Quản lý tài liệu – Giải pháp quản lý tài liệu điện tử ưu việt của FSI | sohoatailieu.com

Giải pháp quản lý tài liệu

Giải pháp quản lý tài liệu của FSI sử dụng hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocPro cho phép lưu trữ và tìm kiếm tài liệu hiệu quả với nhiều tính năng ưu việt. Bên cạnh đó, giải pháp quản lý tài liệu của FSI sử dụng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

 

Giải pháp quản lý tài liệu FSI

 

1. Định nghĩa hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro là hệ thống thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Bên cạnh đó, DocPro cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng với quá trình lưu trữ tài liệu, bóc tách thông tin gần như tự động hoàn toàn.

 

Phần mềm quản lý văn bản thông minh DocPro – Sao khuê 2016

 

2. Lợi ích của Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro:

ü  Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt

ü  Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,

ü  Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.

ü  Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

ü  Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng... giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

 

Mô hình hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro

 

3. Các tính năng nổi bật của hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro như:

 

A. Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu

- Thu nhận và phân loại tài liệu:

+ Tích hợp máy scan trực tiếp trên hệ thống

+ Tải tài liệu bản mềm từ máy tính

+ Có thể phân loại tài liệu theo dạng: công văn, quyết định, báo cáo, media, hóa đơn, hợp đồng, ấn phẩm nội bộ…

- Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu

+ Nhận dạng và sửa lỗi tiếng việt

+ Có thể bóc tách tự động thông tin của các mẫu văn bản hành chính.

+ Có thể bóc tách theo form mẫu do người dùng định nghĩa trước

+ Có thể bóc tách bằng cách OCR trực tiếp trên tài liệu

- Kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin của tài liệu nếu có lỗi sai và lưu lại các phiên bản thay đổi

- Lưu trữ: tài liệu sau khi kiểm tra, chỉnh sửa sẽ được tự động đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu không sử dụng  được đưa vào hệ thống lưu trữ

 

B. Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận 

- Quản lý tài liệu cá nhân

+ Người dùng xây dựng kho tài liệu cá nhân và lưu trữ trên phần mềm

+ Chỉnh sửa, update các tài liệu cá nhân

+ Đồng bộ thư mục từ máy tính cá nhân lên tài liệu cá nhân trên hệ thống

+ Chia sẻ tài liệu với người sử dụng khác và các phòng ban trong tổ chức

- Quản lý kho lưu trữ:

+ Tạo kho và lập chỉ mục trực tiếp trên hệ thống

+ Đồng bộ thư mục từ máy tính cá nhân lên kho lưu trữ

+ Mượn trả tài liệu trên kho lưu trữ

+ Phân quyền trên kho lưu trữ với người dùng, nhóm, phòng ban, phân quyền chung trong cùng hệ thống.

- Quản lý công văn

+ Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm công văn đến và công văn đi

+ Công văn đến được lưu trữ trên hệ thống và chuyển đến phòng ban chuyên môn xử lý.

- Tìm kiếm tài liệu:

+ Phần mềm hỗ trợ tìm kiếm full text theo nội dung tài liệu

+ Tìm kiếm tài liệu thông qua các trường thông tin thuộc tính đã được bóc tách và lưu trữ

- Quản lý quy trình nghiệp vụ:

+ Quản trị có thể xây dựng các quy trình nghiệp vụ

+ Người sử dụng có thể tạo luồng công việc theo quy trình hoặc thủ công và theo dõi nó

+Trao đổi công việc trực tiếp theo thời gian thực trên hệ thống

- Tạo báo cáo thống kê:

+ Tổng quát và chi tiết tài liệu theo ngày, tháng, quý, năm

+ Theo phòng, loại tài liệu, số lượng công việc và thậm chí theo từng người dùng

- Bảo mật thông tin:

+ Thông tin tài khoản người dùng

+ Thông tin tài liệu tài liệu chi tiết tới từng trường dữ liệu

+ Thông tin được lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu, đặt mật khẩu

+ Chứng thực chữ ký số

- Sao lưu – phục hồi dữ liệu:

+ Hỗ trợ sao lưu và backup dữ liệu theo lịch trình định sẵn

+ Sao lưu và backup dữ liệu thủ công

 

Xem thêm về thông tin chi tiết sản phẩm tại: www.docpro.vn

Để trải nghiệm các tính năng của hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro miễn phí, các doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại:http://docpro.vn/dangky