Theo thống kê từ IDC, mỗi nhân viên văn phòng trung bình mất tới 4,5 giờ mỗi tuần để tìm kiếm tài liệu – tương đương gần 6 tuần làm việc bị lãng phí mỗi năm. Việc số hóa tài liệu không chỉ giúp giảm thời gian tìm kiếm mà còn cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
Thực trạng giấy tờ còn tồn đọng trong doanh nghiệp
Dù chuyển đổi số đã trở thành chiến lược cốt lõi của nhiều doanh nghiệp, nhưng một thực tế đáng lo ngại là hàng loạt tổ chức vẫn đang phụ thuộc quá nhiều vào tài liệu giấy. Từ hợp đồng, hồ sơ nhân sự đến hóa đơn và văn bản nội bộ – phần lớn thông tin quan trọng vẫn bị “giam lỏng” trong các kho lưu trữ vật lý.
Hệ quả là gì? Hàng chục giờ bị tiêu tốn mỗi tháng chỉ để tìm kiếm thông tin. Chi phí kho bãi tăng. Thông tin phân mảnh. Và nguy cơ mất mát, rò rỉ dữ liệu ngày càng lớn.
“45% doanh nghiệp trì hoãn số hóa đã mất cơ hội chuyển đổi số toàn diện chỉ trong 18 tháng.” — Gartner, Digital Strategy Report 2025.
Số hóa tài liệu – nền móng vận hành trong kỷ nguyên số
Số hoá tài liệu không chỉ đơn giản là việc scan chuyển giấy tờ từ dạng vật lý thành file điện tử mà đó còn là một quá trình chuyển đổi toàn diện, từ cách thức tạo lập, lưu trữ, chia sẻ cho đến bảo mật thông tin với những lợi ích mang lại vô cùng đáng kể.
Một chiến lược số hóa tài liệu hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra nền tảng vận hành linh hoạt và có khả năng thích ứng cao trong môi trường kinh doanh đầy biến động.
5 lý do tại sao bạn không nên chờ đợi để số hóa tài liệu
Nâng cấp trải nghiệm khách hàng – yếu tố sống còn của cạnh tranh
Khách hàng ngày nay kỳ vọng mọi thứ đều phải nhanh chóng, minh bạch và cá nhân hóa. Trong khi đó, việc xử lý thông tin từ tài liệu giấy thường kéo dài, dễ sai sót và thiếu đồng bộ.
Khi hồ sơ được số hóa, đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể:
Truy xuất thông tin tức thì
Giải quyết khiếu nại nhanh chóng
Cung cấp dịch vụ cá nhân hóa dựa trên dữ liệu thực
Trong một thị trường mà giá cả ngày càng bão hòa, trải nghiệm khách hàng chính là lợi thế cạnh tranh bền vững – và số hóa tài liệu là nền tảng không thể thiếu để đạt được điều đó.
Tăng năng suất nhân viên và tối ưu hiệu suất vận hành
Tài liệu số giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tránh trùng lặp công việc và cải thiện khả năng cộng tác. Thay vì tìm hồ sơ trong kho, nhân viên chỉ cần nhập vài từ khóa để truy xuất toàn bộ lịch sử thông tin.
Với mô hình làm việc từ xa, số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:
Duy trì vận hành xuyên suốt dù không ở văn phòng
Giảm thời gian phản hồi nội bộ
Hỗ trợ cộng tác đa phòng ban và liên chi nhánh
Theo AIIM, số hóa tài liệu có thể giúp tăng hiệu suất công việc lên đến 30% trong các bộ phận liên quan đến xử lý thông tin.
Tiết kiệm chi phí – Không chỉ là tiền giấy
Khi nhìn vào bài toán chi phí, giấy chỉ là phần nổi của tảng băng.Số hóa giúp cho doanh nghiệp:
Cắt giảm chi phí giấy, mực, không gian và nhân sự vận hành
Giảm chi phí cơ hội do chậm trễ hoặc mất thông tin
Tăng ROI bằng cách khai thác lại dữ liệu cũ để phân tích và tối ưu hoạt động.
Theo ước tính từ IDC, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm 25–40% chi phí quản lý tài liệu trong năm đầu tiên áp dụng số hóa.
Bảo mật nâng cao – Và dễ dàng kiểm soát hơn
Có thể được mã hóa và bảo vệ bằng nhiều lớp xác thực
Quản lý quyền truy cập theo vị trí, vai trò
Có lịch sử chỉnh sửa (audit trail) rõ ràng, phục vụ kiểm toán
Ngoài ra, số hóa còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý về bảo mật thông tin, các chuẩn quốc tế như ISO/IEC 27001: 2013, GDPR…
Tài liệu số không chỉ an toàn hơn, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý một cách chủ động.
Giảm thiểu rủi ro mất mát – Không ai đoán trước được điều bất ngờ
Lũ lụt, hỏa hoạn, mất điện, trộm cắp, côn trùng phá hoại… là những rủi ro thực tế đe dọa tài liệu giấy. Chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể khiến hàng ngàn hồ sơ biến mất vĩnh viễn.
Số hóa tài liệu cho phép:
Sao lưu định kỳ trên nhiều nền tảng (on-premise, cloud, hybrid)
Khôi phục nhanh trong trường hợp mất mát
Tiếp tục vận hành từ xa, kể cả khi văn phòng không thể truy cập
Những doanh nghiệp chưa số hóa tài liệu thường mất từ vài tuần đến vài tháng để phục hồi sau thảm họa, nếu có thể.
Xem thêm: 5 lợi ích của số hóa tài liệu trong doanh nghiệp đã được chứng minh
Các bước bắt đầu để số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu số hóa của doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào triển khai, doanh nghiệp cần hiểu rõ thực trạng hiện tại và xác định chính xác nhu cầu nội bộ. Hãy tự trả lời các câu hỏi sau:
Những phòng ban nào đang tiêu tốn nhiều giấy tờ nhất?
(Ví dụ: hành chính – nhân sự, tài chính – kế toán, pháp lý, kho lưu trữ…)
Loại tài liệu nào mang tính cốt lõi, thường xuyên truy cập, cần ưu tiên số hóa trước?
(Hồ sơ khách hàng, hợp đồng, hóa đơn, bảng lương, tài liệu nội bộ…)
Các quy định pháp lý nào đang yêu cầu lưu trữ tài liệu lâu dài hoặc bảo mật cao?
Việc phân loại đúng tài liệu theo mức độ ưu tiên và tần suất sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp triển khai số hóa theo lộ trình hợp lý, tiết kiệm thời gian và ngân sách.
Bước 2: Lên kế hoạch triển khai số hóa
Một kế hoạch triển khai rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tiến độ và đo lường hiệu quả cụ thể. Trong giai đoạn này, cần lưu ý:
Dự trù ngân sách và nguồn lực:
Bao gồm chi phí cho thiết bị quét, phần mềm lưu trữ, nhân sự vận hành, chi phí thuê ngoài (nếu có), và đào tạo đội ngũ nội bộ.
Xác định công nghệ và quy trình lưu trữ:
Liệu doanh nghiệp sẽ lưu trữ dữ liệu trên server riêng, hạ tầng đám mây (cloud) hay kết hợp cả hai? Cần có lộ trình bảo mật và backup định kỳ rõ ràng.
Dự kiến thời gian hoàn thành
Thời gian bắt đầu và thời gian triển khai cần được xác định rõ để tránh ảnh hưởng đến các công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị số hóa uy tín và có năng lực thực tiễn
Nhà cung cấp dịch vụ số hóa đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án. Hãy lựa chọn nhà cung cấp dựa trên:
Dịch vụ nhập liệu dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn, công nghệ và đánh giá của khách hàng. Tìm hiểu thông tin về các đối tác trên website, mạng xã hội, và các nguồn thông tin khác.
Xem xét các yếu tố như khả năng bảo mật dữ liệu, khả năng mở rộng dịch vụ và khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp. Đánh giá năng lực của đối tác dựa trên các tiêu chí quan trọng đối với doanh nghiệp.
Yêu cầu báo giá chi tiết và so sánh các gói dịch vụ để lựa chọn phương án phù hợp nhất. So sánh giá cả và các điều khoản dịch vụ của các đối tác để đưa ra quyết định tối ưu.
Đánh giá các chứng nhận và tiêu chuẩn mà nhà cung cấp dịch vụ nhập liệu đang có: Các chứng nhận tiêu chuẩn như ISO 9001: 2015, ISO/IEC 27001: 2013… là những chứng nhận rất quan trọng.
Lắng nghe xem đánh giá, nhận xét của khách hàng trước đây.
FSI – Nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu tổng thể top 1 thị trường
Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các phần mềm số hóa, công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.
Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.
Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để đồng hành trong quá trình chuyển đổi số, hãy liên hệ với FSI ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ của FSI.
Có thể bạn quan tâm:
