Technology news

Quy trình doanh nghiệp là gì? Tại sao phải tự động hóa quy trình doanh nghiệp

394 Views
Chúng ta đều biết rằng, bất cứ đơn vị nào hoạt động cũng cần có một quy trình doanh nghiệp nhất định để giúp các hoạt động diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Vậy thiết lập quy trình như thế nào và làm sao có thể tự động hóa quy trình đó? Hãy theo dõi bài viết dưới đây

Quy trình doanh nghiệp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và thuận lợi hơn

Quy trình doanh nghiệp là gì?

Quy trình doanh nghiệp là một tập hợp các hoạt động có cấu trúc, có liên quan và các bước được thực hiện bởi con người hoặc thiết bị trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản của tổ chức như tối đa hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.

Các quy trình quản lý doanh nghiệp có thể được lặp lại nhiều lần ở tất cả các cấp tổ chức và có thể hiển thị hoặc có thể không hiển thị đối với khách hàng.

Chu trình doanh nghiệp thường được coi là một sơ đồ hoặc quy trình làm việc gồm các bước logic và nó đóng vai trò là nền tảng chính cho một số ý tưởng liên quan như Quản lý Quy trình Kinh doanh, Tối ưu hóa Quy trình, Lập bản đồ Quy trình, Mô phỏng Quy trình, Tự động hóa Quy trình, v.v.

Không thể không nhấn mạnh tầm quan trọng của Quy trình kinh doanh đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn vì nó giúp chức năng kinh doanh của doanh nghiệp có trật tự và hợp lý hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc Quản lý Quy trình Kinh doanh cũng như cải thiện hiệu quả và năng suất của tổ chức.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Quy trình doanh nghiệp có thể là Thủ công hoặc Tự động. Quy trình kinh doanh được coi là thủ công khi quy trình được thực hiện bởi con người, tức là không có sự hỗ trợ của bất kỳ công nghệ hỗ trợ hoặc mô hình tự động hóa nào. Trong khi quy trình Kinh doanh tự động là quy trình đạt được bằng cách sử dụng mô hình tự động hóa hoặc công nghệ hỗ trợ. Điều khác biệt giữa hai phương pháp này là Tự động hiện đại và chính xác hơn, được tiêu chuẩn hóa hoặc tối ưu hóa hơn so với phương pháp thủ công.

Xem Thêm: 

Các bước cơ bản của quá trình thực hiện quy trình doanh nghiệp

Vạch ra các bước rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp hiện thực hóa quy trình

Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp

Ở giai đoạn này, trước tiên bạn sẽ xác định mục đích cơ bản của quá trình cũng như lý do tạo ra nó.

Bước 2: Lập kế hoạch và lập bản đồ quy trình của bạn

Tại đây bạn sẽ suy ngẫm về các chiến lược hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để đạt được các mục tiêu đã đặt

Bước 3: Thiết lập các hành động và chỉ định những người sẽ xử lý nó

Ai là những cá nhân tốt nhất để giải quyết các công việc? Họ sẽ cần những máy móc gì để thực hiện kế hoạch? Đây và hơn thế nữa là những gì bạn sẽ đưa ra quyết định ở đây

Bước 4: Kiểm tra quy trình

Mục tiêu ở đây là trước tiên để xem xét kỹ lưỡng quy trình ở cấp độ quan trọng và xem nó hoạt động như thế nào.

Bước 5: Thực hiện Quy trình

Nếu bạn bị thuyết phục với kết quả bạn nhận được sau khi thử nghiệm quy trình, thì đã đến lúc chạy nó ở cấp độ toàn cầu. Ở giai đoạn này, bạn phải giao tiếp đúng cách với tất cả những người sẽ xử lý công việc và bạn cũng sẽ cần đào tạo họ để có kết quả tốt hơn.

Bước 6: Theo dõi kết quả

Thử xem lại quy trình và kiểm tra xem có bất kỳ mối đe dọa nào mà nó có thể mang lại sau này không, đồng thời tìm cách giảm thiểu rủi ro.

Bước 7: Lặp lại

Nếu bạn có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra với quá trình này, hãy tiếp tục lặp lại nó và luôn theo dõi hiệu quả và tiến trình của nó trong quá trình

Tự động hóa quy trình doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa quy trình mang tới rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng công nghệ được hỗ trợ như phần mềm và ứng dụng để thực hiện các quy trình và hoạt động kinh doanh, với mục đích duy nhất là giảm thiểu chi phí và tăng năng suất, tối ưu hóa quy trình.

Tham khảo: Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp và những lợi ích bạn cần biết

Khi một doanh nghiệp tự động hóa các quy trình của mình, doanh nghiệp có cơ hội gặt hái một số lợi ích như hiệu quả cao hơn, giảm thiểu sai sót, giảm căng thẳng lao động, giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, thỏa mãn khách hàng tốt hơn, trong số những lợi ích khác. Một ví dụ tuyệt vời về tự động hóa quy trình phổ biến được tìm thấy trong các doanh nghiệp là tự động hóa quy trình bán hàng và tự động hóa quy trình CNTT.

Tại sao các CEO nên cân nhắc việc tự động hóa quy trình doanh nghiệp?

Tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại Giá trị gia tăng trên mỗi công việc

Khi bạn tự động hóa công việc kinh doanh của mình, gánh nặng đối với nhân viên sẽ giảm bớt và họ sẽ có thể tập trung sức mạnh và khả năng của mình cho các nhiệm vụ và công việc cần thiết khác. Điều này sẽ cải thiện sự tập trung và năng suất của họ.

Tự động hóa quy trình kinh doanh dẫn đến sự hài lòng của nhân viên cao hơn 

Có một số quy trình kinh doanh cực kỳ phức tạp và nếu bạn để nhân viên xử lý, nó có thể khiến họ cảm thấy áp lực và thậm chí có thể làm giảm năng suất của họ. Nhưng trường hợp sẽ ngược lại khi bạn tự động hóa nó vì nhân viên sẽ chỉ được yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ nhỏ.

Tự động hóa quy trình kinh doanh giảm thiểu lỗi của con người

Miễn là con người tham gia vào một quy trình, lỗi là không thể tránh khỏi và một số lỗi đôi khi có thể rất lớn. Tự động hóa hoạt động kinh doanh của bạn sẽ giúp loại bỏ mọi dạng lỗi của con người và do đó mang lại cho bạn kết quả chính xác hơn.

Tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp với L-IONE 

Với L-IONE, doanh nghiệp không những vẫn duy trì tất các hoạt động doanh nghiệp một cách trôi chảy mà còn đảm bảo an toàn sức khỏe cho 100% CBNV.

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp L-IONE giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như: Quy trình - thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn. 

Phần mềm cung cấp một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa toàn diện từ nhân sự cho đến quy trình làm việc. Với L-IONE, doanh nghiệp có thể: tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, giảm thiểu những thủ tục hành chính không cần thiết, kiểm soát hoạt động của toàn bộ hệ thống dễ dàng,… đáp ứng được nhu cầu của cả nhà quản lý và nhân viên trong quá trình làm việc từ xa. 

Một doanh nghiệp với chiến lược khôn khéo là dấu hiệu tốt nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu thiếu đi một nền móng quy trình chắc chắn. Vì thế, nhà quản trị cần có một tập hợp quy trình đủ rõ ràng, mạnh mẽ để dẫn dắt nhân viên đi theo chiến lược, để biến kế hoạch thành hiện thực, giúp doanh nghiệp vươn xa. 

Xem thêm :