Giấy tờ thủ công đang khiến doanh nghiệp âm thầm thất thoát chi phí, chậm ra quyết định và mất cơ hội tăng trưởng – đã đến lúc cần chuyển đổi quy trình ngay.
Khi giấy tờ trở thành “gánh nặng ngầm”
Theo thống kê từ McKinsey, nhân viên văn phòng trung bình dành tới 1,8 giờ/ngày – tương đương 9,3 giờ/tuần – chỉ để tìm kiếm tài liệu. Đó là hơn 450 giờ mỗi năm bị lãng phí chỉ vì quy trình giấy tờ thiếu hiệu quả.
Không chỉ dừng lại ở thời gian, các quy trình giấy tờ còn kéo theo chi phí in ấn, lưu trữ vật lý, không gian văn phòng, cũng như rủi ro mất mát hoặc sai sót trong luân chuyển. Với quy mô mở rộng, các chi phí này tăng lên nhanh chóng và âm thầm ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành toàn doanh nghiệp.
4 Chi phí ngầm doanh nghiệp đang âm thầm trả mỗi ngày vì quy trình giấy tờ kém hiệu quả
Không phải chi phí nào cũng hiện rõ trên báo cáo tài chính. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang tốn kém hàng ngày vì những quy trình giấy tờ thủ công, chồng chéo – mà không hề hay biết. Dưới đây là 4 loại chi phí ngầm đang âm thầm “rút máu” doanh nghiệp của bạn:
Chi phí lao động gián tiếp
Theo báo cáo từ DocuPhase, nhân viên văn phòng có thể dành đến 30–40% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm, xử lý hoặc xác minh giấy tờ. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian quý báu, mà còn tạo ra hiệu ứng domino: giảm năng suất, chậm ra quyết định và làm chậm toàn bộ chuỗi vận hành của tổ chức.
Chi phí lưu trữ và vận hành tài liệu
Tài liệu giấy cần không gian vật lý để lưu trữ – từ tủ hồ sơ cho đến kho lưu trữ lớn. Những chi phí này không những tăng dần theo thời gian, mà còn tiềm ẩn rủi ro thất lạc, hư hỏng, hoặc không thể tìm lại đúng thời điểm cần. Hệ quả là doanh nghiệp mất kiểm soát dữ liệu, giảm khả năng đáp ứng tức thì cho các yêu cầu quan trọng.
Chi phí xử lý lỗi và sai sót
Khi quy trình dựa vào thao tác thủ công, lỗi là điều không thể tránh khỏi: từ nhập sai dữ liệu, thiếu chữ ký, cho đến nhầm lẫn thông tin. Những sai sót này không chỉ làm gián đoạn quy trình nội bộ, mà còn dẫn đến rủi ro pháp lý, thất thoát doanh thu, và đặc biệt là mất niềm tin từ khách hàng.
Chi phí cơ hội
Mỗi phút bị trì hoãn vì giấy tờ là một cơ hội bị bỏ lỡ. Việc không thể phản hồi khách hàng kịp thời, hay chậm phê duyệt nội bộ, khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh – đơn giản vì không đủ nhanh, minh bạch hoặc linh hoạt như đối thủ.
Giấy tờ thủ công đang làm chậm doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Hãy thử so sánh một quy trình xử lý hợp đồng điển hình:
- Với giấy tờ thủ công: Nhân viên in hợp đồng, chờ cấp trên ký tay, chuyển phát cho đối tác, rồi lại chờ ký và gửi lại. Trung bình, toàn bộ quá trình này có thể mất 5–10 ngày làm việc, chưa kể rủi ro thất lạc giấy tờ, sai sót khi nhập liệu hoặc phải in lại do lỗi chính tả.
- Với phần mềm xử lý tài liệu số: Hợp đồng được tạo mẫu sẵn, luân chuyển qua quy trình phê duyệt điện tử, ký số và gửi chỉ trong vài phút đến vài giờ. Mọi bước đều được lưu vết và kiểm soát minh bạch.
Sự chênh lệch tốc độ này không chỉ là vấn đề thời gian – nó kéo theo cả một dây chuyền hệ quả:
- Quy trình nội bộ bị kéo dài → bộ phận liên quan phải chờ đợi, ảnh hưởng hiệu suất.
- Khách hàng hoặc đối tác phải chờ → giảm mức độ hài lòng và niềm tin.
- Cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ → doanh thu sụt giảm mà không kịp nhận ra.
Theo báo cáo của DocuPhase, thời gian chờ phê duyệt và các bước xử lý thủ công đang là một trong những “điểm nghẽn” nghiêm trọng nhất trong vận hành doanh nghiệp. Nếu cứ tiếp tục dựa vào giấy tờ truyền thống, doanh nghiệp không chỉ chậm hơn mà còn dễ bị vượt mặt bởi đối thủ đã số hóa quy trình từ sớm.
Đã đến lúc hành động: Chuyển đổi quy trình ngay hôm nay
Trong bối cảnh tốc độ thị trường ngày càng tăng, việc chậm trễ trong chuyển đổi số có thể khiến doanh nghiệp tụt hậu nhanh chóng. Các đối thủ của bạn đã và đang đẩy mạnh tự động hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu chi phí vận hành.
Người lao động ngày nay cũng kỳ vọng được làm việc trong môi trường hiệu quả, minh bạch, không bị ràng buộc bởi những công việc giấy tờ lặp đi lặp lại. Một hệ thống quy trình hiện đại không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn thúc đẩy năng suất toàn tổ chức.
Thêm vào đó, các quy định pháp luật về kiểm soát dữ liệu, bảo mật thông tin và lưu trữ tài liệu đang ngày càng siết chặt. Doanh nghiệp tiếp tục vận hành theo phương thức thủ công sẽ đối mặt với rủi ro pháp lý, chi phí tuân thủ cao và mất dần niềm tin từ khách hàng.
Chuyển đổi quy trình không còn là lựa chọn – đó là hành động bắt buộc nếu bạn muốn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
FSI – Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
Với hơn 17 năm kinh nghiệm, FSI tiên phong trong lĩnh vực số hóa tài liệu và chuyển đổi số, đồng hành cùng hàng nghìn tổ chức, doanh nghiệp trong hành trình nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý thông tin.
FSI sở hữu quy trình triển khai chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ, và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật. Các giải pháp của FSI được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại như AI, OCR, RPA… giúp tự động hóa toàn diện, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Được vinh danh nhiều năm liền trong Top 10 Công ty Công ty uy tín ngành Ngân hàng – Tài chính – Bảo hiểm – Công nghệ năm 2025, FSI khẳng định vị thế dẫn đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực số hóa và chuyển đổi số, là đối tác tin cậy của các bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp lớn như: Bộ Công an, EVN, Tập đoàn FPT, ngân hàng và nhiều tỉnh thành trên cả nước.
Xem thêm:
5 lý do tại sao doanh nghiệp của bạn không nên trì hoãn việc số hóa tài liệu vào năm 2025
