Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp sao cho hiệu quả là mối quan tâm chung của các công ty ở mọi quy mô. Ngày nay, lượng dữ liệu và tài liệu khổng lồ được sản sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp đã khiến các giải pháp lưu trữ và quản lý truyền thống, thủ công không còn khả thi. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các cách thức triển khai và ứng dụng giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử để đảm bảo các hồ sơ, tài liệu được quản lý tối ưu.
Tại sao mọi doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu hiệu quả?
Lưu trữ đúng cách các tài liệu quan trọng là một cách đơn giản để loại bỏ các rủi ro trong kinh doanh. Bên cạnh việc tuân thủ các luật về quyền riêng tư của người dùng, việc học cách lưu trữ tài liệu doanh nghiệp có thể giúp dữ liệu của doanh nghiệp và khách hàng của bạn không bị rò rỉ.
Qua đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí khỏi những vụ kiện tụng tốn kém có thể xảy ra do lỗ hổng bảo mật. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tránh được những rắc rối do thất lạc tài liệu và cải thiện hiệu suất làm việc của toàn đội ngũ.
Trong kỷ nguyên số, để có thể quản trị và theo dõi số lượng lớn các tài liệu đa định dạng, một hệ thống quản lý tài liệu chuyên biệt cho doanh nghiệp là cách tốt nhất để lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ các tài liệu quan trọng.
Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiệu quả bằng hệ thống quản lý tài liệu chuyên biệt
Hệ thống quản lý tài liệu là một giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và kiểm soát các tài liệu điện tử quan trọng. Hơn hết, một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp:
- Lưu trữ tài liệu tập trung
- Sắp xếp tài liệu khoa học trên máy tính hoặc trên đám mây
- Giữ an toàn cho các tệp tin
- Thiết lập quyền cho người dùng đối với tài liệu mật
- Theo dõi các phiên bản
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác
- Sao lưu tự động và khôi phục dữ liệu khi có sự cố.
Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp quản lý và lưu trữ tài liệu chuyên biệt cho doanh nghiệp, nổi bật trong đó là DocEye từ FSI. Phần mềm đã nhận được nhiều đánh giá tích cực từ giới chuyên gia công nghệ và các khách hàng doanh nghiệp, tập đoàn lớn, tiêu biểu với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp thông minh DocEye sở hữu nhiều tính năng thiết yếu, ứng dụng các công nghệ tiên tiến về tự động hóa nhận diện, trích xuất văn bản, ký tự như OCR, OMR, ADRT, cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu hiệu quả.
6 bài học quan trọng khi lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
1. Chỉnh lý và phân loại tài liệu rành mạch
Không phải tất cả tài liệu đều được tạo ra như nhau. Hóa đơn, hồ sơ pháp lý, hồ sơ y tế và bất kỳ tài liệu nào khác chứa thông tin cá nhân đều có yêu cầu bảo mật cao hơn. Đó là lúc phân loại tài liệu phát huy tác dụng. Việc tạo hệ thống phân loại cho tất cả tài liệu của công ty sẽ cho phép doanh nghiệp triển khai các chính sách xử lý các tệp khác nhau.
Điều đó có thể bao gồm việc đặt ra các quy tắc cho quyền truy cập (giới hạn khả năng xem một số tài liệu cho các nhân viên được chọn) hoặc tạo vòng đời tài liệu thay đổi theo từng loại tài liệu.
Chỉnh lý và phân loại tài liệu chính xác cũng có thể giúp nhân sự tiết kiệm thời gian, nhiều hệ thống quản lý tài liệu cho phép bạn sử dụng thẻ và tính năng tìm kiếm cao cấp như toàn văn, từ khóa, … để tìm kiếm tài liệu, giúp việc tra cứu các tài liệu được phân loại chính xác dễ dàng hơn.
2. Chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm cụ thể cho quản lý và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
Xác định thành viên nào chịu trách nhiệm quét, phân loại và lưu trữ tài liệu, cũng như ai chịu trách nhiệm theo dõi tài liệu sau khi chúng được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
Nếu mọi người đều chịu trách nhiệm quản lý các tệp của riêng mình, công ty vẫn cần chỉ định các quản trị viên chịu trách nhiệm xử lý các tài liệu nhạy cảm, giám sát hệ thống quản lý tài liệu doang nghiệp và đảm bảo các nhân sự khác tuân theo các giao thức phù hợp.
Nhờ có một nhóm cá nhân chịu trách nhiệm quản lý tài liệu sẽ đặt ra kỳ vọng đúng đắn cho nhân viên của doanh nghiệp và loại bỏ sự nhầm lẫn về trách nhiệm.
3. Thiết lập và kiểm soát chặt chẽ quyền hạn người dùng
Bảo đảm quyền hạn người dùng được thiết lập chính xác là điều cần thiết để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp. Hầu hết các nền tảng quản lý tài liệu doanh nghiệp đều hỗ trợ một số công cụ tùy chỉnh cho phép lãnh đạo công ty quyết định ai trong tổ chức của mình hoặc trong danh sách khách hàng của mình được xem loại tài liệu nào.
Ngoài ra, đừng quên cập nhật quyền hạn người dùng cho bất kỳ nhân viên nào rời khỏi công ty. Đặc biệt, một số tài liệu, chẳng hạn như tài liệu chứa số An sinh Xã hội, chỉ nên dành cho các thành viên đủ điều kiện (chẳng hạn như đại diện phòng nhân sự). Do đó, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ ai có quyền truy cập vào các tài liệu mật trong tổ chức.
4. Xây dựng quy trình hủy tài liệu
Quản lý thông tin có trách nhiệm không chỉ là lưu trữ các tài liệu quan trọng; doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch xóa dữ liệu an toàn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu người dùng yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện theo luật về quyền riêng tư. Công ty cũng có thể muốn xóa dữ liệu về ứng viên xin việc trước đây hoặc hồ sơ khách hàng hoặc đơn giản là xóa sạch các tài liệu cũ không còn giá trị nữa.
Thông qua việc thiết lập một bộ quy trình và các mốc thời gian về việc loại bỏ các tài liệu cũ hoặc không liên quan có thể giúp hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp không bị lộn xộn.
5. Kiểm soát phiên bản hiệu quả đối với tất cả tài liệu
Có không ít các doanh nghiệp có tài liệu được đặt tên là “Final_version_10” trong các tệp của mình. Cũng có những doanh nghiệp phải làm việc trong môi trường có nhiều bên liên quan và liên tục thực hiện các thay đổi vào phút chót với các tài liệu.
Do đó, doanh nghiệp cần tận dụng tính năng kiểm soát phiên bản từ hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Giờ đây, các phiên bản tiền nhiệm của tài liệu đều được lưu trữ giúp theo dõi các thay đổi và dễ dàng quay lại phiên bản trước đó nếu cần thiết.
6. Luôn sẵn sàng kế hoạch sao lưu và khả năng phục hồi tài liệu
Vì các sự cố có thể xảy ra mà không báo trước, do đó, doanh nghiệp luôn cần xây dựng các phương án dự phòng, đảm bảo an toàn cho các tài liệu, dữ liệu quan trọng của công ty.
Khi sử dụng hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, công ty sẽ cần thiết lập các bản sao lưu tự động và quy trình phục hồi trong trường hợp các tài liệu quan trọng bị mất.
Trên đây là 6 bài học quan trọng mà các doanh nghiệp cần ghi nhớ khi triển khai lưu trữ tài liệu tại đơn vị mình, nhằm đạt được hiệu suất làm việc tốt hơn, tiết kiệm chi phí, không gian và nhân lực. Để tối ưu lưu trữ tài liệu doanh nghiệp, các tổ chức, đơn vị cần nhanh chóng triển khai các hệ thống quản lý điện tử thông minh, đáp ứng đầy đủ tính năng như DocEye từ FSI.
