích nổi bật khi tự động hóa xử lý hóa đơn bằng công nghệ OCR
Rút ngắn đến 50% thời gian xử lý hóa đơn: Đây là một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất. OCR tự động hóa phần lớn công việc nhập liệu thủ công, giải phóng nhân viên kế toán khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và phân tích cao hơn.
Giảm thiểu sai sót trong dữ liệu: Với khả năng nhận dạng chính xác và các công cụ kiểm tra tích hợp, OCR giúp giảm thiểu đáng kể các lỗi sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính, từ đó nâng cao chất lượng báo cáo và hỗ trợ các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Tăng cường độ chính xác và bảo mật dữ liệu tài chính: Dữ liệu hóa đơn sau khi được xử lý bằng OCR được lưu trữ điện tử một cách an toàn, giảm thiểu nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép so với việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống. Các phần mềm OCR hiện đại thường tích hợp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm.
Tiết kiệm nhân lực – tăng hiệu suất kế toán: Bằng cách tự động hóa quy trình nhập liệu, OCR giúp giảm tải công việc cho bộ phận kế toán, cho phép họ xử lý một lượng lớn hóa đơn với nguồn lực ít hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực và đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ kế toán.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI tự tin mang đến công nghệ OCR đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn ISO quốc tế khắt khe về bảo mật và chất lượng nhờ vào:
- Độ chính xác cao nhận dạng tiếng Việt chính xác đến 98%
- Số hóa giản đồ chính xác đạt độ chính xác trên 90%
- Hiệu suất xử lý cao cho phép xử lý song song với hiệu suất 6s/trang
- Bóc tách dữ liệu tự động và linh hoạt không phụ thuộc vào biểu mẫu, văn bản hành chính.
- Tích hợp mạnh mẽ với nhiều hệ thống của khách hàng
- Cơ chế học máy thông minh giúp hệ thống tự động nâng cao độ chính xác.
Giải pháp OCR được “may đo” riêng cho quy trình nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp lớn. Trao đổi ngay với FSI về giải pháp tích hợp ngay hôm nay.
Xem thêm:
