Khi thay đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy, doanh nghiệp cần đảm bảo việc chuyển đổi hiệu quả các tài liệu bản cứng thành tệp kỹ thuật số. Sau đó, cần lưu trữ chúng trên các kho điện tử an toàn và phân quyền truy cập cho nhân viên. Dưới đây là 4 giải pháp tối ưu từ FSI nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy thành công.
Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là giải pháp giúp lưu trữ tập trung các tài liệu và tệp kỹ thuật số. Đây là phần mềm có nhiều tính năng phong phú để quản lý hiệu quả tài liệu của doanh nghiệp tiến tới hình thành văn phòng không giấy, bao gồm:
- Bảo mật: Truy cập tài liệu an toàn với khả năng phân quyền chi tiết và đặt mật khẩu nhiều lớp cho từng file từng folder tài liệu, giúp đảm bảo chỉ những nhân viên được phép mới có quyền truy cập vào các tệp cần thiết để thực hiện công việc.
- Tìm kiếm: Áp dụng các bộ lọc tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm toàn văn để nhanh chóng xác định được chính xác tài liệu trong một kho tài liệu khổng lồ của doanh nghiệp.
- Kiểm soát phiên bản: Nắm bắt được các thay đổi và khôi phục tài liệu về các phiên bản trước đó nếu cần.
- Cộng tác: Cho phép nhân viên các phòng ban cùng nhau làm việc trên các tài liệu và thực hiện chỉnh sửa.
Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp quản lý và lưu trữ tài liệu dành cho doanh nghiệp, nổi bật trong đó là DocEye từ FSI. Phần mềm đã nhận được nhiều đánh giá tích cực từ giới chuyên gia công nghệ và các khách hàng doanh nghiệp, tập đoàn lớn, tiêu biểu với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh DocEye sở hữu nhiều tính năng thiết yếu, ứng dụng các công nghệ tiên tiến về tự động hóa nhận diện, trích xuất văn bản, ký tự như OCR, OMR, ADRT, cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu hiệu quả.
Trang bị các máy scan tài liệu kỹ thuật số phù hợp
Ngay cả các văn phòng không giấy cũng không tránh khỏi những tác vụ hay giao dịch có liên quan tới giấy tờ bản cứng. Máy quét (scan) tài liệu kỹ thuật số sẽ cho phép doanh nghiệp chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu điện tử nhanh chóng.
Khi tìm kiếm máy quét phù hợp với doanh nghiệp của mình, cần lưu ý các yếu tố sau:
- Khả năng quét nhanh: Việc chuyển đổi hay số hóa tài liệu có thể mất nhiều thời gian nếu không có phần cứng phù hợp. Doanh nghiệp cần lựa chọn máy quét có thể chứa nhiều giấy tờ và có thể scan nhanh chỉ trong vài phút.
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Giúp trích xuất tự động dữ liệu từ bản quét kỹ thuật số dễ dàng với độ chính xác cao.
- Phần mềm đi kèm: Thường bao gồm các tính năng bổ sung như đặt tên tệp tự động, dọn dẹp hình ảnh, lập chỉ mục, v.v.
Ứng dụng chữ ký điện tử
Một số doanh nghiệp thận trọng đã chọn giữ lại các tài liệu giấy để thu thập chữ ký nhằm đảm bảo về tính ràng buộc pháp lý. Tuy nhiên, điều này khiến cho doanh nghiệp vẫn tiếp tục phụ thuộc vào giấy tờ và chưa thể xây dựng thành công văn phòng không giấy.
Nhờ sự phát triển của công nghệ, các nền tảng chữ ký điện tử ra đời đã cung cấp một giải pháp thay thế hiệu quả, cho phép doanh nghiệp thu thập chữ ký cho hợp đồng và các tài liệu quan trọng khác ngay trên môi trường số mà vẫn đảm bảo tính ràng buộc như bản viết tay.
Nhiều nền tảng chữ ký điện tử hiện nay cũng cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp. Nhờ đó, các nhân sự hay khách hàng, đối tác của doanh nghiệp có thể thu thập chữ ký mọi lúc mọi nơi.
Thiết lập hệ thống tự động hóa quy trình làm việc
Quản lý các quy trình nhiều bước trong doanh nghiệp có thể vô cùng phức tạp. Ví dụ, tài liệu có thể trải qua nhiều giai đoạn viết, chỉnh sửa và duyệt lại. Chúng cũng có thể cần được phê duyệt bởi nhiều cấp quản lý trong doanh nghiệp trước khi được xuất bản hoặc sử dụng.
Do đó, việc thiết lập một nền tảng tự động hóa quy trình công việc có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý quy trình. Cụ thể, những người cộng tác sẽ được thông báo khi các nhiệm vụ trước đó được hoàn thành. Nền tảng tự động hóa quy trình này sẽ cho phép doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả quản lý, đồng thời giảm thiểu lượng giấy tờ cần thiết để hoàn thành dự án, từng bước tiến tới thiết lập văn phòng không giấy..
Giải pháp tổng thể từ FSI giúp xây dựng văn phòng không giấy thành công
Với vị thế của đơn vị tiên phong trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số doanh nghiệp, FSI đã và đang cung cấp hệ sinh thái giải pháp tổng thể, cho phép doanh nghiệp tạo lập, lưu trữ và khai thác dữ liệu, tài liệu điện tử hiệu quả. Đây là cơ sở quan trọng để thúc đẩy các doanh nghiệp tiến tới xây dựng những văn phòng thực sự không giấy tờ, có hiệu suất cao và tối ưu các nguồn lực như không gian, thời gian, ngân sách, nhân sự…
Thông qua các giải pháp tiêu biểu như số hóa tài liệu tổng thể và hệ thống lưu trữ, quản lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp DocEye, FSI giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi các tài liệu bản cứng thành các tài liệu điện tử, lưu trữ khoa học, tìm kiếm nhanh chóng và chia sẻ dễ dàng thông qua kho tài liệu số tập trung.
Cụ thể hơn về giải pháp số hóa tài liệu, FSI tự hào là đơn vị có năng lực triển khai số hóa top 1 thị trường tại Việt Nam, với khả năng đáp ứng tổng thể từ dịch vụ, công nghệ, thiết bị tới đội ngũ nhân sự số hóa chuyên nghiệp.
Về phía dịch vụ, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể bao gồm từ chỉnh lý tài liệu – scan tài liệu – tới nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu chuyên nghiệp, hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Về phía công nghệ, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các phần mềm số hóa, công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR, cho phép tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.
Về trang thiết bị, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí mà không lo phát sinh đầu tư thuê, mua trang thiết bị.
Nhờ những ưu thế kể trên, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng CSDL trọng điểm cho các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,…
Thông qua bài viết, FSI đã giới thiệu 4 giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng văn phòng không giấy trong năm 2024. Hy vọng với những gợi ý này, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ có thêm sự tự tin để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, số hóa và hiện đại hóa đơn vị mình trong tương lai.
