Giải pháp quản lý tài liệu

Giải pháp quản lý tài liệu

1674 Views
Giải pháp quản lý tài liệu của FSI sử dụng hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye để lưu trữ và tìm kiếm tài liệu hiệu quả với nhiều tính năng ưu việt. Ngoài ra, giải pháp quản lý tài liệu của FSI sử dụng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và tự động trích xuất thông tin để sử dụng dễ dàng và thuận tiện hơn.

Giải pháp quản lý tài liệu của FSI

1. Thực trạng 

Trong khi “kỷ nguyên số” đang ngày càng phát triển thì nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong vấn đề “số hóa”, điển hình như vấn đề quản lý tài liệu vẫn còn thủ công, chưa biết áp dụng “công nghệ số” tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Điều này khiến cho doanh nghiệp:

Tốn nhiều thời gian lưu trữ, quản lý tài liệu

Tốn chi phí vận hành mà hiệu quả lại không cao

Gặp nhiều sai sót trong quá trình thu thập thông tin

Bị giới hạn về khả năng chia sẻ thông tin tài liệu đến người dùng

Rủi ro về bảo mật thông tin

Hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye sẽ giúp doanh nghiệp bạn giải quyết tất cả những vấn đề này

Đăng ký dùng thử tại: www.doceye.vn

2. Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye:

DocEye -  Hệ thống quản lý tài liệu thông minh sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và phân phối tất cả thông tin phi cấu trúc của tổ chức cho người dùng, cho các ứng dụng khác và cho các quy trình kinh doanh của tổ chức đó. Bên cạnh đó, DocEye cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý của từng khách hàng với quy trình lưu trữ tài liệu, trích xuất thông tin gần như tự động. Với DocEye, doanh nghiệp bạn sẽ:

  • Tối đa hóa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống sửa lỗi và nhận dạng tiếng Việt
  • Tập trung và xử lý quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
  • Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
  • Giải pháp quản lý tài liệu, tài liệu bằng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và tự động trích xuất thông tin để sử dụng dễ dàng và thuận tiện hơn.
  • Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng ... giúp người dùng truy cập mọi nơi không bị hạn chế về không gian, thời gian

Mô hình hệ thống quản lý tài liệu thông minh doceye

Các hệ thống có thể tích hợp:

  • Tích hợp vào Hệ thống phần mềm quản lý văn bản
  • Tích hợp vào hệ thống quản lý công văn
  • Tích hợp vào hệ thống quản trị khách hàng
  • Tích hợp vào phần mềm sẵn có của khách hàng

3. Các tính năng nổi bật của hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye như:

A. Đặc điểm nhận thông tin và tài liệu

- Thu thập và phân loại tài liệu

+ Máy quét tích hợp trực tiếp trên hệ thống

+ Tải xuống tài liệu bản mềm từ máy tính

+ Có thể phân loại tài liệu dưới dạng tài liệu, quyết định, báo cáo, phương tiện truyền thông, hóa đơn, hợp đồng, ấn phẩm nội bộ ...

- Xác định và trích xuất thông tin tài liệu

+ Xác định và sửa lỗi tiếng Việt

+ Có thể tự động trích xuất thông tin của văn bản hành chính.

+ Có thể được bóc theo mẫu biểu mẫu do người dùng xác định

+ Có thể xóa bằng OCR trực tiếp trên tài liệu

- Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin của tài liệu nếu có lỗi và lưu phiên bản đã thay đổi

- Lưu trữ: tài liệu sau khi kiểm tra và chỉnh sửa sẽ được tự động đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu không sử dụng được đưa vào hệ thống lưu trữ

B. Bao gồm các tính năng quản lý thông tin và tài liệu

- Quản lý tài liệu cá nhân

+ Người dùng xây dựng kho tài liệu cá nhân và lưu trữ trên phần mềm

+ Chỉnh sửa, cập nhật tài liệu cá nhân

+ Đồng bộ hóa thư mục từ máy tính cá nhân sang tài liệu cá nhân trên hệ thống

+ Chia sẻ tài liệu với người dùng và các phòng ban khác trong tổ chức

- Quản lý kho

+ Tạo hàng tồn kho và chỉ mục trực tiếp trên hệ thống

+ Đồng bộ hóa các thư mục từ máy tính cá nhân để lưu trữ

+ Mượn hồ sơ trả lại tài liệu lưu trữ

+ Gán quyền lưu trữ với người dùng, nhóm, phòng ban và phân cấp chung trong cùng hệ thống.

- Quản lý công văn

+ Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm công văn và công văn

+ Công văn sắp tới được lưu trữ trên hệ thống và chuyển đến bộ phận chuyên môn để xử lý.

- Tìm kiếm tài liệu

+ Phần mềm hỗ trợ tìm kiếm toàn văn theo nội dung của tài liệu

+ Tìm kiếm tài liệu thông qua các trường thông tin thuộc tính đã được trích xuất và lưu trữ

- Quản lý quy trình kinh doanh

+ Quản trị có thể xây dựng quy trình kinh doanh

+ Người dùng có thể tạo quy trình công việc theo quy trình hoặc thủ công và theo dõi nó

+ Trao đổi công việc trực tiếp trong thời gian thực trên hệ thống

- Tạo báo cáo thống kê

+ Tài liệu chung và chi tiết theo ngày, tháng, quý và năm

+ Theo phòng, loại tài liệu, số lượng công việc và thậm chí theo từng người dùng

- Bảo mật thông tin

+ Thông tin tài khoản người dùng

+ Thông tin tài liệu chi tiết đến từng trường dữ liệu

+ Thông tin được lưu trữ, tập tin dữ liệu được mã hóa, đặt mật khẩu

+ Xác thực chữ ký số

- Sao lưu - khôi phục dữ liệu

+ Hỗ trợ sao lưu và sao lưu dữ liệu theo lịch trình được xác định trước

+ Sao lưu và sao lưu dữ liệu thủ công

Xem thêm về chi tiết sản phẩm tại: www.doceye.vn

Để trải nghiệm các tính năng của hệ thống quản lý tài liệu doceye miễn phí, các doanh nghiệp và tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: http://doceye.vn/dangky