Tin tức công nghệ

L-IONE - Hệ thống vận hành văn phòng điện tử tiêu biểu trong kỷ nguyên 4.0

351 Views
Theo nghiên cứu của McKinsey, đơn vị tư vấn doanh nghiệp hàng đầu thế giới, các mô hình vận hành truyền thống cứng nhắc đang vấp phải những thách thức lớn do tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Thay vào đó, các ứng dụng hỗ trợ vận hành doanh nghiệp theo hướng văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng mới hiện nay.

Doanh nghiệp trì trệ vì vận hành theo cách truyền thống

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng luồng quy trình truyền thống là sau khi các quyết định được thông qua tại các cuộc họp sẽ được ban hành xuống dưới dạng văn bản: thông báo, hướng dẫn, quy định,... Tiếp đó chúng được thực thi dưới hình thức các công việc, dự án hằng ngày. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, nhân viên cấp dưới sẽ phải làm đề xuất, tờ trình gửi lên cấp trên để chờ phê duyệt. 

Luồng quy trình rắc rối, không có tính liên kết này cũng là nguyên nhân chính kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp: không chỉ phải tốn nhiều thời gian, chi phí để tổ chức các cuộc họp, in ấn văn bản ban hành mà còn khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn khi áp dụng. Ngoài ra, các quy trình này còn bị hạn chế về tính linh hoạt, thông tin dễ bị tắc nghẽn, nhân viên không được chủ động, mỗi lần cần phê duyệt quyết định lại phải chờ sếp có mặt ở văn phòng để xin chữ ký.

Văn phòng điện tử- mô hình vận hành doanh nghiệp mới

Văn phòng điện tử đang là xu hướng nổi bật giúp các doanh nghiệp gia tăng sức bật

Văn phòng điện tử đang là xu hướng nổi bật giúp các doanh nghiệp gia tăng sức bật


Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Lợi ích to lớn của văn phòng điện tử

Quản lý công việc hiệu quả

Với hệ thống quản lý công việc thông minh; cán bộ, nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đồng thời, với khả năng điều hành công việc từ xa, lãnh đạo cũng có thể theo dõi và chỉ đạo công việc của nhân viên ngay cả khi không có ở công ty.

Quản lý dữ liệu hồ sơ đồng bộ, chuyên nghiệp

Các ứng dụng văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...Các thông tin, dữ liệu, hồ sơ các nhân đều được lưu trữ khoa học, dễ dàng chia sẻ giữa các phòng ban với nhau.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nhân viên tiết kiệm được phần lớn thời gian cho việc quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm được đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ số hóa văn phòng.

L-IONE - hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp phục vụ số hóa văn phòng

FSI ứng dụng hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp từ xa L-IONE cho phép quản lý quy trình nghiệp vụ chủ động

FSI ứng dụng hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp từ xa L-IONE cho phép quản lý quy trình nghiệp vụ chủ động

L-IONE là hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp tự động được nghiên cứu và phát triển bởi FSI - nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam. Phần mềm giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như Quy trình - thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn. 

Với L-IONE, các quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được thiết lập và quản lý toàn diện theo một chu trình khép kín, cập nhật báo cáo liên tục, theo dõi và giám sát tiến độ thuận tiện và bảo mật cao nhờ các tính năng:
Quản lý quy trình: Cho phép doanh nghiệp có thể định nghĩa và số hóa những quy trình thực tế.

  • Quản lý công việc: Giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch, quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo để thực hiện công việc một cách khoa học  
  • Quản lý dự án: Quản lý tổng thể dự án từ khi lập chủ trương đến khi nghiệm thu, thậm chí cả thông tin sau khi kết thúc dự án giúp quản lý, giám sát, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ trong quá trình của dự án một cách khoa học. 
  • Quản lý đơn từ: Hệ thống đơn từ được số hóa toàn bộ giúp cho việc tạo đơn, duyệt đơn  và tổng hợp số liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng tức thì 
  • Quản lý tài liệu: Giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tài liệu tập trung toàn bộ tài liệu 
  • Quản lý nhân sự: Trợ giúp các công việc quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, việc theo dõi chi tiết từng nhân sự, đánh giá nhân sự; theo dõi về lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân và các thay đổi của từng cá nhân giúp theo dõi và hệ thống hóa tình hình nhân sự, chất lượng lao động trong doanh nghiệp

L-IONE mang lại rất nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp số

L-IONE giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành so với mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống

L-IONE giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành so với mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống

  • Đồng bộ: Tích hợp phân hệ quản lý của các phòng ban (nhân sự, tài chính - kế toán, mua sắm,...) trên cùng một hệ thống giúp quản lý tổng thể dữ liệu cũng như mọi hoạt động doanh nghiệp. Dữ liệu được đồng bộ liên kết với nhau tạo thành tài nguyên vô giá. Các phân hệ sử dụng dữ liệu chung để cung cấp qua lại tạo thành một hệ thống thông minh trong việc xử lý dữ liệu. 
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Giảm 80% thời gian gửi yêu cầu, giải quyết yêu cầu so với thao tác thủ công. Việc tự động hóa quy trình giúp nhân sự tiết kiệm chi phí liên quan đến chi phí cơ hội và chi phí in ấn giấy tờ. Ước tính tiết kiệm 800 triệu mỗi năm cho việc ứng dụng tự động hóa quy trình thủ tục 
  • Minh bạch hóa thông tin: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống giúp người dùng giám sát trực tiếp thông tin yêu cầu. 
  • Giảm thiểu rủi ro sai sót: Hệ thống tự động hóa giúp giảm thiểu hoàn toàn các lỗi gặp phải như sai quy trình, sai đối tượng, trì trệ trong vận hành. 
  • Bảo tồn thông tin nguyên vẹn theo thời gian.

Năm 2020 có thể được xem là thời điểm thách thức chưa từng có đối với mọi doanh nghiệp khi thị trường trong và ngoài nước không ngừng biến động và bất ổn. Hàng chục ngàn doanh nghiệp đã "rửa tay gác kiếm", nhưng vẫn có những doanh nghiệp nắm bắt thời cơ, tối ưu bộ máy và đặc biệt là hệ thống vận hành để gia tăng tốc độ phản ứng, nhanh nhạy phát triển và thành công. Là một trong những doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc, với L-IONE, FSI tự tin rằng sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trong tiến trình số hóa mô hình vận hành doanh nghiệp