Technology news

Giải pháp phòng họp không giấy và tầm quan trọng của nó tới doanh nghiệp

443 Views
Phòng họp không giấy đã trở thành phần mềm quen thuộc trong thời đại ngày nay khi mà yếu tố công nghệ và tính thuận tiện được đặt lên hàng đầu. Vậy phòng họp không giấy là gì và ứng dụng của nó tới doanh nghiệp ra sao? Trong bài viết này, FSI sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề trên.

Định nghĩa của phòng họp không giấy?

Phòng họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành. Nhờ phần mềm phòng họp không giấy, những người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính hoặc các thiết bị di động nhỏ gọn thay vì sử dụng nhiều văn bản cồng kềnh như trước đây.


Với mô hình phòng họp không giấy, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ trong cuộc họp đồng thời quản lý thông tin trên cùng một hệ thống. Điều này giúp tạo nên tính đồng bộ trong quy trình làm việc và tăng tính bảo mật thông tin.

Xem Thêm: 

Phòng họp không giấy hiện nay đang được ứng dụng rất nhiều tại các cơ quan, nhà nước 

Phòng họp không giấy hiện nay đang được ứng dụng rất nhiều tại các cơ quan, nhà nước 

Hệ thống phòng họp không giấy - mô hình giải pháp chính phủ 


Nhận thức được tầm quan trọng của phòng họp không giấy, nhiều tỉnh thành đã bắt đầu áp dụng phòng họp không giấy nhằm cải thiện những khó khăn của các cuộc họp truyền thống và nâng cao chất lượng cuộc họp. 
Phòng họp không giấy sẽ góp phần nâng cao tính hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian của các phiên họp, đồng thời tăng tính kịp thời, nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý cũng như việc điều hành tại các tỉnh thành. 

Phòng họp không giấy mang lại rất nhiều lợi ích trong việc nâng cao chất lượng cuộc họp

Phòng họp không giấy mang lại rất nhiều lợi ích trong việc nâng cao chất lượng cuộc họp

Trước đây, để chuẩn bị tham gia một cuộc họp, các cán bộ, nhân viên phải chuẩn bị hàng tá  giấy tờ và hàng tập văn bản cồng kềnh. Chưa kể những khó khăn trong các cuộc họp truyền thống cũng khiến lãnh đạo phải đau đầu: nhiều người quên lịch hoặc đến muộn khiến cả hội trường phải chờ đợi, số lượng văn bản giấy tờ nhiều lên sau mỗi lần tổ chức họp, không kiểm soát được thời gian họp, việc lấy ý kiến cán bộ và tổng hợp báo cáo sau cuộc họp cũng vướng phải nhiều trở ngại gây mệt mỏi cho nhân viên. 


Thế nhưng đối với phòng họp không giấy, trước mỗi cuộc nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp sẽ được xem xét, cập nhật lên hệ thống phần mềm. Để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp đồng thời tránh được tình trạng quên lịch, sót lịch họp. Trong phiên họp, các ý kiến đóng góp và những tài liệu quan trọng cũng có thể dễ dàng chia sẻ lên hệ thống để mọi người cùng tham khảo. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp các ý kiến đóng góp của các thành viên và cập nhật kết quả cuộc họp lên hệ thống để mỗi thành viên nắm rõ.


Có thể thấy, phòng họp không giấy là một lựa chọn tối ưu nhất, đem lại hiệu quả kinh tế và thích hợp cho mô hình số hóa của chính phủ. 


Xem thêm: Phòng họp không giấy P-IONE - bước đột phá nhằm xây dựng chính phủ điện tử


Phòng họp không giấy P-IONE - bước đột phá mới trong xây dựng doanh nghiệp số


P-IONE là hệ thống phòng họp không giấy được các cơ quan hành chính nhà nước tin tưởng ứng dụng vào các cuộc họp quan trọng. Phần mềm sở hữu những tính năng vượt trội như: Quản lý thông tin cuộc họp; Quản lý đại biểu tham dự; Thông báo – nhắc lịch họp; Giám sát – điều hành cuộc họp; Thống kê thông tin cuộc họp;… 
Phần mềm mang tới nhiều lợi ích cho các cơ quan nhà nước: Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp, tiết kiệm chi phí, thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp, ban hành quyết định họp nhanh chóng, tăng cường khả năng kết nối,..

P-IONE sở hữu những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức cuộc họp một cách dễ dàng hơn. 

P-IONE sở hữu những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức cuộc họp một cách dễ dàng hơn. 

Thêm vào đó, hệ thống phòng họp không giấy này sẽ hạn chế việc quên, sót lịch họp nhờ vào tính năng nhắc lịch. Trước khi các buổi họp diễn ra, phần mềm sẽ tự động nhắc nhở đại biểu tham dự ngày, giờ của cuộc họp thông qua SMS, Email hay Notification Mobile App. 


Điều đặc biệt giúp P-IONE nổi bật hơn các phần mềm họp không giấy khác chính là nó được tích hợp phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép ghi âm lại nội dung trao đổi, tương tác của lãnh đạo với các thành viên và chuyển đổi trực tiếp thành văn bản họp giúp bộ phận thư ký có thẻ nhanh chóng tổng hợp, cập nhật văn bản họp và kết luận cuộc họp nhanh chóng ngay trên hệ thống. 
 
 Tham Khảo: