Muốn scan tài liệu tiết kiệm chi phí: doanh nghiệp nắm chắc 4 bí kíp sau

Mong muốn scan tài liệu là một nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp đang trên hành trình chuyển đổi số. Vậy trong bài viết dưới đây cùng khám phá ngay 4 bí quyết giúp doanh nghiệp scan tài liệu hiệu quả trong kỷ nguyên số hóa. Đọc ngay để không bỏ lỡ những bí kíp hữu ích cùng FSI.

Scan tài liệu là gì?  

Scan tài liệu (quét tài liệu) là quá trình chuyển đổi toàn bộ tài liệu hoặc hình ảnh trên giấy thành dạng điện tử. Quá trình này được thực hiện thông qua máy scan hoặc qua các ứng dụng tích hợp ngay trên thiết bị di động như điện thoại thông minh hay máy tính bảng.  

Khi tiến hành scan tài liệu, thiết bị scan sẽ sao chụp hình ảnh nội dung để chuyển chúng thành dữ liệu số. Chúng ta hoàn toàn có thể sở hữu một bản sao điện tử ở định dạng PDF giúp dễ dàng lưu trữ trên máy tính hệ thống kho dữ liệu số tập trung. 

4 bí quyết dành cho các doanh nghiệp muốn scan tài liệu hiệu quả  

Hiểu rõ hình thức scan tài liệu hiện nay 

Hiện nay có nhiều hình thức scan khác nhau tương ứng với mỗi loại tài liệu cũng như nhu cầu và quy mô cần chuyển đổi. Dưới đây là một số hình thức scan tài liệu phổ biến hiện nay doanh nghiệp Việt có thể tham khảo:   

• Scan tài liệu bằng điện thoại di động: Trước nhu cầu muốn scan tài liệu một cách linh hoạt, nhiều điện thoại thông minh cho phép sử dụng camera để quét tài liệu. Một số hãng điện thoại như IPhone đã tích hợp tính năng scan ngay trên máy. Ngoài ra một các hãng Adobe hay Microsoft cũng hỗ trợ quét tài liệu bằng các phần mềm chuyên dụng.  
• Sử dụng máy scan tay (handheld scanner): Đây là một thiết bị nhỏ gọn có thể linh hoạt di chuyển dọc các trang tài liệu. Chúng thường kết nối với các phần mềm quản lý tài liệu nhằm lưu lưu trữ tài liệu khoa học ngay sau khi quét. Máy scan tay thích hợp cho những cá nhân và những doanh nghiệp muốn scan tài liệu với số lượng ít, cần độ chính xác cao.  
• Scan bằng máy in đa năng: Hiện nay để đáp ứng nhu cầu muốn scan được lượng lớn tài liệu mà tối ưu chi phí thì các máy in tích hợp scan là lựa chọn đa năng thông minh của doanh nghiệp. Nhân viên hành chính có thể đặt tài liệu lên máy in và sử dụng màn hình cảm ứng hay phần mềm để quét tài liệu. Những tài liệu cần sẽ được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính hoặc gửi lại qua email.  

• Máy scan chuyên nghiệp: Với mong muốn scan tài liệu cao cấp, quan trọng với chất lượng cao,loại máy scan chuyên nghiệp chính là lựa chọn tốt nhất. Với độ phân giải cao và khả năng quét tự động 2 mặt tài liệu cùng nhiều tùy chỉnh hiện đại, chúng sẽ giúp tác vụ scan tài liệu trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.  
• Dịch vụ scan tài liệu: Nếu lượng tài liệu cần quét lên tới hàng trăm nghìn trang thì việc thuê dịch vụ scan tài liệu đóng vai trò quan trọng. Các công ty này với nhân sự là chuyên gia đầu ngành và kinh nghiệm triển khai thực tiễn sẽ tối ưu chi phí và tối ưu thời gian và nguồn nhân lực trong quá trình chuyển đổi định dạng dữ liệu.  

Như vậy tùy thuộc vào mục tiêu và mong muốn scan tài liệu trước đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình thức scan phù hợp.  

Am hiểu các yếu tố chính ảnh hưởng chi phí scan tài liệu  

Để đáp ứng mong muốn scan tài liệu, chi phí scan tài liệu dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác nhau. 

• Số lượng tài liệu: Số lượng tài liệu cần scan sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới chi phí. Nếu doanh nghiệp có một lượng lớn tài liệu cần quét, chi phí sẽ tăng lên do cần đầu tư nhiều về thời gian và công sức.  
• Loại tài liệu: Tùy thuộc vào loại tài liệu doanh nghiệp mong muốn scan mà chi phí đầu tư cũng sẽ khác. Với những loại tài liệu như hồ sơ bệnh án, hình ảnh 3D,… quá trình scan sẽ yêu cầu nhiều kỹ thuật với quy trình quét phức tạp, dẫn tới chi phí đầu tư cao hơn.  
• Kích thước tài liệu: Có một sự thật ít ai chú ý đó là kích thước tài liệu cũng sẽ ảnh hưởng tới chi phí. Các tài liệu khổ lớn như các bản vẽ kỹ thuật, bản thiết kế xây dựng,… cần các loại máy scan chuyên nghiệp cùng quy trình quét phức tạp bởi vậy tiêu tốn nhiều chi phí hơn.  

• Độ phân giải (Resolution): Độ phân giải của tài liệu được scan cũng ảnh hưởng lớn tới mức chi tiết của tài liệu quét. Nếu doanh nghiệp mong muốn scan tài liệu với độ phân giải cao hơn, thì chi phí cần đầu tư cũng sẽ tỷ lệ thuận.  
• Thiết bị dùng để scan: Thông thường với các loại máy scan khác cầm tay hay dịch vụ scan online sẽ có giá thành khác nhau. Nếu ưu tiên sử dụng các máy scan chuyên nghiệp thì chúng thường đắt hơn vì sở hữu tính năng và hiệu suất cao hơn. Đồng thời, chúng cũng đáp ứng hiệu quả hơn mong muốn scan tài liệu chất lượng cao của nhiều doanh nghiệp.  
• Tình trạng tài liệu: Với những tài liệu mới, đang trong trạng thái tốt việc scan tài liệu diễn ra nhanh chóng, dễ dàng. Tuy nhiên với các tài liệu cũ, rách đòi hỏi thời gian tiến hành phục hồi. Bởi vậy với những loại tài liệu cũ thì đòi hỏi nhiều chi phí, thời gian và công sức hơn để làm sạch cũng như quét tài liệu.  
• Thời gian cần hoàn thiện các bản scan: Nếu doanh nghiệp muốn scan tài liệu với số lượng lớn và thời gia ngắn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần ưu tiên trả thêm chi phí để hoàn thành đúng hạn. Ngược lại nếu doanh nghiệp không thúc ép về thời gian triển khai thì chi phí sẽ giảm xuống tối đa.  

Bởi vậy, khi xác định chi phí scan liệu doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc mọi yếu tố đã nêu để tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu.  

>>> Hệ thống quản lý văn bản điện tử sử dụng cho doanh nghiệp <<<

Đánh giá khách quan ưu điểm và nhược điểm của hình thức scan phổ biến  

Thông thường, các doanh nghiệp Việt thường tiến hành scan tài liệu nhờ hai phương pháp chính là qua máy scan tài liệu và thuê dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp. Hai hình thức này đều tồn tại những ưu nhược điểm riêng:  

Scan tài liệu bằng máy scan:  

• Ưu điểm: 

+ Tiết kiệm chi phí: Việc tự tiến hành scan thường tiết kiệm chi phí hơn một chút so với việc sử dụng dịch vụ scan chuyên nghiệp. Về mặt lý thuyết doanh nghiệp chỉ cần đầu tư hệ thống máy scan tài liệu và không phải trả tiền cho bất kỳ dịch vụ thuê bên ngoài nào khác.  

+ Chủ động trong quá trình scan: Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền kiểm soát quá trình scan thông qua việc tiến hành tùy chỉnh các cài đặt scan, độ phân giải cũng như định dạng đầu ra. Doanh nghiệp chủ động đáp ứng mong muốn scan tài liệu đã đề ra trước đó.  

+ Tiến hành nhanh chóng: Quá trình scan có thể diễn ra nhanh chóng với deadline linh hoạt phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Họ không cần chờ đợi một bên thứ ba mang tài liệu qua nơi khác để tiến hành scan tài liệu.  

+ Bảo mật dữ liệu: Vì quá trình chỉnh lý, scan tài liệu diễn ra ngay trong doanh nghiệp. Bởi vậy nên họ hoàn toàn chủ động trong vấn đề bảo mật những dữ liệu nhạy cảm, những tài liệu mật. 

• Nhược điểm:  

+ Chi phí ban đầu: Máy scan tài liệu có chi phí không nhỏ. Bởi vậy nếu nhu cầu của doanh nghiệp chỉ cần scan tài liệu trong một vài lần thì việc đầu tư vào một chiếc máy là không hiệu quả.  

+ Tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn nhân lực: Quá trình scan tài liệu cần tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực đặc biệt khi doanh nghiệp đang có mong muốn scan tài liệu với khối lượng khổng lồ.  

+ Chất lượng bản scan không được đảm bảo: Chất lượng các bản scan phụ thuộc vào chất lượng máy scan cũng như kỹ thuật của từng người. Nếu doanh nghiệp sở hữu máy scan chất lượng nhưng lại không biết khai thác, sử dụng chúng một cách hiệu quả có thể tạo ra các bản scan mờ nhòe, không đạt yêu cầu.  

Dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp:

• Ưu điểm:  

+ Chất lượng, chuyên nghiệp: Dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp thường được trang bị đa dạng chủng loại các máy scan chuyên dụng, độ phân giải cao, đảm bảo tối đa chất lượng sản phẩm đầu ra cho các doanh nghiệp mong muốn scan tài liệu thành công.  

+ Nguồn nhân lực có kỹ thuật, chuyên môn cao: Nguồn nhân lực do dịch vụ cung cấp để là những người có nghiệp vụ chuyên môn cùng kinh nghiệm nhiều năm triển khai nên sẽ giúp scan tài liệu chính xác và hiệu quả hơn. Khi phát sinh vấn đề, họ cũng sẽ đưa ra giải pháp xử lý kịp thời, đảm bảo tiến độ. Mong muốn scan tài liệu hiệu quả, tối ưu của doanh nghiệp sẽ được đáp ứng.  

+ Tiết kiệm thời gian triển khai: Với hệ thống máy móc hiện đại và cũng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản, kỹ thuật xử lý, doanh nghiệp Việt có thể tối ưu thời gian triển khai nhờ dịch vụ scan chuyên nghiệp.  

+ Xử lý nhanh gọn khối lượng tài liệu lớn: Trước mong muốn scan tài liệu nhanh chóng của các doanh nghiệp, dịch vụ scan tài liệu có thể đẩy nhanh tiến độ của các dự án lớn hoặc scan khối lượng tài liệu khổng lồ. Bởi vậy dịch vụ scan tài liệu thường phù hợp với các dự án lớn với lượng tài liệu khổng lồ.  

+ Tích hợp dịch vụ lưu trữ, xử lý dữ liệu sau số hóa: Dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp thường cung cấp tổng thể các dịch vụ quản lý tài liệu sau số hóa, dịch vụ phân tích, xử lý dữ liệu hiệu quả,… Những doanh nghiệp sau khi scan tài liệu thành công hoàn toàn có thể được tư vấn và sử dụng những hệ thống, phần mềm giải quyết được nhiều bài toán khó sau khi số hóa. 

>>> Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt <<<

• Nhược điểm:  

+ Chi phí: Dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp thường đắt hơn một chút so với scan bằng máy scan doanh nghiệp. Tuy nhiên, với lợi ích như luôn nhận được hỗ trợ tận tình, độ chính xác của các bản scan được đảm bảo, chất lượng các bản scan đều đạt chuẩn thì nhược điểm này không đáng kể. Với các dự án số hóa, mong muốn scan tài liệu với số lượng lớn lên đến hàng trăm nghìn tờ thì sử dụng dịch vụ scan tài liệu lại là giải pháp tiết kiệm, tối ưu chi phí.  

+ Bất tiện với một số dự án nhỏ: Với các dự án nhỏ, không yêu cầu quá cao về chất lượng bản scan thì việc sử dụng dịch vụ scan chuyên nghiệp là không cần thiết. Với dự án này, doanh nghiệp có thể chủ động scan để tối ưu chi phí.  

Lựa chọn dịch vụ scan tài liệu uy tín, giá rẻ 

Trước mong muốn scan tài liệu uy tín chất lượng mà giá thành phù hợp với các doanh nghiệp việt trong kỷ nguyên số hóa, FSI đã đưa tới giải pháp số hóa tài liệu tổng thể giúp doanh nghiệp biến tác vụ scan tài liệu trở nên dễ dàng tiện lợi hơn bao giờ hết.  

Với hơn 15 năm kinh nghiệm số hóa với năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, FSI sở hữu quy trình triển khai chuyên nghiệp, với hơn 100 chuyên gia cùng 3500 nhân sự số hóa bài bản giàu kinh nghiệm. FSI đã và đang triển khai thành công nhiều dự án số hóa giúp đáp ứng mong muốn scan tài liệu quy mô lớn với yêu cầu phức tạp liên quan tới bảo mật của từng doanh nghiệp. 

Con số thực tế triển khai như sau: 250.000 trang A4 cho Mercedes Benz Việt Nam; hơn 500.000 trang tài liệu cho Shopee Việt Nam và Bayer Việt Nam là 160.000 trang hồ sơ,… Với độ chính xác lên tới 99,99%, FSI có thể scan đa dạng đa dạng kích thước và nhiều loại tài liệu tại tất cả các phòng ban trong một doanh nghiệp.  

Với ưu thế là đối tác phân phối độc quyền chính thức của thiết bị số hóa, máy scan của hàng loạt các thương hiệu hàng đầu thế giới Contex, Kodak, Plustek,… FSI đáp ứng yêu cầu, mong muốn scan tài liệu của các doanh nghiệp Việt.  

Đặc biệt chi phí sẽ linh hoạt phụ thuộc vào kích thước và số lượng tài liệu số hóa của từng doanh nghiệp nên sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp mong muốn scan tài liệu có thể tối ưu chi phí. Sau scan tài liệu với hệ sinh thái gồm hơn 50 giải pháp tiên phong ứng dụng công nghệ hiện đại, FSI còn hỗ trợ quản lý tài liệu trên kho lưu trữ số hiệu quả sau số hóa hay ứng dụng hệ thống giúp khai thác và xử lý dữ liệu sau khi tiến hành chuyển đổi dữ liệu. 

Trong kỷ nguyên 4.0, mong muốn scan tài liệu là nhu cầu chung của doanh nghiệp Việt nhằm tiết kiệm không gian, bảo vệ tài liệu quan trọng và tăng hiệu suất làm việc. Bởi vậy ngay ngày hôm nay các doanh nghiệp hãy lựa chọn dịch vụ scan tài liệu uy tín, chuyên nghiệp để trải nghiệm sự tiện lợi, linh hoạt của dữ liệu số trong công việc và cuộc sống.